Assistant.e de direction et gestionnaire administratif.ve
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Offre n° O086221000803632
Publiée le 03/02/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département de la Vienne (86) est l'un des douze départements situés en Région Nouvelle Aquitaine.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
POITIERS cedex
Poste à pourvoir le
01/04/2023
Date limite de candidature
26/02/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Département de la Vienne recrute un.e assistant.e de direction et gestionnaire administratif.ve au sein de la Direction des Bâtiments est déclaré vacant au sein de la Direction Générale Adjointe de la Jeunesse, de l'Education et de l'Epanouissement par voie statutaire, de concours, de mutation, de détachement ou d'accès réservé aux personnes disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé relevant du cadre d'emploi des Adjoints Administratifs.
Missions:
Placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur des Bâtiments, l'agent assure les missions suivantes :
- Apporter une aide permanente au directeur de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
- Piloter certains dossiers spécifiques.
- Assurer le suivi administratif et comptable des commandes passées dans le cadre des opérations de travaux et d'installation d'équipements immobiliers.
Missions:
Placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur des Bâtiments, l'agent assure les missions suivantes :
- Apporter une aide permanente au directeur de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
- Piloter certains dossiers spécifiques.
- Assurer le suivi administratif et comptable des commandes passées dans le cadre des opérations de travaux et d'installation d'équipements immobiliers.
Missions / conditions d'exercice
Assurer le secrétariat du directeur : correspondances, notes, rapports d'activités, classement...
Établissement des bons de commande dans le logiciel Astre,
Assurer l'engagement sous le logiciel Astre des dépenses d'urgence (hors-marché) réalisées sur le terrain par les techniciens pour les collèges et les bâtiments départementaux,
Support administratif entre la direction et les prestataires extérieurs : réception des relances d'impayés des entreprises, rédaction d'attestations de bonne réalisation des travaux, ...
Dans le cadre de consultations suivies par un bon de commande, assurer la gestion administrative des courriers aux entreprises retenues et évincées,
Contrôler et proposer les liquidations de dépenses,
Tenir l'agenda du directeur et du directeur adjoint,.
Vérifier les parafeurs (lecture des courriers, corrections, suivi...)
Participer au reporting de la direction
Elaborer, pour l'exécutif, les dossiers recensant les investissement réalisés et projetés dans les collèges et les bâtiments départementaux.
Assurer la gestion des absences, formation et frais de déplacement des agents.
Assurer le suivi des formations des agents de la direction
Préparer l'accueil des nouveaux arrivants,
Suivre le temps de travail des agents sous Gestor.
Assurer le rôle de référent " fournitures ".
Assurer le suivi administratif et comptable de dossiers spécifiques,
Assurer le rôle de référent " bâtiment " (signalement des différents dysfonctionnements pour maintenance).
Assurer le rôle de référent du " portail agents " (mise à jour des divers documents).
Conditions de travail:
- Résidence administrative et lieu de travail : CHASSENEUIL DU POITOU - Téléport 1 immeuble @3,
- Bureau partagé,
- Activité à temps plein,
- Poste informatique avec logiciels Microsoft Windows et logiciels métiers (ASTRE GF, Marco, plateforme de dématérialisation),
- Messagerie Outlook, TEAMS et accès Internet,
- Tickets restaurant.
Établissement des bons de commande dans le logiciel Astre,
Assurer l'engagement sous le logiciel Astre des dépenses d'urgence (hors-marché) réalisées sur le terrain par les techniciens pour les collèges et les bâtiments départementaux,
Support administratif entre la direction et les prestataires extérieurs : réception des relances d'impayés des entreprises, rédaction d'attestations de bonne réalisation des travaux, ...
Dans le cadre de consultations suivies par un bon de commande, assurer la gestion administrative des courriers aux entreprises retenues et évincées,
Contrôler et proposer les liquidations de dépenses,
Tenir l'agenda du directeur et du directeur adjoint,.
Vérifier les parafeurs (lecture des courriers, corrections, suivi...)
Participer au reporting de la direction
Elaborer, pour l'exécutif, les dossiers recensant les investissement réalisés et projetés dans les collèges et les bâtiments départementaux.
Assurer la gestion des absences, formation et frais de déplacement des agents.
Assurer le suivi des formations des agents de la direction
Préparer l'accueil des nouveaux arrivants,
Suivre le temps de travail des agents sous Gestor.
Assurer le rôle de référent " fournitures ".
Assurer le suivi administratif et comptable de dossiers spécifiques,
Assurer le rôle de référent " bâtiment " (signalement des différents dysfonctionnements pour maintenance).
Assurer le rôle de référent du " portail agents " (mise à jour des divers documents).
Conditions de travail:
- Résidence administrative et lieu de travail : CHASSENEUIL DU POITOU - Téléport 1 immeuble @3,
- Bureau partagé,
- Activité à temps plein,
- Poste informatique avec logiciels Microsoft Windows et logiciels métiers (ASTRE GF, Marco, plateforme de dématérialisation),
- Messagerie Outlook, TEAMS et accès Internet,
- Tickets restaurant.
Profils recherchés
Savoirs :
- Notions d'organisation et de gestion du temps.
- Fonctionnement des services de la collectivité.
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité.
- Logiciels de bureautique et progiciels de la collectivité (Local Trust MPE, ASTRE GF...)
- Connaissance de 1er niveau de l'entreprise et des différents corps de métier.
- Connaissance des procédures de la Commande Publique.
- Connaissance des règles comptables (engagement, imputation, liquidation, gestion des enveloppes de crédits...).
- Bonne connaissance du cadre juridique et des procédures comptables des collectivités
Savoir-faire liés aux activités du poste :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
- Gestion des commandes de fournitures, papier et consommables.
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre.
- Autonomie et réactivité.
- Forte capacité au reporting et sens des priorités.
- Aptitude à rédiger.
- Maîtrise de l'outil informatique indispensable.
Compétences personnelles:
- Aptitude à travailler en équipe.
- Sens du service public, discrétion, diplomatie.
- Esprit d'analyse et de synthèse, rigueur, organisation et méthode.
- Capacité à communiquer avec de nombreux interlocuteurs, dans le souci constant des intérêts de la collectivité et des établissements.
- Capacité à partager un espace de travail.
- Notions d'organisation et de gestion du temps.
- Fonctionnement des services de la collectivité.
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité.
- Logiciels de bureautique et progiciels de la collectivité (Local Trust MPE, ASTRE GF...)
- Connaissance de 1er niveau de l'entreprise et des différents corps de métier.
- Connaissance des procédures de la Commande Publique.
- Connaissance des règles comptables (engagement, imputation, liquidation, gestion des enveloppes de crédits...).
- Bonne connaissance du cadre juridique et des procédures comptables des collectivités
Savoir-faire liés aux activités du poste :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
- Gestion des commandes de fournitures, papier et consommables.
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre.
- Autonomie et réactivité.
- Forte capacité au reporting et sens des priorités.
- Aptitude à rédiger.
- Maîtrise de l'outil informatique indispensable.
Compétences personnelles:
- Aptitude à travailler en équipe.
- Sens du service public, discrétion, diplomatie.
- Esprit d'analyse et de synthèse, rigueur, organisation et méthode.
- Capacité à communiquer avec de nombreux interlocuteurs, dans le souci constant des intérêts de la collectivité et des établissements.
- Capacité à partager un espace de travail.
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Pour toute information complémentaire :
Coralie BORDEAU, Chargée de l'emploi et des compétences 05.49.55.66.31
Modalités de remise des candidatures :
Les agents titulaires de la fonction publique relevant du cadre d'emploi des adjoints administratifs ou lauréat de concours ou disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, intéressés par ces postes sont invités à déposer leur candidature uniquement sur le site www.lavienne86.fr, jusqu'au 26 février
2023 inclus.
Coralie BORDEAU, Chargée de l'emploi et des compétences 05.49.55.66.31
Modalités de remise des candidatures :
Les agents titulaires de la fonction publique relevant du cadre d'emploi des adjoints administratifs ou lauréat de concours ou disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, intéressés par ces postes sont invités à déposer leur candidature uniquement sur le site www.lavienne86.fr, jusqu'au 26 février
2023 inclus.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.