Assistant(e) administratif(ve) du secrétariat général
Offre n° O004251001000991
Publiée le 01/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La commune de Gréoux-les-Bains, station de tourisme située, dans les Alpes de Haute-Provence, 3 000 habitants, surclassée 10 à 20 000 habitants (3ème station thermale de France par sa fréquentation).
Collectivité attractive et dynamique reconnue pour la qualité de son cadre de vie, la commune rayonne par son territoire exceptionnel par sa dimension touristique (1 500 000 nuitées par an), son patrimoine et son environnement unique.
Collectivité attractive et dynamique reconnue pour la qualité de son cadre de vie, la commune rayonne par son territoire exceptionnel par sa dimension touristique (1 500 000 nuitées par an), son patrimoine et son environnement unique.
Lieu de travail
Place de l'hôtel de ville, Gréoux-les-Bains (Alpes-de-Hte-Provence)
Poste à pourvoir le
01/12/2025
Date limite de candidature
02/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP + prime de fin d’année) + Plurélya + COS + compte épargne temps + 12 jours RTT
Descriptif de l'emploi
La commune de Gréoux-les-Bains, station de tourisme située, dans les Alpes de Haute-Provence, 3 000 habitants, surclassée 10 à 20 000 habitants (3ème station thermale de France par sa fréquentation).
Collectivité attractive et dynamique reconnue pour la qualité de son cadre de vie, la commune rayonne par son territoire exceptionnel par sa dimension touristique (1 500 000 nuitées par an), son patrimoine et son environnement unique.
Au sein du pôle « Affaires générales » et sous l’autorité de la responsable du secrétariat général, la commune recrute pour renforcer le service un ou une assistant(e) administratif(ve) pour assurer les missions et activités suivantes :
Collectivité attractive et dynamique reconnue pour la qualité de son cadre de vie, la commune rayonne par son territoire exceptionnel par sa dimension touristique (1 500 000 nuitées par an), son patrimoine et son environnement unique.
Au sein du pôle « Affaires générales » et sous l’autorité de la responsable du secrétariat général, la commune recrute pour renforcer le service un ou une assistant(e) administratif(ve) pour assurer les missions et activités suivantes :
Missions / conditions d'exercice
Renseignement et orientation des demandes :
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Présenter des documents d’information et de communication
- Orienter les personnes et services compétents
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Développer des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, etc.)
- Saisir les courriers entrants et sortants et les orienter vers les services concernés (tâche ponctuelle)
Secrétariat du Maire et des élus :
- Gérer les agendas des élus, du Directeur Général des Services, prendre et organiser les rendez-vous
- Rédiger / Saisir des courriers et des courriels
- Assurer l’organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, etc.)
Gestion administrative du Secrétariat Général :
- Standard téléphonique du secrétariat général
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Gérer et actualiser des bases d’informations (logiciel GEC, délibérations, décisions municipales et arrêtés du maire)
- Rédiger des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés)
- Télétransmission des actes via « Fast-Act »
- Publicité des actes administratifs
- Assurer le suivi de certains dossiers thématiques et du contentieux
- Trier, classer et archiver les documents du service
Sécurisation juridique :
- Sensibiliser les élues et élus, et les services sur les risques encourus par la collectivité
- Informer et sensibiliser les différents services au processus de contrôle préalable des actes
- Veiller au respect de la réglementation
- Assurer une veille juridique et réglementaire
- Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
- Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
Organisation et gestion des assemblées délibérantes :
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
- Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
- Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes
Communication sur le site de la commune et gestion des réseaux sociaux :
- Elaborer des supports de communication
- Rédiger des communiqués
- Concevoir et organiser des actions d’information
- Adapter les messages aux supports de communication et aux publics visés
- Rechercher et proposer des illustrations pour les articles
- Faire vivre, alimenter tous les supports de communication
- Rédiger et publier sur les réseaux sociaux de la collectivité des contenus pertinents et adaptés en fonction des priorités de communication
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Présenter des documents d’information et de communication
- Orienter les personnes et services compétents
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Développer des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, etc.)
- Saisir les courriers entrants et sortants et les orienter vers les services concernés (tâche ponctuelle)
Secrétariat du Maire et des élus :
- Gérer les agendas des élus, du Directeur Général des Services, prendre et organiser les rendez-vous
- Rédiger / Saisir des courriers et des courriels
- Assurer l’organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, etc.)
Gestion administrative du Secrétariat Général :
- Standard téléphonique du secrétariat général
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Gérer et actualiser des bases d’informations (logiciel GEC, délibérations, décisions municipales et arrêtés du maire)
- Rédiger des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés)
- Télétransmission des actes via « Fast-Act »
- Publicité des actes administratifs
- Assurer le suivi de certains dossiers thématiques et du contentieux
- Trier, classer et archiver les documents du service
Sécurisation juridique :
- Sensibiliser les élues et élus, et les services sur les risques encourus par la collectivité
- Informer et sensibiliser les différents services au processus de contrôle préalable des actes
- Veiller au respect de la réglementation
- Assurer une veille juridique et réglementaire
- Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
- Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
Organisation et gestion des assemblées délibérantes :
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
- Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
- Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes
Communication sur le site de la commune et gestion des réseaux sociaux :
- Elaborer des supports de communication
- Rédiger des communiqués
- Concevoir et organiser des actions d’information
- Adapter les messages aux supports de communication et aux publics visés
- Rechercher et proposer des illustrations pour les articles
- Faire vivre, alimenter tous les supports de communication
- Rédiger et publier sur les réseaux sociaux de la collectivité des contenus pertinents et adaptés en fonction des priorités de communication
Profils recherchés
- Expérience dans une fonction similaire exigée (FPT de préférence + notions de droit)
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Qualités relationnelles et rédactionnelles exigées
- Maîtrise de soi
- Rigueur
- Disponibilité
- Sens du devoir et du service public
- Capacité d’initiative et de réaction
- Maîtrise des outils informatiques courants
- Connaissance des règles de communication (protocole – communication numérique et digitale)
- Technique rédactionnelle de rapports, de notes de synthèse, de supports numériques
Conditions d'exercice :
- Horaires de travail (37h00/semaine) : Lu-Ma-Me-Je 08h30-12h30 & 13h30-17h00 – Ve 08h30-12h30 & 13h30-16h30
- Travail en bureau partagé
- Possibilité de réunions en soirée de façon ponctuelle
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Qualités relationnelles et rédactionnelles exigées
- Maîtrise de soi
- Rigueur
- Disponibilité
- Sens du devoir et du service public
- Capacité d’initiative et de réaction
- Maîtrise des outils informatiques courants
- Connaissance des règles de communication (protocole – communication numérique et digitale)
- Technique rédactionnelle de rapports, de notes de synthèse, de supports numériques
Conditions d'exercice :
- Horaires de travail (37h00/semaine) : Lu-Ma-Me-Je 08h30-12h30 & 13h30-17h00 – Ve 08h30-12h30 & 13h30-16h30
- Travail en bureau partagé
- Possibilité de réunions en soirée de façon ponctuelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0492780025
Informations complémentaires
Les candidatures sont soit à déposer sur emploi territorial, soit à adresser à Monsieur le Maire - Service des ressources Humaines - Place de l Hôtel de Ville 04800 GREOUX-LES-BAINS ou soit à envoyer par mail à rh@mairie-greouxlesbains.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.