Assistant (h/f) administratif gestion de l'événementiel et réservation des équipements de quartiers
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O081230200954381
Publiée le 23/02/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Albi est une ville du Sud-Ouest caractérisée par la présence de son patrimoine exceptionnel classé à l'Unesco. La richesse de sa vie culturelle, la vitalité de son tissu associatif et sportif comme la qualité de son environnement inscrivent résolument le patrimoine vivant dans la vie de chacun.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
16 rue de l'hôtel de ville, Albi (Tarn (81))
Poste à pourvoir le
03/04/2023
Date limite de candidature
11/03/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Définition du métier ou de la fonction
Au sein de la direction vie des quartiers - participation citoyenne, assister la responsable
du service vie des quartiers - équipements de proximité, dans le traitement des tâches
administratives et dans la relation avec les tiers associatifs pour :
* la gestion des réservations des maisons et salles de quartier et l'accueil des
activités associatives régulières et ponctuelles,
* l'organisation des évènements et manifestations festives organisées ou soutenues
par la direction.
Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique
Au sein de la direction vie des quartiers - participation citoyenne, l'agent est rattaché hiérarchiquement à la responsable du service vie des quartiers - équipements de proximité et travaille en étroite collaboration avec l'agent en charge de la gestion technique des sites.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : C
* Filière : administrative
* Rifseep : 9
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Temps complet : 37h par semaine sur 5 jours
Avantages
* Prime de fin d'année
* Participation employeur mutuelle, prévoyance
* COS
Au sein de la direction vie des quartiers - participation citoyenne, assister la responsable
du service vie des quartiers - équipements de proximité, dans le traitement des tâches
administratives et dans la relation avec les tiers associatifs pour :
* la gestion des réservations des maisons et salles de quartier et l'accueil des
activités associatives régulières et ponctuelles,
* l'organisation des évènements et manifestations festives organisées ou soutenues
par la direction.
Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique
Au sein de la direction vie des quartiers - participation citoyenne, l'agent est rattaché hiérarchiquement à la responsable du service vie des quartiers - équipements de proximité et travaille en étroite collaboration avec l'agent en charge de la gestion technique des sites.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : C
* Filière : administrative
* Rifseep : 9
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Temps complet : 37h par semaine sur 5 jours
Avantages
* Prime de fin d'année
* Participation employeur mutuelle, prévoyance
* COS
Missions / conditions d'exercice
Missions - activités
Organisation des festivités de quartier et repas de rue : 150 manifestations annuelles
Assurer l'organisation administrative et logistique des évènements portés ou accompagnés par la direction en assurant l'interface entre les organisateurs (associations ou particuliers) et la collectivité :
* Organiser le recueil centralisé des demandes et procéder à leur instruction en lien avec les services municipaux ou communautaires prestataires (prêt de matériel, autorisations municipales...)
* Rédiger les courriers de réponse
* Assurer un rôle de conseil auprès des organisateurs afin de les accompagner au plus près de leurs besoins tout en veillant au respect des réglementations en vigueur encadrant les manifestations sur la voie publique
* Élaborer les deux agendas annuels des quartiers en fête : rédaction des contenus, suivi des opérations de conception/impression/distribution avec la direction de la communication et l'attaché de presse
* Veiller à la communication de ces évènements sur les supports d'information de la ville (Albimag, site internet, réseaux sociaux...)
* Produire les tableaux de bord et bilans d'activités annuels
Gestion administrative des maisons de quartier : traitement des réservations des salles (550 demandes/an) et suivi des relations avec les associations occupantes
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Recueillir les pré-réservations et réservations (téléphone, courrier, courriel...)
* Instruire les dossiers en lien avec la responsable du service et l'élu délégué
* Saisir les réservations récurrentes et ponctuelles sur le logiciel de gestion
* Procéder à l'enregistrement des courriers entrants et rédiger les courriers de réponse
* Traiter le délibératif : rédaction et saisie des décisions et délibérations sur les logiciels métiers (webdélib/Albi décisions)
* Élaborer les conventions de mise à disposition et établir les contrats d'engagements républicains
* Organiser les visites d'état des lieux et assurer la remise des clés
* Organiser, animer et assurer le secrétariat des comités d'usagers annuels avec les associations utilisatrices des maisons de quartier
* Veiller à la mise à jour des dossiers associatifs et à l'actualisation des informations sur le protocole
* Assurer la diffusion des informations municipales sur les écrans dynamiques présents dans les structures
Promotion des maisons de quartier
* Organiser les actions de promotion/communication des maisons de quartier (journées portes ouvertes, dépliants de communication, campagnes d'affichage, informations sur écrans dynamiques) : centraliser les contributions des associations, rédiger les contenus et suivre la réalisation avec la direction de la communication et les prestataires de services (traiteur, imprimeur, concepteur, distributeur...)
Veille hebdomadaire dans les maisons de quartier
* Contribuer, avec l'agent en charge de la gestion technique des sites et les agents assurant les permanences municipales de proximité, à la surveillance régulière des équipements en effectuant des visites pour :
◦ vérifier l'état du bâtiment, repérer les dégradations et provoquer leur réparation
◦ assurer un contrôle visuel des installations de sécurité incendie, dispositifs d'alarme et d'évacuation et attester de leur bon fonctionnement
◦ entretenir une relation régulière avec les associations utilisatrices pour rappel des consignes de sécurité, et procéder aux délégations en matière de sécurité incendie pour les prêts ponctuels
Organisation des festivités de quartier et repas de rue : 150 manifestations annuelles
Assurer l'organisation administrative et logistique des évènements portés ou accompagnés par la direction en assurant l'interface entre les organisateurs (associations ou particuliers) et la collectivité :
* Organiser le recueil centralisé des demandes et procéder à leur instruction en lien avec les services municipaux ou communautaires prestataires (prêt de matériel, autorisations municipales...)
* Rédiger les courriers de réponse
* Assurer un rôle de conseil auprès des organisateurs afin de les accompagner au plus près de leurs besoins tout en veillant au respect des réglementations en vigueur encadrant les manifestations sur la voie publique
* Élaborer les deux agendas annuels des quartiers en fête : rédaction des contenus, suivi des opérations de conception/impression/distribution avec la direction de la communication et l'attaché de presse
* Veiller à la communication de ces évènements sur les supports d'information de la ville (Albimag, site internet, réseaux sociaux...)
* Produire les tableaux de bord et bilans d'activités annuels
Gestion administrative des maisons de quartier : traitement des réservations des salles (550 demandes/an) et suivi des relations avec les associations occupantes
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Recueillir les pré-réservations et réservations (téléphone, courrier, courriel...)
* Instruire les dossiers en lien avec la responsable du service et l'élu délégué
* Saisir les réservations récurrentes et ponctuelles sur le logiciel de gestion
* Procéder à l'enregistrement des courriers entrants et rédiger les courriers de réponse
* Traiter le délibératif : rédaction et saisie des décisions et délibérations sur les logiciels métiers (webdélib/Albi décisions)
* Élaborer les conventions de mise à disposition et établir les contrats d'engagements républicains
* Organiser les visites d'état des lieux et assurer la remise des clés
* Organiser, animer et assurer le secrétariat des comités d'usagers annuels avec les associations utilisatrices des maisons de quartier
* Veiller à la mise à jour des dossiers associatifs et à l'actualisation des informations sur le protocole
* Assurer la diffusion des informations municipales sur les écrans dynamiques présents dans les structures
Promotion des maisons de quartier
* Organiser les actions de promotion/communication des maisons de quartier (journées portes ouvertes, dépliants de communication, campagnes d'affichage, informations sur écrans dynamiques) : centraliser les contributions des associations, rédiger les contenus et suivre la réalisation avec la direction de la communication et les prestataires de services (traiteur, imprimeur, concepteur, distributeur...)
Veille hebdomadaire dans les maisons de quartier
* Contribuer, avec l'agent en charge de la gestion technique des sites et les agents assurant les permanences municipales de proximité, à la surveillance régulière des équipements en effectuant des visites pour :
◦ vérifier l'état du bâtiment, repérer les dégradations et provoquer leur réparation
◦ assurer un contrôle visuel des installations de sécurité incendie, dispositifs d'alarme et d'évacuation et attester de leur bon fonctionnement
◦ entretenir une relation régulière avec les associations utilisatrices pour rappel des consignes de sécurité, et procéder aux délégations en matière de sécurité incendie pour les prêts ponctuels
Profils recherchés
Ressources ou compétences requises
Savoirs - savoir faire
* Connaître le cadre institutionnel des collectivités territoriales
* Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique
* Capacité rédactionnelle
* Maîtrise des procédures délibératives
* Savoir rendre compte et alerter
* Capacité d'animation de réunion
* Capacité à s'investir et à intervenir de manière transversale dans différents dossiers
Savoir-être
* Sens du relationnel et qualité d'accueil
* Autonomie dans le travail, sens des responsabilités
* Rigueur organisationnelle, anticipation, priorisation et rapidité d'exécution
* Ecoute et diplomatie
* Disposition à travailler en équipe
Profil - formation - expérience
* Expérience souhaitée en collectivité publique
* Expérience professionnelle sur des postes de gestion administrative
Savoirs - savoir faire
* Connaître le cadre institutionnel des collectivités territoriales
* Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique
* Capacité rédactionnelle
* Maîtrise des procédures délibératives
* Savoir rendre compte et alerter
* Capacité d'animation de réunion
* Capacité à s'investir et à intervenir de manière transversale dans différents dossiers
Savoir-être
* Sens du relationnel et qualité d'accueil
* Autonomie dans le travail, sens des responsabilités
* Rigueur organisationnelle, anticipation, priorisation et rapidité d'exécution
* Ecoute et diplomatie
* Disposition à travailler en équipe
Profil - formation - expérience
* Expérience souhaitée en collectivité publique
* Expérience professionnelle sur des postes de gestion administrative
Contact et modalités de candidature
Contact
0563760621
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre d'accompagnement)
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville - 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à :
monsieur Anthony Piaser, directeur vie des quartiers - participation citoyenne,Tél. : 05 63 49 11 24
à Madame le Maire
Mairie d'Albi
16, rue de l'Hôtel de Ville - 81000 Albi
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à :
monsieur Anthony Piaser, directeur vie des quartiers - participation citoyenne,Tél. : 05 63 49 11 24
Adresse de l'employeur
Mairie d'ALBI
>16 rue de l'hôtel de ville
81000 Albi
>16 rue de l'hôtel de ville
81000 Albi
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.