Assistant administratif
Offre n° O003240411001172
Publiée le 11/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
MONTLUCON
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
11/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Générale Adjointe Aménagement et Cadre de Vie, sous l’autorité hiérarchique de la Responsable du Pôle Ressources, l'agent réalisera les tâches de secrétariat de ce pôle.
Missions / conditions d'exercice
- Tâches de bureautique : saisie du courrier de la Direction, préparation des ordres de service et des procès-verbaux de réception de travaux, fournitures et services, prestations intellectuelles des marchés publics de la Direction Générale adjointe, suivi de l'arrivée et du départ des ordres de service à l'aide d'un tableau de bord
- Classement et archivage des dossiers du Pôle Ressources
- Déplacements au service courrier
- Enregistrement et suivi du courrier ville et agglo de la DGA : enregistrement, ventilation, suivi du courrier avec indication de dates butoir pour les réponses - Transmission au Directeur Général Adjoint pour examen et après visa : répartition du courrier aux Directions concernées
- Gestion circulation des revues : saisie des sommaires sur le cloud
- Etablissement des relevés d'achat des produits ferreux de la DGA
- Référent GTT : gestion des congés du Directeur Général Adjoint, du Pôle Ressources (3 agents) et du SIG (1 agent)
- Organisation de la commission : préparation des sujets pour établir l'ordre du jour, des dossiers de la commission - saisie et diffusion du compte-rendu, relation avec le service vie des assemblées
- Saisie des délibérations et décisions sur logiciel spécifique
- Utilisation de tableaux de bord RH : planning des stagiaires, des saisonniers, des apprentis, du suivi des entretiens professionnels, des demandes de recrutements et remplacements
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion des agendas du DGA et de la Responsable du Pôle Ressources
- Gestion du planning de la salle de réunion de la Direction Générale Adjointe
- Réservations des salles et des véhicules sur le logiciel (référent Planitech)
- Commande de fournitures de bureau
- Saisie et envoi du planning hebdomadaire des astreintes tous corps d'état
- Saisie et envoi du communiqué de presse travaux tous les quinze jours
- Classement et archivage des dossiers du Pôle Ressources
- Déplacements au service courrier
- Enregistrement et suivi du courrier ville et agglo de la DGA : enregistrement, ventilation, suivi du courrier avec indication de dates butoir pour les réponses - Transmission au Directeur Général Adjoint pour examen et après visa : répartition du courrier aux Directions concernées
- Gestion circulation des revues : saisie des sommaires sur le cloud
- Etablissement des relevés d'achat des produits ferreux de la DGA
- Référent GTT : gestion des congés du Directeur Général Adjoint, du Pôle Ressources (3 agents) et du SIG (1 agent)
- Organisation de la commission : préparation des sujets pour établir l'ordre du jour, des dossiers de la commission - saisie et diffusion du compte-rendu, relation avec le service vie des assemblées
- Saisie des délibérations et décisions sur logiciel spécifique
- Utilisation de tableaux de bord RH : planning des stagiaires, des saisonniers, des apprentis, du suivi des entretiens professionnels, des demandes de recrutements et remplacements
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion des agendas du DGA et de la Responsable du Pôle Ressources
- Gestion du planning de la salle de réunion de la Direction Générale Adjointe
- Réservations des salles et des véhicules sur le logiciel (référent Planitech)
- Commande de fournitures de bureau
- Saisie et envoi du planning hebdomadaire des astreintes tous corps d'état
- Saisie et envoi du communiqué de presse travaux tous les quinze jours
Profils recherchés
BAC Secrétariat - Connaissance de la bureautique – Connaissance des règles de classement et d'archivage – Maîtrise des logiciels CEGID – AIRS DELIB – MARCOWEB – PLANITECH - Organisation et rigueur dans le travail - Autonomie - Rapidité - Discrétion - Polyvalence - Travail d'équipe - Sens du service public
Contact
Contact
0470025500
Informations complémentaires
Conditions de travail :
Poste à pourvoir rapidement - Rémunération statutaire – RIFSEEP – Affiliation au CNAS et Accès au COS
Dépôt des candidatures :
Candidature (Lettre de motivation, CV + pour les candidats fonctionnaires, joindre la copie de la dernière situation administrative) à adresser à : Monsieur le Maire, Cité Administrative, Esplanade Georges Pompidou, 1 rue des Conches, CS 13249, 03106 Montluçon Cedex avant le 11 mai 2024
Les entretiens de recrutement auront lieu semaine 22, 23 ou 24
Poste à pourvoir rapidement - Rémunération statutaire – RIFSEEP – Affiliation au CNAS et Accès au COS
Dépôt des candidatures :
Candidature (Lettre de motivation, CV + pour les candidats fonctionnaires, joindre la copie de la dernière situation administrative) à adresser à : Monsieur le Maire, Cité Administrative, Esplanade Georges Pompidou, 1 rue des Conches, CS 13249, 03106 Montluçon Cedex avant le 11 mai 2024
Les entretiens de recrutement auront lieu semaine 22, 23 ou 24
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.