Assistant administratif polyvalent d'accueil
Offre n° O001260217001400
Publiée le 20/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - 27 chemin de l'Eglise, Prévessin-Moëns (Ain (01))
Poste à pourvoir le
04/05/2026
Date limite de candidature
05/04/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Pôle Services au Territoire et Cadre de Vie regroupe les services urbanisme, bâtiments et patrimoine urbain (voirie, espaces verts). L’objectif de ce pôle est de gérer l’ensemble du patrimoine communal ainsi que d’instruire toutes les autorisations du droit des sols et toutes les demandes relatives à l’aménagement du territoire (particuliers et professionnels).
Au sein du service administratif et relation usagers de ce Pôle, sous l’autorité hiérarchique du responsable du service et l’autorité fonctionnelle des directeurs du pôle, vous assurez en binôme la gestion administrative du pôle dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.
Au sein du service administratif et relation usagers de ce Pôle, sous l’autorité hiérarchique du responsable du service et l’autorité fonctionnelle des directeurs du pôle, vous assurez en binôme la gestion administrative du pôle dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : Assure, en binôme, l’accueil physique et téléphonique du Pôle
- Assure l'accueil physique et téléphonique de 1er niveau du Pôle (riverains/usagers/ entreprises et utilisateurs des ERP, pétitionnaires), en lien avec le service Accueil de la mairie.
- Renseigne, analyse les demandes et oriente vers les diverses équipes opérationnelles et de direction du pôle. Prend en compte le degré d'urgence des demandes et ajuste sa réactivité.
- Représente l'image de la collectivité et du service auprès des usagers.
Mission 2 : Assure, en binôme, la gestion administrative des actes et des dossiers du Pôle
- Réceptionne les courriers et mails arrivés (dispatch, enregistrement et préparation parapheur pour direction).
- Accuse réception par courrier des demandes des usagers, assure le suivi des courriers réponse dans le logiciel courrier Dotelec, rédige des propositions de réponse et/ou saisit et met en forme les courriers du pôle et certains courriers des équipes opérationnelles. Procède à l'archivage.
- Est le référent du Pôle en matière de secrétariat, classement et archivage. Gère de manière autonome la numérisation et l’archivage des dossiers (papier et numérique).
- Assure la gestion administrative des commandes : demande de devis et suivi des commandes passées, suivi du service fait en lien avec les équipes opérationnelles et le service comptabilité. Centralise les commandes du Pôle.
- Assure la saisie des demandes d’intervention sur le logiciel AsTech.
- En appui aux directeurs et responsables de service, participe à la saisie des arrêtés de circulation, d'alignement, de stationnement et de RODP.
- Gère l'affichage informatif et obligatoire sur Digilor ainsi que l'affichage d'autres documents du Pôle.
- Transmet les arrêtés et actes auprès des différents organismes institutionnels et des particuliers.
- Sous la responsabilité de la direction, participe à la saisie des réponses aux DT et DICT et en assure la diffusion et le classement.
- Assure, en lien avec la direction, la gestion administrative des dossiers du Pôle.
- Assure les tâches de secrétariat (courriers, convocations, compte-rendu…), de classement et d’archivage du Pôle.
Mission 3 : Assure l’enregistrement et le suivi des demandes liées à l’adressage et à l’urbanisme
- Assure l’émission des certificats d’adressage et leur transmission aux demandeurs.
- Gère la commande des plaques de numérotation et organiser leur transmission à l’accueil en vue de leur remise aux administrés.
- Assure le lien avec La Poste et les services de l’État dans le cadre des opérations de création ou de modification de numérotation.
- Assure l’enregistrement et le suivi administratif des dossiers d’urbanisme.
Dans le cadre de la polyvalence :
- Peut aider dans les situations d’urgence et/ou de remplacement en fonction des besoins du Pôle.
- Est mobilisable pour les scrutins électoraux.
- Assure l'accueil physique et téléphonique de 1er niveau du Pôle (riverains/usagers/ entreprises et utilisateurs des ERP, pétitionnaires), en lien avec le service Accueil de la mairie.
- Renseigne, analyse les demandes et oriente vers les diverses équipes opérationnelles et de direction du pôle. Prend en compte le degré d'urgence des demandes et ajuste sa réactivité.
- Représente l'image de la collectivité et du service auprès des usagers.
Mission 2 : Assure, en binôme, la gestion administrative des actes et des dossiers du Pôle
- Réceptionne les courriers et mails arrivés (dispatch, enregistrement et préparation parapheur pour direction).
- Accuse réception par courrier des demandes des usagers, assure le suivi des courriers réponse dans le logiciel courrier Dotelec, rédige des propositions de réponse et/ou saisit et met en forme les courriers du pôle et certains courriers des équipes opérationnelles. Procède à l'archivage.
- Est le référent du Pôle en matière de secrétariat, classement et archivage. Gère de manière autonome la numérisation et l’archivage des dossiers (papier et numérique).
- Assure la gestion administrative des commandes : demande de devis et suivi des commandes passées, suivi du service fait en lien avec les équipes opérationnelles et le service comptabilité. Centralise les commandes du Pôle.
- Assure la saisie des demandes d’intervention sur le logiciel AsTech.
- En appui aux directeurs et responsables de service, participe à la saisie des arrêtés de circulation, d'alignement, de stationnement et de RODP.
- Gère l'affichage informatif et obligatoire sur Digilor ainsi que l'affichage d'autres documents du Pôle.
- Transmet les arrêtés et actes auprès des différents organismes institutionnels et des particuliers.
- Sous la responsabilité de la direction, participe à la saisie des réponses aux DT et DICT et en assure la diffusion et le classement.
- Assure, en lien avec la direction, la gestion administrative des dossiers du Pôle.
- Assure les tâches de secrétariat (courriers, convocations, compte-rendu…), de classement et d’archivage du Pôle.
Mission 3 : Assure l’enregistrement et le suivi des demandes liées à l’adressage et à l’urbanisme
- Assure l’émission des certificats d’adressage et leur transmission aux demandeurs.
- Gère la commande des plaques de numérotation et organiser leur transmission à l’accueil en vue de leur remise aux administrés.
- Assure le lien avec La Poste et les services de l’État dans le cadre des opérations de création ou de modification de numérotation.
- Assure l’enregistrement et le suivi administratif des dossiers d’urbanisme.
Dans le cadre de la polyvalence :
- Peut aider dans les situations d’urgence et/ou de remplacement en fonction des besoins du Pôle.
- Est mobilisable pour les scrutins électoraux.
Profils recherchés
- Titulaire ou à défaut contractuel (CDD 1 an renouvelable)
- Formation de niveau bac à bac+2 (domaine administratif, technique ou juridique)
- Expérience sur un poste similaire ou sur un poste d’assistant technique MOE ou MO fortement appréciée
- Connaissances de l’environnement administratif et juridique des collectivités territoriales
- Maîtrise des techniques d’accueil et de secrétariat
- Maîtrise de l’outil informatique
- Excellentes qualités rédactionnelles
- Organisation, méthode et rigueur
- Excellentes qualités relationnelles et posture adaptée
- Confidentialité et discrétion
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie
- Dynamisme, sens de l’alerte et réactivité
- Disponibilité, adaptabilité et proactivité
- Respect des règles professionnelles, éthiques et déontologiques, sens du service public
- Formation de niveau bac à bac+2 (domaine administratif, technique ou juridique)
- Expérience sur un poste similaire ou sur un poste d’assistant technique MOE ou MO fortement appréciée
- Connaissances de l’environnement administratif et juridique des collectivités territoriales
- Maîtrise des techniques d’accueil et de secrétariat
- Maîtrise de l’outil informatique
- Excellentes qualités rédactionnelles
- Organisation, méthode et rigueur
- Excellentes qualités relationnelles et posture adaptée
- Confidentialité et discrétion
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie
- Dynamisme, sens de l’alerte et réactivité
- Disponibilité, adaptabilité et proactivité
- Respect des règles professionnelles, éthiques et déontologiques, sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
Yael BARDOUX, directrice de Pôle au 06.76.42.10.78
Informations complémentaires
Rémunération & avantages :
- Statutaire, indemnité de résidence 3%
- Régime indemnitaire : RIFSEEP, prime de fin d’année, forfait mobilité durable
- Avantages : chèques déjeuner, participation complémentaire santé et prévoyance conventionnées, possibilité d’adhésion à l’amicale du personnel (chèques vacances, ancienneté…)
Procédure de recrutement :
Seules les candidatures complètes seront étudiées (CV, lettre de motivation, diplômes) :
+ dernier arrêté de situation administrative et deux derniers entretiens annuels pour les titulaires,
+ certificats de travail pour les contractuels.
Vous souhaitez intégrer un pôle dynamique au service de l’intérêt général, candidatez :
Via le formulaire en ligne sur le site internet de la commune
ou par email à l’adresse ressources.humaines@prevessin-moens.fr
- Statutaire, indemnité de résidence 3%
- Régime indemnitaire : RIFSEEP, prime de fin d’année, forfait mobilité durable
- Avantages : chèques déjeuner, participation complémentaire santé et prévoyance conventionnées, possibilité d’adhésion à l’amicale du personnel (chèques vacances, ancienneté…)
Procédure de recrutement :
Seules les candidatures complètes seront étudiées (CV, lettre de motivation, diplômes) :
+ dernier arrêté de situation administrative et deux derniers entretiens annuels pour les titulaires,
+ certificats de travail pour les contractuels.
Vous souhaitez intégrer un pôle dynamique au service de l’intérêt général, candidatez :
Via le formulaire en ligne sur le site internet de la commune
ou par email à l’adresse ressources.humaines@prevessin-moens.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.