Adjoint administratif polyvalent chargé(e) des naissances et mariages
Offre n° O002251201000462
Publiée le 01/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune surclassée de 40 000 à 80 000 hab
Lieu de travail
Place de l'Hôtel de Ville, Soissons (Aisne (02))
Poste à pourvoir le
06/01/2026
Date limite de candidature
22/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du public pour toutes les démarches d’état civil et spécifiquement celles liées aux naissances et mariages
- Traiter les demandes des administrés (mail, plateforme HUBEE, courrier) et les réorienter le cas échéant
- Travail en équipe
- Polyvalence au sein du service
- Permanence le samedi matin par roulement et éventuellement l’après-midi pour la célébration des mariages.
- Etre disponible durant les périodes électorales
- Traiter les demandes des administrés (mail, plateforme HUBEE, courrier) et les réorienter le cas échéant
- Travail en équipe
- Polyvalence au sein du service
- Permanence le samedi matin par roulement et éventuellement l’après-midi pour la célébration des mariages.
- Etre disponible durant les périodes électorales
Missions / conditions d'exercice
- Tenue des registres d’état civil (établissement des actes de naissance, mariage, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales, décès)
- Veiller à l’archivage des dossiers et à la clôture des registres.
- Prise en charge des dossiers de mariage ainsi que des éventuelles auditions.
- Assister l’officier d’état civil durant la célébration des mariages
- Délivrance et mise à jour des livrets de famille
- Gestion des rectifications administratives
- Suivre les dossiers spécifiques en lien avec le Parquet (adoptions, changement d’état civil…)
- Contrôler les actes d’état-civil via COMEDEC
- Gestion des opérations et des concessions funéraires du cimetière
- Mise à jour du Répertoire d’Immeubles Localisés (RIL)
- Mise à jour des dossiers de concessions funéraires
- Ponctuellement, assurer le recensement militaire, les inscriptions sur les listes électorales et l’instruction des demandes de titres d’identité.
- Assurer l’instruction et la gestion des dossiers dans les délais impartis avec rigueur et organisation.
- S’adapter à l’évolution de la réglementation et aux nouveaux outils numériques
- Etre force de proposition pour améliorer la qualité du service
- Veiller à l’archivage des dossiers et à la clôture des registres.
- Prise en charge des dossiers de mariage ainsi que des éventuelles auditions.
- Assister l’officier d’état civil durant la célébration des mariages
- Délivrance et mise à jour des livrets de famille
- Gestion des rectifications administratives
- Suivre les dossiers spécifiques en lien avec le Parquet (adoptions, changement d’état civil…)
- Contrôler les actes d’état-civil via COMEDEC
- Gestion des opérations et des concessions funéraires du cimetière
- Mise à jour du Répertoire d’Immeubles Localisés (RIL)
- Mise à jour des dossiers de concessions funéraires
- Ponctuellement, assurer le recensement militaire, les inscriptions sur les listes électorales et l’instruction des demandes de titres d’identité.
- Assurer l’instruction et la gestion des dossiers dans les délais impartis avec rigueur et organisation.
- S’adapter à l’évolution de la réglementation et aux nouveaux outils numériques
- Etre force de proposition pour améliorer la qualité du service
Profils recherchés
- Sens du service public
- Comportement et tenue correcte exigée
- Capacité à travailler et à communiquer en équipe
- Rigueur, méthode et organisation
- Maîtrise de l’outil informatique et être à l’aise avec l’utilisation de logiciels métier
- Connaissance et actualisation de la réglementation en matière d’état civil et plus spécifiquement concernant les naissances et mariages
- Expérience significative dans un poste similaire souhaitée
- Sens de l’organisation
- Respecter le devoir de confidentialité
- Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières lors des pics d’activité et des permanences le samedi
- Autonomie dans la gestion des dossiers et l’organisation du travail
- Délégation de signature pour tous les actes d’état civil et les formalités administratives (à venir)
- Contacts quotidiens avec les administrés, et les opérateurs funéraires
- Relations ponctuelles avec les agents des différents services de la collectivité, le centre hospitalier et le tribunal de Soissons
- Comportement et tenue correcte exigée
- Capacité à travailler et à communiquer en équipe
- Rigueur, méthode et organisation
- Maîtrise de l’outil informatique et être à l’aise avec l’utilisation de logiciels métier
- Connaissance et actualisation de la réglementation en matière d’état civil et plus spécifiquement concernant les naissances et mariages
- Expérience significative dans un poste similaire souhaitée
- Sens de l’organisation
- Respecter le devoir de confidentialité
- Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières lors des pics d’activité et des permanences le samedi
- Autonomie dans la gestion des dossiers et l’organisation du travail
- Délégation de signature pour tous les actes d’état civil et les formalités administratives (à venir)
- Contacts quotidiens avec les administrés, et les opérateurs funéraires
- Relations ponctuelles avec les agents des différents services de la collectivité, le centre hospitalier et le tribunal de Soissons
Contact et modalités de candidature
Contact
0323599193
Informations complémentaires
À l'attention de Monsieur CRÉMONT Alain Maire de Soissons
Contact :
Mme Minette Séverine : s.minette@ville-soissons.fr
Mme Cappigny Manon : recrutement@agglo-soissonnais.com
Contact :
Mme Minette Séverine : s.minette@ville-soissons.fr
Mme Cappigny Manon : recrutement@agglo-soissonnais.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.