Assistant administratif
Offre n° O003250423000047
Publiée le 23/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
ESPLANADE GEORGES POMPIDOU 1 RUE DES CONCHES, Montluçon (Allier)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du chef de service, vous assurez le secrétariat du protocole, des cérémonies commémoratives, des relations internationales et le suivi administratif des réunions et manifestations.
Vous êtes référent environnement du travail pour l’ensemble des agents du service.
Vous êtes référent environnement du travail pour l’ensemble des agents du service.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
Gestion administrative :
Vous assurez la gestion administrative et organisez le secrétariat du service : traitement des courriers, des appels et des messageries du secteur du protocole, des anciens combattants et des relations internationales.
Vous suivez les plannings d’activités du protocole et vous participez au traitement des commandes en direction des services de la collectivité et des prestataires.
Actions pour les cérémonies et manifestations :
Vous préparez les réunions d’organisation des commémorations et des manifestations, vous réalisez et diffusez les comptes-rendus aux partenaires institutionnels et associatifs. Vous assurez le traitement administratif (demandes, commandes…), la préparation des invitations, et la mise à jour des déroulés. Vous préparez le dossier des manifestations.
Fonctionnement du service :
Vous assistez le chef de service dans le traitement et la préparation du budget, des actes administratifs et des demandes internes. Vous êtes également référent environnement de travail.
Dans vos missions, vous êtes en relation avec le cabinet du Maire-Président, les élus chargés des cérémonies commémoratives, des anciens combattants et des relations internationales et les publics qui fréquentent l’Hôtel de Ville.
Missions complémentaires :
Participer aux missions d'accueil de l'Hôtel de Ville et des mariages.
Suivre la régie d'avance du service en qualité de régisseur suppléant.
Participer ponctuellement aux missions des autres secteurs (cérémonies des vœux, 14 juillet).
Assurer la continuité des actions du service lors des périodes de vacances ou d'absence de vos collègues.
Gestion administrative :
Vous assurez la gestion administrative et organisez le secrétariat du service : traitement des courriers, des appels et des messageries du secteur du protocole, des anciens combattants et des relations internationales.
Vous suivez les plannings d’activités du protocole et vous participez au traitement des commandes en direction des services de la collectivité et des prestataires.
Actions pour les cérémonies et manifestations :
Vous préparez les réunions d’organisation des commémorations et des manifestations, vous réalisez et diffusez les comptes-rendus aux partenaires institutionnels et associatifs. Vous assurez le traitement administratif (demandes, commandes…), la préparation des invitations, et la mise à jour des déroulés. Vous préparez le dossier des manifestations.
Fonctionnement du service :
Vous assistez le chef de service dans le traitement et la préparation du budget, des actes administratifs et des demandes internes. Vous êtes également référent environnement de travail.
Dans vos missions, vous êtes en relation avec le cabinet du Maire-Président, les élus chargés des cérémonies commémoratives, des anciens combattants et des relations internationales et les publics qui fréquentent l’Hôtel de Ville.
Missions complémentaires :
Participer aux missions d'accueil de l'Hôtel de Ville et des mariages.
Suivre la régie d'avance du service en qualité de régisseur suppléant.
Participer ponctuellement aux missions des autres secteurs (cérémonies des vœux, 14 juillet).
Assurer la continuité des actions du service lors des périodes de vacances ou d'absence de vos collègues.
Profils recherchés
Maîtrise de l’outil informatique (suite office, NextCloud, Outlook) et logiciels métier (IDélib - e.sedit RH - ASTRE - Planitech) - Etre capable de traiter des bons de commande et des factures - Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus - Savoir accueillir, renseigner et orienter les publics (accueil téléphonique et physique) - Connaître l'organisation territoriale et institutionnelle de la collectivité, les élus et leurs fonctions - Faire preuve de neutralité et d'une très grande discrétion - Connaître le cadre réglementaire lié à la sécurité alimentaire.
Contact et modalités de candidature
Contact
0470025500
Informations complémentaires
Conditions de travail :
Horaires du poste liés au fonctionnement de l’Hôtel de Ville et aux nécessités de service - Poste à pourvoir rapidement - Rémunération statutaire – RIFSEEP – CET – Affiliation au CNAS et Accès au COS
Dépôt des candidatures :
Candidature (Lettre de motivation, CV + pour les candidats fonctionnaires, joindre la copie de la dernière situation administrative) à adresser à : Monsieur le Maire, Cité Administrative, Esplanade Georges Pompidou, 1 rue des Conches, CS 13249, 03106 Montluçon Cedex avant le 23 mai 2025
Les entretiens de recrutement auront lieu semaine 24,25 ou 26
Horaires du poste liés au fonctionnement de l’Hôtel de Ville et aux nécessités de service - Poste à pourvoir rapidement - Rémunération statutaire – RIFSEEP – CET – Affiliation au CNAS et Accès au COS
Dépôt des candidatures :
Candidature (Lettre de motivation, CV + pour les candidats fonctionnaires, joindre la copie de la dernière situation administrative) à adresser à : Monsieur le Maire, Cité Administrative, Esplanade Georges Pompidou, 1 rue des Conches, CS 13249, 03106 Montluçon Cedex avant le 23 mai 2025
Les entretiens de recrutement auront lieu semaine 24,25 ou 26
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.