Organisation et gestion des assemblées délibérantes communautaires

• Participer à la conception des outils de planification des instances
• Répartir et planifier les activités en fonction des échéances communautaires
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction générale
• Assurer la circulation de l'information entre les différentes instances, la direction et les équipes de travail.
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Procéder au suivi des actes administratifs (rendu-exécutoire)
• Participe au respect des règlements généraux, des statuts et des règles de gouvernance de l'organisation.
• Faire le retour aux services en interne et aux partenaires extérieurs (notification)
• Veiller à la bonne tenue des registres réglementaires des actes administratifs (arrêtés, décisions et délibérations)
• Développer et entretenir des relations de collaboration avec les partenaires institutionnels, municipaux et communautaires.

Traitement des dossiers et saisie de documents

• Rédiger des documents administratifs, des notes synthétiques, des comptes rendus et procès-verbaux des instances et des réunions thématiques
• Gérer et actualiser les référentiels des actes et des conventions/contrats
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Préparer les dossiers, rapports et présentations destinés aux instances décisionnelles.
• Assurer une veille sur les meilleures pratiques en gouvernance
• Contribuer à la rédaction du rapport d'activités annuel de la CARCT



Gestion de l’information, classement et archivage de documents

• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers communautaires
• Participer à la procédure réglementaire du récolement des archives communautaires et faire l’interface avec les Archives départementales.
• Gérer les communications destinées aux membres et aux instances (invitations, rappels, bilans).


Planification et suivi

• Élaborer les calendriers annuels des instances et en assurer le suivi rigoureux.
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service des Assemblées
• Assurer la planification et l’organisation logistique des instances (avec la DSI et l’événementiel) et des tâches techniques (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, gérer les imprévus, etc.)
• Collaborer avec les autres services pour assurer la cohérence des actions communautaires.

Savoirs socioprofessionnels et généraux

• Connaissance des Instances et des modes de gouvernance communautaire
• Connaissances des processus et des circuits décisionnels des assemblées délibérantes
• Bonne connaissance des procédures administratives internes et externes
• Bonne connaissance des procédures d’un service Assemblées (ex : le rendu-exécutoire)
• Outil informatique, logiciels de bureautique et co-déploiement du logiciel de gestion interne des Assemblées (ADEL)
• Aide à la formation du logiciel auprès des autres services de la CARCT
• Techniques de recherche documentaire et réglementaire
• Techniques de planification avec des tableaux de bord partagés
• Bonne communication orale et écrite
• Rigueur et qualité du travail
• Sens de l’organisation et gestion des priorités
• Respect des obligations de discrétion, devoir de réserve et de confidentialité

Conditions d’exercice

• Travail en bureau
• Pics d’activités en soirée liés aux réunions des instances de la Communauté d’agglomération

Relations fonctionnelles

• Relations fréquentes avec les élus
• Relations fréquentes avec l’ensemble des services de l’Agglomération et de la Direction générale
• Relations avec les partenaires institutionnels (Préfecture, Syndicats, Mairies, etc.).
• Travail en équipe au sein du Secrétariat général et de manière transversale avec les autres services communautaires

Moyens techniques

• Bonne connaissance des techniques de l’information et des plateformes de communication ;
• Bonne connaissance des outils informatiques (Outlook et visioconférence)
• Mise à disposition d’un téléphone professionnel, photocopieur, matériel de bureautique, etc.