Commune de 28 000 habitants située à l'est de Paris (15 km), limitrophe de la Seine-et-Marne, à mi-chemin entre Roissy et Marne-la-Vallée, Montfermeil est aujourd'hui une ville en plein essor. De part, le fort développement de son territoire (ville desservie par le tramway depuis 2019 et par le métro en 2025) et l'amélioration continue de son cadre de vie, la ville de Montfermeil gagne en attractivité. Résolument tournée vers l'avenir et soucieuse de contribuer à une société durable et inclusive, elle s'engage dans de nombreuses politiques ambitieuses, à la fois sur les plans technique et environnemental pour s'inscrire dans une logique de transition qui profite à l'ensemble de la population. Cette ambition portée à chacun au travers de projets fédérateurs irrigue ainsi l'ensemble des politiques menées par les différents services.

Au sein de la Direction du Guichet Unique, vous aurez pour principales missions :

* Accueillir et informer les usagers :

◦ Accueillir et renseigner le public sur les démarches administratives liées à l'état civil ;
◦ Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
◦ Mettre en œuvre les procédures du service ;
◦ Expliquer les procédures relatives aux formalités administratives ;
◦ Effectuer une veille des procédures et informations mise en place en direction des usagers / administrés.

* Instruction des dossiers :

◦ Recueillir les pièces administratives afférentes aux différents dossiers ;
◦ Vérifier la validité des informations traitées et des pièces administratives ;
◦ Assurer la gestion administrative des dossiers d'état civil (naissance/décès/mariage) ;
◦ Enregistrer, traiter et suivre les demandes de documents divers (regroupement familial attestation d'accueil, certificat de résidence, certificat de vie, CNI, passeport) ;
◦ Gérer des déclarations de changement de noms, de prénoms pour mise en concordance ;
◦ Tenue des registres de l'état civil et délivrance d'actes, de livret de famille ;
◦ Effectuer les transcriptions ;
◦ Actualiser les données législatives et réglementaires ;
◦ Rédiger tous types de courriers ;
◦ Participer aux cérémonies de mariage ;
◦ Assurer une polyvalence sur l'ensemble des autres activités du service Guichet Unique.

* Gestion des élections, recensement :

◦ Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales, ainsi qu'aux tâches annexes liées à la gestion des listes ;
◦ Faire différentes recherches pour divers organismes (impôts, notaires, avocats...) ;
◦ Suivre les circulaires préfectorales ;
◦ Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et les suivre ;
◦ Éditer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale...) ;
◦ Envoyer les cartes électorales ;
◦ Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique et logistique ;
◦ Inscrire les jeunes à la journée d'appel auprès du Bureau du Service National ;
◦ Coordonner et recenser la population.

* Expérience similaire exigée ;
* Connaissances relatives à l'état civil et au funéraire ;
* Connaissance du cadre réglementaire liée à la délivrance d'actes d'état civil ;
* Droits et obligations des usagers ;
* Technique d'accueil et de régulation ;
* Bonne maîtrise de l'outil informatique ;
* Règles techniques et outils de communication ;
* Connaissance de l'environnement territorial et des publics accueillis ;
* Connaissance des logiciels mélodie, réquiem, adagio, comédex
* Capacité à s'adapter à son interlocuteur et à anticiper les demandes ;
* Grande capacité d'écoute ;
* Capacité à travailler en équipe, en autonomie, en polyvalence ;
* Rigueur et sens de l'organisation ;
* Réagir avec pertinence aux situations d'urgence ;
* Devoir de réserve et discrétion professionnelle ;
* Travail en guichet d'accueil ;
* Ouverture du service le samedi matin par roulement