Sous l’autorité de la Directrice de la Commande Publique, vous gérez êtes en charge du suivi administratif des marchés publics à l’aide des fiches décrivant les étapes à accomplir, vous convoquez les instances relatives à la commande publique et assurez l’assistance administrative de la Direction. Vous travaillez en binôme avec la 2nde chargée de gestion administrative et collaborez avec le pôle instruction/conseil de la Direction.
Ainsi, vos missions seront les suivantes :
• Suivre la passation des marchés publics sur le volet administratif :
o Préparer les trames de rapports d’analyse des offres ;
o Télécharger et ouvrir les plis électroniques ;
o Saisir des données sur les logiciels (MarcoWeb, plate-forme de dématérialisation, parapheur électronique, logiciel Actes Office)
o Rédiger et envoyer des courriers suivant les modèles ;
o Télétransmettre en préfecture les dossiers préparés par vos soins (logiciel dédié) ;
o Notifier les contrats ;
o Rédiger et envoyer les avis d’attribution ;
o Transmettre les contrats aux services opérationnels ;
o Exécuter vos missions en suivant l’ordre chronologique imposé par le droit en vigueur.

• Suivre l’exécution des marchés publics sur le volet administratif et pour les actes suivants : avenants, déclaration de sous-traitance

• Assistance à la direction :
o Accueil téléphonique ;
o Planifier les réunions dans les agendas électroniques
o Préparer les instances relatives à la commande publique (réservation de salle, rédaction de l’ordre du jour, gestion des convocations et du quorum);
o Classer et archiver les dossiers

Pour assurer vos missions, vous disposez notamment de modèles et de fiches détaillant les étapes à accomplir.