Assistant.e administratif.ve
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Offre n° O974221100854978
Publiée le 23/11/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Sainte clotilde cedex
Poste à pourvoir le
26/12/2022
Date limite de candidature
24/12/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la responsable du pôle Pilotage Gestion des carrières et des effectifs, il. elle sera chargé(e )des tâches administratives relevant du pôle
Missions / conditions d'exercice
Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Rechercher des informations notamment règlementaires
- Trier, organiser, classer et archiver des documents
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs
- Rédiger des comptes rendus succincts de réunion
Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les entretiens de recrutement...
- Organiser des réunions (réservation de salle, invitations...)
Gestion des livrets d'évaluation professionnelle :
- Actualisation des fiches de poste sur la base des livrets n-1
- Elaboration du livret (objectif n-1, fiche de poste...)
- Distribution des livrets
- Actualisation de la circulaire et des guides
- Suivi des différentes étapes de visa, notification aux agents et classement dans le dossier des agents
Suivi et gestion des conventions de stage rémunéré et non rémunéré
Suivi et gestion des réponses d'emploi, de contrat d'apprentissage, de mobilité...
Gérer une " CVthèque "
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Rechercher des informations notamment règlementaires
- Trier, organiser, classer et archiver des documents
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs
- Rédiger des comptes rendus succincts de réunion
Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les entretiens de recrutement...
- Organiser des réunions (réservation de salle, invitations...)
Gestion des livrets d'évaluation professionnelle :
- Actualisation des fiches de poste sur la base des livrets n-1
- Elaboration du livret (objectif n-1, fiche de poste...)
- Distribution des livrets
- Actualisation de la circulaire et des guides
- Suivi des différentes étapes de visa, notification aux agents et classement dans le dossier des agents
Suivi et gestion des conventions de stage rémunéré et non rémunéré
Suivi et gestion des réponses d'emploi, de contrat d'apprentissage, de mobilité...
Gérer une " CVthèque "
Profils recherchés
- Notion d'organisation et de gestion du temps
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
- Connaissance du fonctionnement des logiciels de bureautique, de l'Internet et de l'intranet
- Connaissance du vocabulaire professionnel du service
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Connaissance des règles de l'expression orale et écrite de qualité
Travail en bureau, avec horaires fixes qui peuvent varier à titre exceptionnel selon les pics d'activité en fonction des obligations du service.
- Un respect des obligations de discrétion et de confidentialité est requis.
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
- Connaissance du fonctionnement des logiciels de bureautique, de l'Internet et de l'intranet
- Connaissance du vocabulaire professionnel du service
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Connaissance des règles de l'expression orale et écrite de qualité
Travail en bureau, avec horaires fixes qui peuvent varier à titre exceptionnel selon les pics d'activité en fonction des obligations du service.
- Un respect des obligations de discrétion et de confidentialité est requis.
Contact
Informations complémentaires
Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations règlementaires
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.