Assistant administratif et gestionnaire des réservations de salles
Offre n° O003251215000464
Publiée le 15/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
ESPLANADE GEORGES POMPIDOU 1 RUE DES CONCHES, Montluçon (Allier (03))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Accueil, information et orientation des associations et des usagers durant les horaires d'ouverture au public.
Gestion et suivi des réservations des salles municipales par les associations, usagers privés, organismes divers, directions et services municipaux.
Suivi administratif du service, enregistrement du courrier arrivé et départ, diffusion des informations utiles aux agents du service, référent congés au niveau du service.
Participation dans les projets innovants et structurant du service (Forum des associations, Soirée des bénévoles, GRU portail associations, statut du bénévole, projet de maisons des associations thématiques).
Gestion et suivi des réservations des salles municipales par les associations, usagers privés, organismes divers, directions et services municipaux.
Suivi administratif du service, enregistrement du courrier arrivé et départ, diffusion des informations utiles aux agents du service, référent congés au niveau du service.
Participation dans les projets innovants et structurant du service (Forum des associations, Soirée des bénévoles, GRU portail associations, statut du bénévole, projet de maisons des associations thématiques).
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
Accueil, information et orientation des associations et usagers divers :
- accueil téléphonique ou physique du public, transmission de l'information recherchée ou orientation vers l'interlocuteur ou le service compétent,
- prise des messages et transmission pour traitement,
- hiérarchisation des demandes selon l'urgence et la priorité,
- information sur les procédures internes au service.
Gestion et suivi des réservations occasionnelles et/ou régulières des salles municipales :
- prises des réservations, orientation des réservataires vers la salle adaptée et enregistrement des prêts sur le progiciel Planitech,
- orientation des réservataires vers les autres services municipaux prestataires pour l'organisation de manifestations,
- coordination des réservations avec le coordonnateur des sites associatifs et l'agent au bureau d'accueil de la maison des associations Boris Vian,
- gestion des courriers de confirmation et des conventions correspondantes, des attestations d'assurance,
- gestion des prêts associatifs répétitifs et réguliers à la saison ou à l'année,
- transmission des conventions payantes en DF pour recouvrement,
- édition de plannings de salles hebdomadaires,
- édition des états de réservations des utilisateurs,
- édition de statistiques.
Suivi administratif du service :
- réception des courriers, des formulaires de réservations de salles, enregistrement et traitement,
- réception des courriels et orientation ou traitement,
- utilisation des outils bureautiques et logiciel de gestion,
- rédaction de comptes-rendus de réunions,
- tri, classement et archivage de dossiers et documents,
- référent congés : suivi et enregistrement des congés des agents du service en lien avec les Ressources Humaines,
- transmission des informations municipales concernant les agents de la collectivité, aux agents du service.
Participation dans les projets innovants et structurant du service :
- Forum des associations : participation aux étapes d'organisation, de suivi et de déroulement du Forum des associations,
- Soirée des bénévoles : participation aux étapes d'organisation, de suivi et de déroulement,
- GRU, portail associatif, projet d'un statut de bénévole, projet de création de maisons des associations thématiques.
Missions secondaires :
Assurer la continuité du service lors des périodes de vacances ou d'absence du collègue "Conseillèr(e) et accompagnement aux associations".
Polyvalence et relais pour la gestion du fichier des associations : connaissance des procédures d'identification des associations.
Connaissance des procédures du service : dépôts des demandes de subventions associatives, cases courriers, locaux permanents pour donner une information de base aux associations et orientation vers l'agent compétent.
Connaissance du fonctionnement du réseau Guid'Asso et orientation vers le référent au sein du service et/ou les référents Guid'Asso.
Accueil, information et orientation des associations et usagers divers :
- accueil téléphonique ou physique du public, transmission de l'information recherchée ou orientation vers l'interlocuteur ou le service compétent,
- prise des messages et transmission pour traitement,
- hiérarchisation des demandes selon l'urgence et la priorité,
- information sur les procédures internes au service.
Gestion et suivi des réservations occasionnelles et/ou régulières des salles municipales :
- prises des réservations, orientation des réservataires vers la salle adaptée et enregistrement des prêts sur le progiciel Planitech,
- orientation des réservataires vers les autres services municipaux prestataires pour l'organisation de manifestations,
- coordination des réservations avec le coordonnateur des sites associatifs et l'agent au bureau d'accueil de la maison des associations Boris Vian,
- gestion des courriers de confirmation et des conventions correspondantes, des attestations d'assurance,
- gestion des prêts associatifs répétitifs et réguliers à la saison ou à l'année,
- transmission des conventions payantes en DF pour recouvrement,
- édition de plannings de salles hebdomadaires,
- édition des états de réservations des utilisateurs,
- édition de statistiques.
Suivi administratif du service :
- réception des courriers, des formulaires de réservations de salles, enregistrement et traitement,
- réception des courriels et orientation ou traitement,
- utilisation des outils bureautiques et logiciel de gestion,
- rédaction de comptes-rendus de réunions,
- tri, classement et archivage de dossiers et documents,
- référent congés : suivi et enregistrement des congés des agents du service en lien avec les Ressources Humaines,
- transmission des informations municipales concernant les agents de la collectivité, aux agents du service.
Participation dans les projets innovants et structurant du service :
- Forum des associations : participation aux étapes d'organisation, de suivi et de déroulement du Forum des associations,
- Soirée des bénévoles : participation aux étapes d'organisation, de suivi et de déroulement,
- GRU, portail associatif, projet d'un statut de bénévole, projet de création de maisons des associations thématiques.
Missions secondaires :
Assurer la continuité du service lors des périodes de vacances ou d'absence du collègue "Conseillèr(e) et accompagnement aux associations".
Polyvalence et relais pour la gestion du fichier des associations : connaissance des procédures d'identification des associations.
Connaissance des procédures du service : dépôts des demandes de subventions associatives, cases courriers, locaux permanents pour donner une information de base aux associations et orientation vers l'agent compétent.
Connaissance du fonctionnement du réseau Guid'Asso et orientation vers le référent au sein du service et/ou les référents Guid'Asso.
Profils recherchés
Qualités relationnelles d'accueil, d'écoute, de respect.
Sens du service public
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
Capacité à travailler en équipe.
Qualité d'organisation et de gestion du temps de travail, rigueur, dynamisme, sens des priorités, capacité d'autonomie.
Connaissance des techniques de secrétariat.
Connaissance des outils bureautiques.
Maîtrise du progiciel Planitech.
Connaissance des procédures de service (gestion des salles, gestion des demandes de subventions, et des procédures administratives) et capacité à transmettre l'information.
Capacité à mettre en forme des courriers, des courriels, des documents administratifs.
Les entretiens de recrutement auront lieu semaine 05 ou 06
Sens du service public
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
Capacité à travailler en équipe.
Qualité d'organisation et de gestion du temps de travail, rigueur, dynamisme, sens des priorités, capacité d'autonomie.
Connaissance des techniques de secrétariat.
Connaissance des outils bureautiques.
Maîtrise du progiciel Planitech.
Connaissance des procédures de service (gestion des salles, gestion des demandes de subventions, et des procédures administratives) et capacité à transmettre l'information.
Capacité à mettre en forme des courriers, des courriels, des documents administratifs.
Les entretiens de recrutement auront lieu semaine 05 ou 06
Contact et modalités de candidature
Contact
0470025500
Informations complémentaires
Conditions de travail :
Combiner quotidiennement des fonctions d'accueil (téléphonique, physique, numérique) et de gestion de dossiers - Horaires de travail tenant comptant des horaires d'ouverture au public du service - Forum des associations une fois par an sur un week-end complet - Soirée des bénévoles une fois par an en décembre.
Poste à pourvoir rapidement - Rémunération statutaire – RIFSEEP – Accès au Comité des Œuvres Sociales – Affiliation au CNAS – Participation employeur Prévoyance et mutuelle Santé – Accès restaurant administratif – Forfait mobilité durable – Partenariat pour participation co-voiturage
Dépôt des candidatures :
Candidature (Lettre de motivation, CV + pour les candidats fonctionnaires, joindre la copie de la dernière situation administrative) à adresser à : Monsieur le Maire, Cité Administrative, Esplanade Georges Pompidou, 1 rue des Conches, CS 13249, 03106 Montluçon Cedex avant le 14 janvier 2026 – Les entretiens de recrutement se dérouleront semaine 05 ou 06
Combiner quotidiennement des fonctions d'accueil (téléphonique, physique, numérique) et de gestion de dossiers - Horaires de travail tenant comptant des horaires d'ouverture au public du service - Forum des associations une fois par an sur un week-end complet - Soirée des bénévoles une fois par an en décembre.
Poste à pourvoir rapidement - Rémunération statutaire – RIFSEEP – Accès au Comité des Œuvres Sociales – Affiliation au CNAS – Participation employeur Prévoyance et mutuelle Santé – Accès restaurant administratif – Forfait mobilité durable – Partenariat pour participation co-voiturage
Dépôt des candidatures :
Candidature (Lettre de motivation, CV + pour les candidats fonctionnaires, joindre la copie de la dernière situation administrative) à adresser à : Monsieur le Maire, Cité Administrative, Esplanade Georges Pompidou, 1 rue des Conches, CS 13249, 03106 Montluçon Cedex avant le 14 janvier 2026 – Les entretiens de recrutement se dérouleront semaine 05 ou 06
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.