Assistante administrative (h/f)
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Offre n° O092220700708316
Publiée le 07/07/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Aux portes de Paris, Montrouge, territoire historique d'Ile-de-France, est LA ville dynamique, jeune, audacieuse et très sympa aux portes de Paris. La vitrine francilienne de la densité heureuse, le petit village à dix minutes de Montparnasse ! La municipalité et ses 1 000 agents mettent à la disposition de ses presque 50 000 habitants toutes leurs compétences afin de répondre au fort développement humain du territoire.
La Ville a pour ambition de travailler sur l'excellence de la qualité des services et des espaces publics. Dans cet objectif, elle porte notamment ses efforts sur les nouvelles mobilités, ainsi que le partage adoucit et le verdissement affirmé des espaces. Elle promeut et favorise l'adaptation constante des services à l'évolution des modes de vie et des usages.
La Ville a pour ambition de travailler sur l'excellence de la qualité des services et des espaces publics. Dans cet objectif, elle porte notamment ses efforts sur les nouvelles mobilités, ainsi que le partage adoucit et le verdissement affirmé des espaces. Elle promeut et favorise l'adaptation constante des services à l'évolution des modes de vie et des usages.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
MONTROUGE
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
05/09/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Aux portes de Paris, Montrouge, territoire historique d'Ile-de-France, bénéficie d'un emplacement privilégié dans le département des Hauts-de-Seine et d'un accès facilité par les transports en commun (métro 4 et 13, Tramway T3 et T6, plusieurs ligne de bus, et de stations de Vélib). La municipalité et ses 1 000 agents mettent à la disposition de ses presque 50 000 habitants toutes leurs compétences afin de répondre au fort développement humain du territoire
La Ville a pour ambition de travailler sur l'excellence de la qualité des services et des espaces publics. Dans cet objectif, elle porte notamment ses efforts sur les nouvelles mobilités, ainsi que le partage adoucit et le verdissement affirmé des espaces. Elle promeut et favorise l'adaptation constante des services à l'évolution des modes de vie et des usages.
La Ville a pour ambition de travailler sur l'excellence de la qualité des services et des espaces publics. Dans cet objectif, elle porte notamment ses efforts sur les nouvelles mobilités, ainsi que le partage adoucit et le verdissement affirmé des espaces. Elle promeut et favorise l'adaptation constante des services à l'évolution des modes de vie et des usages.
Missions / conditions d'exercice
L'assistante participe au bon fonctionnement du service au travers de missions essentielles et polyvalentes :
Accueil physique et téléphonique :
Réception des demandes/signalements des usagers, des aidants et des partenaires
Conseil et traitement de 1er niveau
Orientation vers les interlocuteurs internes ou externes si nécessaire
Suivi d'exécution
Mission d'accueil ayant vocation à s'inscrire, à terme, dans le cadre d'une coordination gérontologique
Gestion administrative du service et de ses activités en appui aux responsables de secteur
Gestion des dossiers bénéficiaires, et des documents contractuels relatifs aux prestations de services
Gestion et suivi des demandes des bénéficiaires,
Suivi et contrôle de la télégestion
Mise en œuvre et contrôle du processus de facturation
Gestion des relations aux partenaires financiers : caisses de retraites, CD, ...
Gestion budgétaire, suivi des commandes et gestion des stocks
Mise en place et suivi de tableaux de bord pour pilotage de gestion et d'activité
Secrétariat, gestion d'agenda, traitement du courrier
Gestion RH : recensement et suivi des éléments variables de paie, gestion des vêtements de travail et équipements de protection individuelle
Expert logiciel métier (Millésime/Apologic)
Contrôle et exploitation des données
Réalisation et suivi des paramétrages
Suivi des évolutions, veille technique
Gestion des relations avec l'éditeur (hotline) et le service informatique
Recueil et suivi d'incidents en lien avec le service informatique
Rôle d'utilisateur expert et de formateur auprès de l'ensemble des collaborateurs du service
Animation du service
Participation à la communication interne régulière
Préparation des réunions de service, des temps de convivialité, etc.
Référent qualité
Gestion et suivi des réclamations, des évènements indésirables, Veille réglementaire
Profils recherchés
Le savoir-faire
Outils bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint...)
Règles d'expression écrite et orale,
Compétences administratives de base en comptabilité, RH, relation client,
Connaissances générales sur le cadre règlementaire des établissements médico-sociaux et des services à domicile, en particulier des SAD
Réalisation des transmissions
Les savoirs-êtres
Empathie, écoute, ouverture d'esprit, positionnement professionnel
Travail en équipe, dynamisme, sens du relationnel, autonomie, sens des priorités, polyvalence sont autant de qualités que vous mettrez à profit de l'équipe pour faciliter la coordination des interventions
Vous disposez d'une expérience de 3 à 5 ans sur des fonctions d'assistanat polyvalent, idéalement en agence, qui vous permet d'être parfaitement à l'aise avec les outils bureautiques et d'intégrer de nouveaux logiciels métiers.
Outils bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint...)
Règles d'expression écrite et orale,
Compétences administratives de base en comptabilité, RH, relation client,
Connaissances générales sur le cadre règlementaire des établissements médico-sociaux et des services à domicile, en particulier des SAD
Réalisation des transmissions
Les savoirs-êtres
Empathie, écoute, ouverture d'esprit, positionnement professionnel
Travail en équipe, dynamisme, sens du relationnel, autonomie, sens des priorités, polyvalence sont autant de qualités que vous mettrez à profit de l'équipe pour faciliter la coordination des interventions
Vous disposez d'une expérience de 3 à 5 ans sur des fonctions d'assistanat polyvalent, idéalement en agence, qui vous permet d'être parfaitement à l'aise avec les outils bureautiques et d'intégrer de nouveaux logiciels métiers.
Contact
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.