Placé sous l'autorité hiérarchique du chef de service, le titulaire du poste aura pour missions de l'assister et de permettre au service d'accomplir ses missions : lien entre le service et les services instructeurs, assistance des gestionnaires, information des opérateurs économiques.

MISSIONS À REMPLIR :
* Assister la responsable du service :
◦ Élaborer et gérer le tableau de bord de la DAJM ;
◦ Mettre en œuvre la procédure de saisine de la DAJM et des gestionnaires : saisine tableau suivi, création dossiers nuxeo ;
◦ Gérer les modèles de documents : transmission, diffusion, actualisation ;
◦ Planifier et organiser les réunions préparatoires, les réunions de service, rédiger les comptes rendus.
* Répondre, orienter et informer les services et les entreprises :
◦ Gérer les appels téléphoniques : intercepter et prendre les messages ;
◦ Expliquer aux services les procédures marché et les modalités de saisine du service ;
◦ Expliquer aux entreprises la dématérialisation : par téléphone et par mail sous marches ;
◦ Gérer la boîte marchés : diffuser aux gestionnaires concernés ;
◦ Informer les services du suivi de leur marché ;
◦ Rechercher divers documents pour les directions en lien avec les contrôles européens.
* Assister les gestionnaires dans la passation des marchés :
◦ Affecter les dossiers de consultation aux gestionnaires ;
◦ Pré-remplir les rapports d'analyse des offres en cas d'empêchement du gestionnaire ;
◦ Rédiger, envoyer sous et gérer les compléments au dossier de candidature ;
◦ Rédiger le rapport de présentation, les arrêtés en cas d'empêchement du gestionnaire ;
◦ Rédiger les courriers d'attribution ;
◦ Gérer les demandes d'attestations fiscales et sociales ;
◦ Reconstituer le parapheur pour mise à la signature.
* Préparer la mise à la signature et notifier les avenants ;
* Organiser la transmission des parapheurs papiers et dématérialisés : traçabilité, suivi, affectation ;
* Finaliser la procédure de marché :
◦ Gérer la mise à la signature ;
◦ Préparer les exemplaires de marchés ;
◦ Gérer nuxeo : en début et en fin de procédure ;
◦ Préparer les fiches marché ;
◦ Gérer l'envoi dématérialisé des marchés au contrôle de légalité.
* Assurer la notification dématérialisée des marchés.

CAPACITÉS - APTITUDES :
* Maîtrise des outils et process bureautique ;
* Maîtrise des logiciels informatiques et logiciels métier (geco, nuxeo, RSEM...) ;
* Connaissance des procédures de marché ;
* Capacité d'accueil physique et téléphonique ;
* Qualité rédactionnelle (courriers, courriels, documents de marchés) ;
* Qualité relationnelle ;
* Capacité à tenir des tableaux de bord ;
* Rigueur dans l'organisation de son travail ;
* Esprit d'équipe, disponibilité et réactivité ;
* Probité et respect des règles déontologiques ;
* Devoir de réserve, de confidentialité et discrétion professionnelle.

MODALITÉS DE RECRUTEMENT :
* Versant : Fonction Publique Territoriale ;
* Cadres d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux ;
* Recrutement par voie :
◦ Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ;
◦ Contractuelle (Articles 3-2 ou 3-3 de la Loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la Fonction Publique Territoriale).