Assistant administratif en charge de l'accueil h/f
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O091220900774301
Publiée le 07/09/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 22 000 habitants, 9 groupes scolaires, 2 collèges, 1 lycée, 9 complexes sportifs, de grandes écoles (CentraleSupélec, ENS Paris-Saclay) et de prestigieux établissements scientifiques. Commune implantée au coeur du Parc naturel régional de la Haute Vallée de Chevreuse, située à 20 km au sud de Paris, accessible en transport en commun (RER B/lignes de bus). Rejoindre Gif-sur-Yvette, c'est intégrer une Ville dynamique en pleine évolution qui propose un panel de métiers.
Lieu de travail
9 Square de la Mairie, Gif-sur-Yvette (Essonne (91))
Poste à pourvoir le
05/11/2022
Date limite de candidature
05/11/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
30h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
En rejoignant nos effectifs, vous contribuez à faire identifier la Direction Education Jeunesse (DEJ) comme un lieu ressources des familles pour les enfants âgés de 3 à 20 ans. Vous assistez administrativement les différents secteurs de la DEJ et renseignez les familles en les accompagnant pour les diverses inscriptions de leurs enfants à l'école mais aussi aux activités périscolaires et extrascolaires. La DEJ est aussi un lieu d'inscriptions pour les séjours de vacances, les stages BAFA ou bien encore l'achat du Pass giffois permettant aux collégiens de bénéficier d'avantages dans divers commerces de la commune.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions
D'un point de vue administratif
* Aide administrative aux différents services de la DEJ (notes, courriers...)
* Assistance de gestion au titre du transport en circuits spéciaux scolaires
* Enregistrement et répartition du courrier, des mails et des messages (Portail Familles)
* Réponse aux demandes et réclamations des familles
* Reporting des effectifs scolaires et du transport
* Mise à jour et développement des outils de communication avec les familles
D'un point de vue de l'accueil et de l'information
* Accueillir, informer et orienter le public dans l'ensemble des activités de la DEJ
* Procéder à l'accueil téléphonique
* Saisir les inscriptions scolaires, péri et extrascolaires
En tant que mandataire de la régie des prestations familiales
* Réceptionner des paiements après avoir effectué les vérifications d'usage
Autres activités
* Suivre les inscriptions au transport scolaire
* Procéder au dispatch du courrier
D'un point de vue administratif
* Aide administrative aux différents services de la DEJ (notes, courriers...)
* Assistance de gestion au titre du transport en circuits spéciaux scolaires
* Enregistrement et répartition du courrier, des mails et des messages (Portail Familles)
* Réponse aux demandes et réclamations des familles
* Reporting des effectifs scolaires et du transport
* Mise à jour et développement des outils de communication avec les familles
D'un point de vue de l'accueil et de l'information
* Accueillir, informer et orienter le public dans l'ensemble des activités de la DEJ
* Procéder à l'accueil téléphonique
* Saisir les inscriptions scolaires, péri et extrascolaires
En tant que mandataire de la régie des prestations familiales
* Réceptionner des paiements après avoir effectué les vérifications d'usage
Autres activités
* Suivre les inscriptions au transport scolaire
* Procéder au dispatch du courrier
Profils recherchés
Votre profil
* Habilité en matière d'expression et de communication orale et écrite
* Connaissance du public
* Diplomatie, ponctualité
* Sens de l'accueil et aisance relationnelle
* Appétence pour le travail en équipe
* Sens de l'organisation
* Capacité d'écoute et de discrétion à l'égard des usagers et des situations
* Dynamique et disponible
Les contraintes du poste
* Travail le samedi matin
* Responsabilité des fonds maniés
* Prise de congés en alternance avec les agents du Pôle administratif
* Exposition au public
Vos niveaux de qualification
* Niveau III ou IV (baccalauréat, BTS accueil secrétariat)
Autres informations
Poste à temps non complet 30 heures/semaine à pouvoir dès que possible par voie de mutation ou détachement ou par voie contractuelle
POLITIQUE RESSOURCES HUMAINES ATTRACTIVE :
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13e mois
- Commune adhérente au Comité Nationale d'Action Sociale (CNAS) : service de billetterie réduit (cinéma, spectacle, sorties culturelles, loisirs ...), Amicale du personnel
- Participation aux frais de centres de loisirs, séjours vacances
- Politique d'accompagnement des agents
- Restauration municipale
* Habilité en matière d'expression et de communication orale et écrite
* Connaissance du public
* Diplomatie, ponctualité
* Sens de l'accueil et aisance relationnelle
* Appétence pour le travail en équipe
* Sens de l'organisation
* Capacité d'écoute et de discrétion à l'égard des usagers et des situations
* Dynamique et disponible
Les contraintes du poste
* Travail le samedi matin
* Responsabilité des fonds maniés
* Prise de congés en alternance avec les agents du Pôle administratif
* Exposition au public
Vos niveaux de qualification
* Niveau III ou IV (baccalauréat, BTS accueil secrétariat)
Autres informations
Poste à temps non complet 30 heures/semaine à pouvoir dès que possible par voie de mutation ou détachement ou par voie contractuelle
POLITIQUE RESSOURCES HUMAINES ATTRACTIVE :
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13e mois
- Commune adhérente au Comité Nationale d'Action Sociale (CNAS) : service de billetterie réduit (cinéma, spectacle, sorties culturelles, loisirs ...), Amicale du personnel
- Participation aux frais de centres de loisirs, séjours vacances
- Politique d'accompagnement des agents
- Restauration municipale
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
par courriel : recrutements@mairie-gif.fr
ou
Monsieur le Maire
9 Square de la Mairie
91190 GIF SUR YVETTE
par courriel : recrutements@mairie-gif.fr
ou
Monsieur le Maire
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Adresse de l'employeur
Mairie de GIF-SUR-YVETTE
>9 Square de la Mairie
91190 GIF SUR YVETTE
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.