Assistante administrative (h/f)

Offre n° O092220700708316
Publiée le 07/07/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
Montrouge
Mairie, 43 avenue de la République
92120 MONTROUGE
Aux portes de Paris, Montrouge, territoire historique d'Ile-de-France, bénéficie d'un emplacement privilégié dans le département des Hauts-de-Seine et d'un accès facilité par les transports en commun.La municipalité et ses 1000 agents mettent à la disposition de ses 50 000 habitants toutes leurs compétences afin de répondre au fort développement humain du territoire.
Site web de l'employeur
Département de travail
Hauts-de-Seine
Secteur du lieu de travail
Antony
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
05/09/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi ?
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Descriptif de l'emploi
Aux portes de Paris, Montrouge, territoire historique d'Ile-de-France, bénéficie d'un emplacement privilégié dans le département des Hauts-de-Seine et d'un accès facilité par les transports en commun (métro 4 et 13, Tramway T3 et T6, plusieurs ligne de bus, et de stations de Vélib). La municipalité et ses 1 000 agents mettent à la disposition de ses presque 50 000 habitants toutes leurs compétences afin de répondre au fort développement humain du territoire

La Ville a pour ambition de travailler sur l'excellence de la qualité des services et des espaces publics. Dans cet objectif, elle porte notamment ses efforts sur les nouvelles mobilités, ainsi que le partage adoucit et le verdissement affirmé des espaces. Elle promeut et favorise l'adaptation constante des services à l'évolution des modes de vie et des usages.
Missions

L'assistante participe au bon fonctionnement du service au travers de missions essentielles et polyvalentes :

Accueil physique et téléphonique :

Réception des demandes/signalements des usagers, des aidants et des partenaires

Conseil et traitement de 1er niveau

Orientation vers les interlocuteurs internes ou externes si nécessaire

Suivi d'exécution

Mission d'accueil ayant vocation à s'inscrire, à terme, dans le cadre d'une coordination gérontologique

Gestion administrative du service et de ses activités en appui aux responsables de secteur

Gestion des dossiers bénéficiaires, et des documents contractuels relatifs aux prestations de services

Gestion et suivi des demandes des bénéficiaires,

Suivi et contrôle de la télégestion

Mise en œuvre et contrôle du processus de facturation

Gestion des relations aux partenaires financiers : caisses de retraites, CD, ...

Gestion budgétaire, suivi des commandes et gestion des stocks

Mise en place et suivi de tableaux de bord pour pilotage de gestion et d'activité

Secrétariat, gestion d'agenda, traitement du courrier

Gestion RH : recensement et suivi des éléments variables de paie, gestion des vêtements de travail et équipements de protection individuelle

Expert logiciel métier (Millésime/Apologic)

Contrôle et exploitation des données

Réalisation et suivi des paramétrages

Suivi des évolutions, veille technique

Gestion des relations avec l'éditeur (hotline) et le service informatique

Recueil et suivi d'incidents en lien avec le service informatique

Rôle d'utilisateur expert et de formateur auprès de l'ensemble des collaborateurs du service

Animation du service

Participation à la communication interne régulière

Préparation des réunions de service, des temps de convivialité, etc.

Référent qualité

Gestion et suivi des réclamations, des évènements indésirables, Veille réglementaire
Profils recherchés
Le savoir-faire

Outils bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint...)

Règles d'expression écrite et orale,

Compétences administratives de base en comptabilité, RH, relation client,

Connaissances générales sur le cadre règlementaire des établissements médico-sociaux et des services à domicile, en particulier des SAD

Réalisation des transmissions

Les savoirs-êtres

Empathie, écoute, ouverture d'esprit, positionnement professionnel

Travail en équipe, dynamisme, sens du relationnel, autonomie, sens des priorités, polyvalence sont autant de qualités que vous mettrez à profit de l'équipe pour faciliter la coordination des interventions

Vous disposez d'une expérience de 3 à 5 ans sur des fonctions d'assistanat polyvalent, idéalement en agence, qui vous permet d'être parfaitement à l'aise avec les outils bureautiques et d'intégrer de nouveaux logiciels métiers.
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
01 46 12 76 76
Informations complémentaires
Montrouge
Mairie, 43 avenue de la République
92120 MONTROUGE

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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