UN ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

Offre n° O974211100462442
Publiée le 25/11/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
REGION ILE DE LA REUNION
Hôtel de Région Pierre-Lagourgue Avenue René-Cassin Moufia
97490 Saint-Denis
Département de travail
La Réunion
Poste à pourvoir le
01/02/2022
Date limite de candidature
25/12/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. 3-2 loi 84-53) ?

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif territorial
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Descriptif de l'emploi
Placé sous l'autorité hiérarchique du chef de service, le titulaire du poste aura pour missions de l'assister et de permettre au service d'accomplir ses missions : lien entre le service et les services instructeurs, assistance des gestionnaires, information des opérateurs économiques.
Missions
MISSIONS À REMPLIR :
* Assister la responsable du service :
◦ Élaborer et gérer le tableau de bord de la DAJM ;
◦ Mettre en œuvre la procédure de saisine de la DAJM et des gestionnaires : saisine tableau suivi, création dossiers nuxeo ;
◦ Gérer les modèles de documents : transmission, diffusion, actualisation ;
◦ Planifier et organiser les réunions préparatoires, les réunions de service, rédiger les comptes rendus.
* Répondre, orienter et informer les services et les entreprises :
◦ Gérer les appels téléphoniques : intercepter et prendre les messages ;
◦ Expliquer aux services les procédures marché et les modalités de saisine du service ;
◦ Expliquer aux entreprises la dématérialisation : par téléphone et par mail sous marches ;
◦ Gérer la boîte marchés : diffuser aux gestionnaires concernés ;
◦ Informer les services du suivi de leur marché ;
◦ Rechercher divers documents pour les directions en lien avec les contrôles européens.
* Assister les gestionnaires dans la passation des marchés :
◦ Affecter les dossiers de consultation aux gestionnaires ;
◦ Pré-remplir les rapports d'analyse des offres en cas d'empêchement du gestionnaire ;
◦ Rédiger, envoyer sous et gérer les compléments au dossier de candidature ;
◦ Rédiger le rapport de présentation, les arrêtés en cas d'empêchement du gestionnaire ;
◦ Rédiger les courriers d'attribution ;
◦ Gérer les demandes d'attestations fiscales et sociales ;
◦ Reconstituer le parapheur pour mise à la signature.
* Préparer la mise à la signature et notifier les avenants ;
* Organiser la transmission des parapheurs papiers et dématérialisés : traçabilité, suivi, affectation ;
* Finaliser la procédure de marché :
◦ Gérer la mise à la signature ;
◦ Préparer les exemplaires de marchés ;
◦ Gérer nuxeo : en début et en fin de procédure ;
◦ Préparer les fiches marché ;
◦ Gérer l'envoi dématérialisé des marchés au contrôle de légalité.
* Assurer la notification dématérialisée des marchés.
Profils recherchés
CAPACITÉS - APTITUDES :
* Maîtrise des outils et process bureautique ;
* Maîtrise des logiciels informatiques et logiciels métier (geco, nuxeo, RSEM...) ;
* Connaissance des procédures de marché ;
* Capacité d'accueil physique et téléphonique ;
* Qualité rédactionnelle (courriers, courriels, documents de marchés) ;
* Qualité relationnelle ;
* Capacité à tenir des tableaux de bord ;
* Rigueur dans l'organisation de son travail ;
* Esprit d'équipe, disponibilité et réactivité ;
* Probité et respect des règles déontologiques ;
* Devoir de réserve, de confidentialité et discrétion professionnelle.

MODALITÉS DE RECRUTEMENT :
* Versant : Fonction Publique Territoriale ;
* Cadres d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux ;
* Recrutement par voie :
◦ Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ;
◦ Contractuelle (Articles 3-2 ou 3-3 de la Loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la Fonction Publique Territoriale).
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
02 62 48 70 07
Informations complémentaires
Merci de faire votre demande en ligne : https://demarches.cr-reunion.fr/emploi avant le 25 décembre 2021.
Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires.

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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