Placé(e) sous l'autorité directe de la directrice générale adjointe des services, vous serez en charge des fonctions de management du pôle administration générale, de gestion du service affaires civiles, de gestion des affaires scolaires et de gestion des opérations électorales

MANAGEMENT DU POLE ADMINISTRATION GENERALE:
- Coordonner et animer le service d'accueil des usagers ainsi que les missions de l'agent affecté à l'agence postale

GESTION DU SERVICE AFFAIRES CIVILES (Etat Civil/Affaires funéraires/Cimetière/Recensement de la Population/Elections)
- Accueillir et renseigner le public sur les services de l'état civil,
- Réceptionner les déclarations et établir des actes d'état civil,
- Tenir administrativement les registres d'état civil,
- Etablir des dossiers de mariage : audition des couples, véracité des documents étrangers, publication des bans...
- Gérer les déclarations de PACS et changement de prénoms - Gérer le cimetière
- Attribuer, renouveler les concessions funéraires
- Mettre à jour le fichier des cimetières
- Contrôler et délivrer les diverses autorisations aux services des Pompes Funèbres
- Piloter la gestion du recensement de la population en lien avec la DGA
- Assurer une veille juridique

GESTION DES AFFAIRES SCOLAIRES
- Organiser, suivre et contrôler la gestion administrative des affaires scolaires : inscriptions, suivi de la carte scolaire, gestion de la réservation des cars scolaires, suivi des effectifs,
- Participer à la définition du projet éducatif global de la collectivité
- Coordonner les services et prestations liés aux affaires scolaires en lien avec la Directrice Générale Adjointe et en partenariat avec les directeur(trice)s d'écoles et le délégataire en charge de I'ALSH
- coordination et suivi du personnel ATSEM dans les écoles maternelles

GESTION DES OPERATIONS ELECTORALES
- Gérer les mouvements des listes électorales
- participer à la mise en place et au déroulement des scrutins électoraux

ACTIVITES ET TACHES SECONDAIRES DU POSTE
* Suivi du budget du " Pôle "
* Assister l'élu lors de la célébration des mariages
* Remplacement de l'agent d'accueil de la mairie en cas d'absences (maladies, formations, congés...

* Formations et qualifications nécessaires :
- Diplômes relatifs aux métiers du secrétariat (BEP, Bac Pro, BTS).
- Expériences professionnelles similaires
* Compétences nécessaires :
-connaissances des procédures relatives à toutes formalités liées à l'état civil, la législation funéraire, les opérations électorales
-connaissance des techniques de secrétariat
-connaissance des procédures administratives
-maîtrise de l'outil informatique
-Instruire l'état civil, les opérations relatives à la législation funéraires et électorale
-Prendre et mettre en forme tout type de courriers, rédiger des documents administratifs
-Gérer et actualiser des bases de données
-Elaborer et tenir à jour des documents imposés juridiquement
-Rédiger des comptes rendus de réunions
-Organiser, gérer des rendez-vous, des réunions, des plannings
-Excellent rédactionnel
-Qualités relationnels (sens de l'accueil et du contact)
-Rigueur
-Sens de l'observation et de l'écoute
-Autonomie
-Discrétion
-Disponibilité