Secrétaire Assistant Technique et Financier
Offre n° O004250620001201
Publiée le 20/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Provence Alpes Agglomération, Digne-les-Bains (Alpes-de-Hte-Provence)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
22/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Rémunération indicative
Rémunération selon grille indiciaire
Descriptif de l'emploi
Au sein du service de Prévention et Gestion des Déchets (78 agents) de Provence Alpes Agglomération, vous travaillerez plus spécifiquement avec le Responsable « Administratif / Finances » et l’agent affecté à ce service. Vous participerez au fonctionnement administratif et financier du service : suivi et gestion des dossiers et assistance au Responsable du service.
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité du Responsable Administratif / Finances, les missions du Secrétaire Assistant.e Technique et Financier seront :
- Suivi comptable et statistique :
o Suivre et traiter les devis et bons de commandes avec imputation comptable (engagement et rapprochement)
o Vérifier la facturation et le suivi du budget
o Réaliser la facturation pour le service (redevance spéciale et tarification incitative) en lien avec le service Finances de Provence Alpes Agglomération et les services du Trésor Public
- Suivi et gestion des dossiers :
o Suivre les contrats en lien avec les services (fournitures, maintenances, réparations, nettoyage des vêtements …)
o Evaluer, suivre et préparer les commandes de fournitures des différents sites
o Suivre le fichier des usagers
- Participation au fonctionnement du service
o Effectuer les opérations classiques de secrétariat : rédactions, photocopies, archivages, ouverture et affectation du courrier et mails, préparation des éléments de réponse, réponse et filtrage des appels téléphoniques, mise à jour des bases de données des fichiers
o Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, tableaux, compte-rendu, rapports …) à partir d’instructions orales ou écrites et les soumettre au contrôle et à la signature de la hiérarchie puis en assurer la diffusion
o Transmettre au Responsable les besoins d’évolutions des procédures et des outils à mettre en place
o Participer aux réunions hebdomadaires du service et à toutes autres réunions ou instances nécessaires
o Préparer et organiser les différentes réunions : convocations, préparations des dossiers préalables, réservations des salles, réception des participants
o Gérer les relations entre les interlocuteurs internes et externes au service
o Gérer les réclamations
o Gérer les achats de fournitures et du fonctionnement courant du bureau
- Assistance auprès du Responsable
o Participer au recollement des données de structuration du rapport annuel d’activité (RAPQS)
o Saisir les données en lien avec la matrice des coûts et le suivi des contrats avec éco-organismes.
- Suivi comptable et statistique :
o Suivre et traiter les devis et bons de commandes avec imputation comptable (engagement et rapprochement)
o Vérifier la facturation et le suivi du budget
o Réaliser la facturation pour le service (redevance spéciale et tarification incitative) en lien avec le service Finances de Provence Alpes Agglomération et les services du Trésor Public
- Suivi et gestion des dossiers :
o Suivre les contrats en lien avec les services (fournitures, maintenances, réparations, nettoyage des vêtements …)
o Evaluer, suivre et préparer les commandes de fournitures des différents sites
o Suivre le fichier des usagers
- Participation au fonctionnement du service
o Effectuer les opérations classiques de secrétariat : rédactions, photocopies, archivages, ouverture et affectation du courrier et mails, préparation des éléments de réponse, réponse et filtrage des appels téléphoniques, mise à jour des bases de données des fichiers
o Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, tableaux, compte-rendu, rapports …) à partir d’instructions orales ou écrites et les soumettre au contrôle et à la signature de la hiérarchie puis en assurer la diffusion
o Transmettre au Responsable les besoins d’évolutions des procédures et des outils à mettre en place
o Participer aux réunions hebdomadaires du service et à toutes autres réunions ou instances nécessaires
o Préparer et organiser les différentes réunions : convocations, préparations des dossiers préalables, réservations des salles, réception des participants
o Gérer les relations entre les interlocuteurs internes et externes au service
o Gérer les réclamations
o Gérer les achats de fournitures et du fonctionnement courant du bureau
- Assistance auprès du Responsable
o Participer au recollement des données de structuration du rapport annuel d’activité (RAPQS)
o Saisir les données en lien avec la matrice des coûts et le suivi des contrats avec éco-organismes.
Profils recherchés
Formation de niveau BAC Pro souhaitée dans le domaine de l’administration ou de la gestion.
Savoirs :
- Formalisme des documents administratifs courants
- Instances et procédures de décisions de la Collectivité
- Environnement institutionnel
- Règles budgétaires (nomenclature, engagements, imputations comptables)
- Organisation et gestion du temps
- Règles de l’expression écrite et orale
Savoir-faire :
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
- Enregistrement, classement et archivage des documents
- Organisation du travail selon les priorités et capacité d’alerter selon le domaine d’activité
- Maîtrise des outils informatiques et formation sur les logiciels métiers
- Mise en forme des documents administratifs
Savoir-être :
- Capacité à s’adapter à des situations variées et à ajuster ses comportements en fonction du type d’interlocuteur
- Force de proposition, volontaire et dynamique
- Capacité à être à l’écoute des autres et réceptif aux informations fournies par l’environnement
- Capacité à être efficace dans l’organisation de sa propre activité et à appliquer les décisions en hiérarchisant les actions en fonction de leurs urgences et/ou importances
- Capacité à s’intégrer et à coopérer dans un ou plusieurs groupes de travail et d’y apporter une contribution efficace
Savoirs :
- Formalisme des documents administratifs courants
- Instances et procédures de décisions de la Collectivité
- Environnement institutionnel
- Règles budgétaires (nomenclature, engagements, imputations comptables)
- Organisation et gestion du temps
- Règles de l’expression écrite et orale
Savoir-faire :
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
- Enregistrement, classement et archivage des documents
- Organisation du travail selon les priorités et capacité d’alerter selon le domaine d’activité
- Maîtrise des outils informatiques et formation sur les logiciels métiers
- Mise en forme des documents administratifs
Savoir-être :
- Capacité à s’adapter à des situations variées et à ajuster ses comportements en fonction du type d’interlocuteur
- Force de proposition, volontaire et dynamique
- Capacité à être à l’écoute des autres et réceptif aux informations fournies par l’environnement
- Capacité à être efficace dans l’organisation de sa propre activité et à appliquer les décisions en hiérarchisant les actions en fonction de leurs urgences et/ou importances
- Capacité à s’intégrer et à coopérer dans un ou plusieurs groupes de travail et d’y apporter une contribution efficace
Contact et modalités de candidature
Contact
04 92 32 42 10
Informations complémentaires
RELATIONS FONCTIONNELLES :
- Internes : en lien avec les services du Pôle Opérationnel et des Finances.
- Externes : avec les particuliers, les Communes, les prestataires, le Trésor Public …
SPECIFICITE DU POSTE : Possibilité d’horaires décalés suivant les réunions ou événements prévus.
CONTACTS ET INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :
Transmettre votre CV ainsi que votre LETTRE DE MOTIVATION au Service des Ressources Humaines à l’adresse courriel suivante :
recrutement@provencealpesagglo.fr - 04 92 32 42 10
- Internes : en lien avec les services du Pôle Opérationnel et des Finances.
- Externes : avec les particuliers, les Communes, les prestataires, le Trésor Public …
SPECIFICITE DU POSTE : Possibilité d’horaires décalés suivant les réunions ou événements prévus.
CONTACTS ET INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :
Transmettre votre CV ainsi que votre LETTRE DE MOTIVATION au Service des Ressources Humaines à l’adresse courriel suivante :
recrutement@provencealpesagglo.fr - 04 92 32 42 10
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.