ASSISTANT DU POLE DEMARCHES AUX USAGERS ET SERVICES A LA POPULATION (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O085230300986419
Publiée le 27/03/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
La Roche-sur-Yon
Poste à pourvoir le
01/06/2023
Date limite de candidature
30/04/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Missions :
- Assurer l'accueil téléphonique du service
- Assurer la gestion administrative
- Assurer le secrétariat et l'assistance du Responsable de service
- Assurer la préparation, le suivi du budget du service
- Assurer un relais d'information avec le supérieur hiérarchique et les unités.
- Assurer l'accueil téléphonique du service
- Assurer la gestion administrative
- Assurer le secrétariat et l'assistance du Responsable de service
- Assurer la préparation, le suivi du budget du service
- Assurer un relais d'information avec le supérieur hiérarchique et les unités.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉS
1/ Secrétariat :
- Gestion du courrier Arrivée/Départ
- Distribution des bulletins de salaire des agents du service Relations Citoyens
- Établissement et diffusion interne et externe des Statistiques du Service Relations Citoyens
- Gestor : correction des anomalies de badgeage
- Ged : arbitrage des procédures internes à toiletter
- Gestion des parapheurs papier + IX parapheur (courriers arrivée + départ)
- GRU : traitement des demandes en l'absence de la responsable d'Unité Etat Civil/Recensement
- Fournitures, flyers
- Suite Arpège : gestion d'incidents, paramétrage de documents, interface avec l'éditeur et la DSIDN...
- Prise des arrêtés municipaux : officiers d'état civil, REU, auditions préalables à mariage...
- E-Sirius : Mise à jour et paramétrage en lien avec la DSIDN et/ou l'éditeur du logiciel
- Organisation de réunions
2/ Élections :
- Préparation de l'organisation des élections
- Traitement des jurés d'assise
- Traitement des inscriptions et des changements d'adresse en ligne et par correspondance
- Suivi des visas, synchronisation des listes électorales avec le REU
- Mise à jour et paramétrage des documents sous Adagio
- Traitement des inscrits d'office
- Redécoupage électoral
- Cartographie des bureaux de vote pour mise à jour logiciel (sur le terrain)
- Intégration des nouvelles rues (recherche cartographique + affiliation nouveau bureau)
- Traitement des demandes de matériel électoral (en lien avec le service logistique)
- Statistiques, cimetières et élections (Indicateurs d'activité service cimetières sur Requiem Opus
- Gestion des rectifications état-civil des électeurs en lien avec l'Insee
- Préparation des Commissions de contrôle des Listes électorales
- Mise à jour des électeurs sous Adagio et gestion des droits utilisateurs Adagio et Elire
- Préparation cérémonie de citoyenneté
3 / Recensement citoyen obligatoire
- Traitement des inscriptions en ligne
- Traitement des périodes : par trimestre, contrôle des jeunes inscrits et des inscrits régularisés, vérification
fichier Pecoto Helper, envoi sécurisé des données au Centre du Service National
4/ Etat-civil :
- Naissances/Reconnaissances, mariages/pacs/parrainages civils, décès
- Cartes d'identité/passeports DR, attestations d'accueil, actes de naissance
1/ Secrétariat :
- Gestion du courrier Arrivée/Départ
- Distribution des bulletins de salaire des agents du service Relations Citoyens
- Établissement et diffusion interne et externe des Statistiques du Service Relations Citoyens
- Gestor : correction des anomalies de badgeage
- Ged : arbitrage des procédures internes à toiletter
- Gestion des parapheurs papier + IX parapheur (courriers arrivée + départ)
- GRU : traitement des demandes en l'absence de la responsable d'Unité Etat Civil/Recensement
- Fournitures, flyers
- Suite Arpège : gestion d'incidents, paramétrage de documents, interface avec l'éditeur et la DSIDN...
- Prise des arrêtés municipaux : officiers d'état civil, REU, auditions préalables à mariage...
- E-Sirius : Mise à jour et paramétrage en lien avec la DSIDN et/ou l'éditeur du logiciel
- Organisation de réunions
2/ Élections :
- Préparation de l'organisation des élections
- Traitement des jurés d'assise
- Traitement des inscriptions et des changements d'adresse en ligne et par correspondance
- Suivi des visas, synchronisation des listes électorales avec le REU
- Mise à jour et paramétrage des documents sous Adagio
- Traitement des inscrits d'office
- Redécoupage électoral
- Cartographie des bureaux de vote pour mise à jour logiciel (sur le terrain)
- Intégration des nouvelles rues (recherche cartographique + affiliation nouveau bureau)
- Traitement des demandes de matériel électoral (en lien avec le service logistique)
- Statistiques, cimetières et élections (Indicateurs d'activité service cimetières sur Requiem Opus
- Gestion des rectifications état-civil des électeurs en lien avec l'Insee
- Préparation des Commissions de contrôle des Listes électorales
- Mise à jour des électeurs sous Adagio et gestion des droits utilisateurs Adagio et Elire
- Préparation cérémonie de citoyenneté
3 / Recensement citoyen obligatoire
- Traitement des inscriptions en ligne
- Traitement des périodes : par trimestre, contrôle des jeunes inscrits et des inscrits régularisés, vérification
fichier Pecoto Helper, envoi sécurisé des données au Centre du Service National
4/ Etat-civil :
- Naissances/Reconnaissances, mariages/pacs/parrainages civils, décès
- Cartes d'identité/passeports DR, attestations d'accueil, actes de naissance
Profils recherchés
Compétences, qualités requises :
1/ Savoirs.
- Maîtrise de la dactylographie et de l'informatique (Word, Excel, Civil-Finances, Arpège, GRU, Gestor, Power- Point, ES2I...),
- Bonne connaissance dans les domaines budgétaires et comptables,
- Bonne connaissance des services de la ville,
- Rôle de relais d'information avec le Responsable de service,
- Devoir de réserve.
2/ Savoirs-être :
- Rigueur, grande réactivité, soin, discrétion, tolérance, ordre, méthode, assiduité,
- Sens de l'accueil, de l'organisation, et de la discrétion,
- Polyvalence, pro-activité,
- Esprit d'initiative, capacité à impulser et à être force de proposition,
- Sens de la diplomatie.
1/ Savoirs.
- Maîtrise de la dactylographie et de l'informatique (Word, Excel, Civil-Finances, Arpège, GRU, Gestor, Power- Point, ES2I...),
- Bonne connaissance dans les domaines budgétaires et comptables,
- Bonne connaissance des services de la ville,
- Rôle de relais d'information avec le Responsable de service,
- Devoir de réserve.
2/ Savoirs-être :
- Rigueur, grande réactivité, soin, discrétion, tolérance, ordre, méthode, assiduité,
- Sens de l'accueil, de l'organisation, et de la discrétion,
- Polyvalence, pro-activité,
- Esprit d'initiative, capacité à impulser et à être force de proposition,
- Sens de la diplomatie.
Contact
Contact
recrutement@larochesuryon.fr
Informations complémentaires
Recrutement souhaité dans les meilleurs délais possibles.
Traitement de base + Régime indemnitaire
Prime annuelle
Prise en charge de l'employeur pour le contrat de prévoyance et participation au contrat de mutuelle labellisé
CNAS/COSEL
Titres restaurant
Merci d'adresser votre dossier de candidature (CV, lettre de motivation, prétentions salariales ou dernier bulletin de salaire) avant le 30 avril 2023 à :
Monsieur le Maire de La Roche-sur-Yon
Direction des Ressources Humaines
10, place François Mitterrand
85021 La Roche-sur-Yon cedex.
Ou par mail à : recrutement@larochesuryon.fr
Traitement de base + Régime indemnitaire
Prime annuelle
Prise en charge de l'employeur pour le contrat de prévoyance et participation au contrat de mutuelle labellisé
CNAS/COSEL
Titres restaurant
Merci d'adresser votre dossier de candidature (CV, lettre de motivation, prétentions salariales ou dernier bulletin de salaire) avant le 30 avril 2023 à :
Monsieur le Maire de La Roche-sur-Yon
Direction des Ressources Humaines
10, place François Mitterrand
85021 La Roche-sur-Yon cedex.
Ou par mail à : recrutement@larochesuryon.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.