Secrétaire technique (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O082220400604994
Publiée le 11/04/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Bienvenue au Conseil départemental de Tarn-et-Garonne !
Vous recherchez un environnement professionnel dynamique, engagé et tourné vers l'intérêt général ? Ne cherchez pas plus loin ! Rejoignez notre collectivité et participez à la construction d'un territoire où il fait bon vivre, travailler et s'épanouir.
En tant que Conseil départemental, notre mission principale est d'assurer le bien-être et le développement de tous les habitants de Tarn-et-Garonne. De la gestion des collèges à l'entretien des routes, de l'accompagnement des personnes en situation de handicap aux actions en faveur du social et des séniors, ou encore du développement durable du territoire, nous nous engageons chaque jour pour améliorer la qualité de vie des Tarn-et-Garonnais.
En intégrant le Conseil départemental de Tarn-et-Garonne, vous aurez l'opportunité de contribuer à ces missions essentielles et de participer activement à la construction d'un avenir meilleur pour notre département, en étant au service de l'intérêt général.
Que vous soyez passionné par le service public, les politiques sociales, l'aménagement du territoire ou tout simplement animé par l'envie de faire une différence dans la vie des gens, vous trouverez chez nous un environnement stimulant où vous pourrez vous épanouir professionnellement.
Rejoignez-nous dès aujourd'hui et ensemble, construisons l'avenir du Tarn-et-Garonne !
Vous recherchez un environnement professionnel dynamique, engagé et tourné vers l'intérêt général ? Ne cherchez pas plus loin ! Rejoignez notre collectivité et participez à la construction d'un territoire où il fait bon vivre, travailler et s'épanouir.
En tant que Conseil départemental, notre mission principale est d'assurer le bien-être et le développement de tous les habitants de Tarn-et-Garonne. De la gestion des collèges à l'entretien des routes, de l'accompagnement des personnes en situation de handicap aux actions en faveur du social et des séniors, ou encore du développement durable du territoire, nous nous engageons chaque jour pour améliorer la qualité de vie des Tarn-et-Garonnais.
En intégrant le Conseil départemental de Tarn-et-Garonne, vous aurez l'opportunité de contribuer à ces missions essentielles et de participer activement à la construction d'un avenir meilleur pour notre département, en étant au service de l'intérêt général.
Que vous soyez passionné par le service public, les politiques sociales, l'aménagement du territoire ou tout simplement animé par l'envie de faire une différence dans la vie des gens, vous trouverez chez nous un environnement stimulant où vous pourrez vous épanouir professionnellement.
Rejoignez-nous dès aujourd'hui et ensemble, construisons l'avenir du Tarn-et-Garonne !
Lieu de travail
Dir. des Ressources Humaines, Montauban (Tarn-et-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/06/2022
Date limite de candidature
11/05/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la direction de l'immobilier, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction. Vous apportez une aide permanente au directeur et à la directrice adjointe en termes d'organisation, de gestion de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Vous assurez également certaines missions inhérentes à l'activité des services ressources humaines.
Missions / conditions d'exercice
- Accueil téléphonique et accueil physique :
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques.
Rôle d'interface auprès des directions/services.
Recevoir le public (usagers, agents, entreprises, représentants institutionnels).
- Gestion administrative :
Traitement du courrier arrivé et départ de l'ensemble des agents de la direction, courriels et alerte, si nécessaire.
Frappe et rédaction de courriers, notes, courriels, (respect de la charte de la collectivité).
Prise des notes et rédaction de compte-rendu (aide à la constitution des dossiers divers).
- Organisation, logistique et information de la vie de la direction :
Gestion et suivi des courriers signalés.
Organisation des réunions, des déplacements et gestion de l'agenda du directeur et de la directrice adjointe.
Planification collective des diverses réunions et rencontres.
Organisation du classement et de l'archivage.
Recherche de documents et informations pour la direction.
Diffusion et information de diverses notes à l'ensemble du personnel de la direction.
- Gestion des fournitures de bureau LYRECO et ESI (commandes, réceptions) et gestion du mobilier de la direction (demandes BP).
- Assemblée et Cabinet du Président :
Frappe et mise en forme des rapports CP (suivi dans le logiciel WEBDELIB).
Frappe de fiches de synthèse.
Préparation des diaporamas pour les sessions budgétaires.
Mise en forme des dossiers audiences, inaugurations,
assemblées générales, rencontres, réunions cantonales...).
- Coordination et pilotage :
Référent projet système d'archivage électronique des documents (GED).
Référent pour l'archivage des dossiers.
Référent de la messagerie de la direction de l'immobilier.
- Gestion Ressources Humaines de la direction :
Mise à jour des listings agents de la direction.
Gestion de la campagne d'évaluation au sein de la direction.
Suivi et classement des informations personnelles des agents de la direction : formations, habilitations, actes administratifs (arrêtés), congés maladies, ...
Planning des congés prévisionnel des agents de la direction.
- Gestion des astreintes :
Mise en place et tenue à jour du planning des astreintes en fonction des agents.
Transmission des demandes réalisées pendant la période d'astreinte pour les intégrer au tableau de bord de suivi des demandes d'intervention.
Vérification et mise à jour du contenu de la sacoche d'astreinte.
Missions secondaires :
Assurer l'intérim de l'assistante du directeur général adjoint du pôle, à l'occasion des congés annuels ou maladies.
Assurer le remplacement occasionnel des agents du service administratif, à l'occasion des congés annuels ou maladies.
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques.
Rôle d'interface auprès des directions/services.
Recevoir le public (usagers, agents, entreprises, représentants institutionnels).
- Gestion administrative :
Traitement du courrier arrivé et départ de l'ensemble des agents de la direction, courriels et alerte, si nécessaire.
Frappe et rédaction de courriers, notes, courriels, (respect de la charte de la collectivité).
Prise des notes et rédaction de compte-rendu (aide à la constitution des dossiers divers).
- Organisation, logistique et information de la vie de la direction :
Gestion et suivi des courriers signalés.
Organisation des réunions, des déplacements et gestion de l'agenda du directeur et de la directrice adjointe.
Planification collective des diverses réunions et rencontres.
Organisation du classement et de l'archivage.
Recherche de documents et informations pour la direction.
Diffusion et information de diverses notes à l'ensemble du personnel de la direction.
- Gestion des fournitures de bureau LYRECO et ESI (commandes, réceptions) et gestion du mobilier de la direction (demandes BP).
- Assemblée et Cabinet du Président :
Frappe et mise en forme des rapports CP (suivi dans le logiciel WEBDELIB).
Frappe de fiches de synthèse.
Préparation des diaporamas pour les sessions budgétaires.
Mise en forme des dossiers audiences, inaugurations,
assemblées générales, rencontres, réunions cantonales...).
- Coordination et pilotage :
Référent projet système d'archivage électronique des documents (GED).
Référent pour l'archivage des dossiers.
Référent de la messagerie de la direction de l'immobilier.
- Gestion Ressources Humaines de la direction :
Mise à jour des listings agents de la direction.
Gestion de la campagne d'évaluation au sein de la direction.
Suivi et classement des informations personnelles des agents de la direction : formations, habilitations, actes administratifs (arrêtés), congés maladies, ...
Planning des congés prévisionnel des agents de la direction.
- Gestion des astreintes :
Mise en place et tenue à jour du planning des astreintes en fonction des agents.
Transmission des demandes réalisées pendant la période d'astreinte pour les intégrer au tableau de bord de suivi des demandes d'intervention.
Vérification et mise à jour du contenu de la sacoche d'astreinte.
Missions secondaires :
Assurer l'intérim de l'assistante du directeur général adjoint du pôle, à l'occasion des congés annuels ou maladies.
Assurer le remplacement occasionnel des agents du service administratif, à l'occasion des congés annuels ou maladies.
Profils recherchés
savoirs :
- bonne connaissance de l'organisation du conseil départemental et de ses compétences, du fonctionnement des modes de décision de l'Assemblée
- statut FPT
- utilisation de WEBDELIB
- bonnes connaissances bureautiques (libre office Calc + Writer) et informatiques
- rappeler des informations importantes et transmettre les messages
- renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le service compétent
- intégrer les priorités du service dans la gestion des activités du secrétariat
savoir-faire :
- assistance à la direction
- qualités dactylographiques
- connaissances bureautiques et informatiques
savoir-être :
- autonomie
- force de proposition
- confidentialité
- qualités relationnelles avec les autres services
- prise d'initiatives
- bonne connaissance de l'organisation du conseil départemental et de ses compétences, du fonctionnement des modes de décision de l'Assemblée
- statut FPT
- utilisation de WEBDELIB
- bonnes connaissances bureautiques (libre office Calc + Writer) et informatiques
- rappeler des informations importantes et transmettre les messages
- renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le service compétent
- intégrer les priorités du service dans la gestion des activités du secrétariat
savoir-faire :
- assistance à la direction
- qualités dactylographiques
- connaissances bureautiques et informatiques
savoir-être :
- autonomie
- force de proposition
- confidentialité
- qualités relationnelles avec les autres services
- prise d'initiatives
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Vous pouvez candidater :
- en ligne
ou
- par courrier, à l'adresse suivante :
Conseil départemental de Tarn-et-Garonne
Direction des ressources humaines
100 boulevard Hubert Gouze - BP 783
82013 Montauban Cedex
- en ligne
ou
- par courrier, à l'adresse suivante :
Conseil départemental de Tarn-et-Garonne
Direction des ressources humaines
100 boulevard Hubert Gouze - BP 783
82013 Montauban Cedex
Adresse de l'employeur
CD82
>Dir. des Ressources Humaines
82013 MONTAUBAN CEDEX
>Dir. des Ressources Humaines
82013 MONTAUBAN CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.