Agent d’accueil et de secrétariat
Offre n° O004250410000334
Publiée le 10/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Le Village, Limans (Alpes-de-Hte-Provence)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
12/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Missions principales du poste :
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Accueil et renseignement de la population
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique sur validation du maire
• Elaboration des actes administratifs sur validation du maire
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Accueil et renseignement de la population
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique sur validation du maire
• Elaboration des actes administratifs sur validation du maire
Missions / conditions d'exercice
Missions principales du poste :
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Accueil et renseignement de la population
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique sur validation du maire
• Elaboration des actes administratifs sur validation du maire
Secrétariat :
• Accueil du public/Standard/Renseignement
• Gestion des registres de courrier
• Gestion de la location de la salle des fêtes
• Rédactions des arrêtés municipaux
• Accompagnement du public pour des démarches administratives spécifiques
• Relations avec les associations
• Inscriptions à l’école (Base Elèves)
• Gestion du périscolaire et de la cantine
• Gestion des commandes
• Réception des demandes de logement
• Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes –suivi avec les autorités militaires
• Réception et traitement des courriers, mails
• Rédaction et frappe du courrier administratif, rapports, comptes-rendus…
• Archivage
Etat civil :
• Enregistrer et rédiger des actes d’Etat Civil
• Rédiger les actes de l’Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
• Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
• Tenue des registres d’Etat Civil et suivi des déclarations d'actes
• Apposer les mentions marginales
• Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales).
Urbanisme :
• Réception et enregistrement : des permis de construire des déclarations de travaux, des certificats et enseignements d’urbanisme...
• Envoi des dossiers pour avis aux organismes
• Appui aux élus pour l’instruction des déclarations de travaux et certificats d’urbanisme
• Voirie : saisie des arrêtés de voirie, occupation du domaine public...
• Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations.
• Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
• Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
• Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)
• Veiller à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles.
Intérêts, contraintes, difficultés du poste :
• Présence aux cérémonies d’état civil
• Présence aux scrutins électoraux
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Accueil et renseignement de la population
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique sur validation du maire
• Elaboration des actes administratifs sur validation du maire
Secrétariat :
• Accueil du public/Standard/Renseignement
• Gestion des registres de courrier
• Gestion de la location de la salle des fêtes
• Rédactions des arrêtés municipaux
• Accompagnement du public pour des démarches administratives spécifiques
• Relations avec les associations
• Inscriptions à l’école (Base Elèves)
• Gestion du périscolaire et de la cantine
• Gestion des commandes
• Réception des demandes de logement
• Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes –suivi avec les autorités militaires
• Réception et traitement des courriers, mails
• Rédaction et frappe du courrier administratif, rapports, comptes-rendus…
• Archivage
Etat civil :
• Enregistrer et rédiger des actes d’Etat Civil
• Rédiger les actes de l’Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
• Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
• Tenue des registres d’Etat Civil et suivi des déclarations d'actes
• Apposer les mentions marginales
• Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales).
Urbanisme :
• Réception et enregistrement : des permis de construire des déclarations de travaux, des certificats et enseignements d’urbanisme...
• Envoi des dossiers pour avis aux organismes
• Appui aux élus pour l’instruction des déclarations de travaux et certificats d’urbanisme
• Voirie : saisie des arrêtés de voirie, occupation du domaine public...
• Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations.
• Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
• Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
• Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)
• Veiller à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles.
Intérêts, contraintes, difficultés du poste :
• Présence aux cérémonies d’état civil
• Présence aux scrutins électoraux
Profils recherchés
Savoirs :
• Parfaite maîtrise de l’outil informatique
• Connaissance du logiciel AGEDI
• Connaissance de l’environnement territorial
• Connaissance des sources du droits et du statut de la fonction publique territoriale, de la réglementation relative au code du travail
Savoir faire :
• Respecter les délais réglementaires
• Savoir gérer la polyvalence et les priorités
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre règlementaire des dossiers administratifs
• Etre force de proposition
Savoir être :
• Qualités relationnelles
• Sens de la communication et du service public
• Être organisé, rigoureux
• Rendre compte de son activité
• Être diplomate
• Bonne entente avec le maire
• Travailler en coordination avec la secrétaire générale de mairie
• Droit de réserve et de discrétion
• Disponibilité et dynamisme
• Parfaite maîtrise de l’outil informatique
• Connaissance du logiciel AGEDI
• Connaissance de l’environnement territorial
• Connaissance des sources du droits et du statut de la fonction publique territoriale, de la réglementation relative au code du travail
Savoir faire :
• Respecter les délais réglementaires
• Savoir gérer la polyvalence et les priorités
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre règlementaire des dossiers administratifs
• Etre force de proposition
Savoir être :
• Qualités relationnelles
• Sens de la communication et du service public
• Être organisé, rigoureux
• Rendre compte de son activité
• Être diplomate
• Bonne entente avec le maire
• Travailler en coordination avec la secrétaire générale de mairie
• Droit de réserve et de discrétion
• Disponibilité et dynamisme
Contact et modalités de candidature
Contact
0492730169
Informations complémentaires
titulaire d'un CAP/BEP
lettre de motivation
CV
permis B
Entretien si candidature retenue dès la 1ère sélection
lettre de motivation
CV
permis B
Entretien si candidature retenue dès la 1ère sélection
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.