Missions principales exercées sous l’autorité du responsable hiérarchique
L’assistant de gestion administrative assure le bon fonctionnement administratif du secrétariat du maire. Il apporte un appui organisationnel, logistique et administratif direct au maire, en garantissant la fluidité des informations, la qualité du suivi des dossiers et la coordination des activités du secrétariat.
Gestion administrative
• Réception, traitement, suivi et classement du courrier (entrant et sortant) en lien avec le directeur général des services
• Gestion des demandes adressées au Maire et aux adjoints
• Rédaction et relecture de courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
• Préparation et suivi des dossiers du maire (réunions, conseils, rendez-vous)
• Mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi
Organisation et coordination
• Gestion de l’agenda du maire
• Organisation des réunions, déplacements et événements du secrétariat
• Coordination des visites de terrain et réunions internes
• Interface avec les services municipaux et les partenaires institutionnels
• Circulation et sécurisation de l’information
• Organisation des astreintes des élus
Accueil et communication
• Accueil physique et téléphonique
• Filtrage et orientation des demandes
• Contribution à l’image professionnelle du secrétariat
• Organisation et accompagnement des déplacements du maire au sein des services municipaux
Suivi des dossiers
• Suivi des décisions et engagements du maire
• Relances et coordination avec les interlocuteurs concernés
• Participation à la préparation des conseils municipaux et commissions
Lien avec le Directeur Général des Services (DGS)
L’assistant de gestion administrative du secrétariat du maire entretient un lien fonctionnel étroit avec le Directeur Général des Services (DGS) et les services de la collectivité.