L'agent assure, au sein du secrétariat de mairie, un rôle polyvalent organisé autour de cinq axes principaux : l'accueil du public, la comptabilité, l'état civil, la gestion administrative des instances communales et la tenue de l'agence postale communale.
2.1 Accueil
• Accueil physique et téléphonique du public, des élus et des partenaires institutionnels
• Renseignement et orientation des administrés dans leurs démarches
• Réception, enregistrement, ventilation et affranchissement du courrier
• Gestion des boîtes mail génériques de la mairie
• Tenue des registres d'accueil et suivi des demandes des usagers
2.2 Comptabilité
• Engagement, liquidation et mandatement des dépenses de fonctionnement et d'investissement
• Émission des titres de recettes
• Suivi de l'exécution budgétaire (budget principal et budgets annexes)
• Préparation des pièces justificatives et relation avec la Trésorerie / le comptable public
• Suivi des relances fournisseurs et des régies éventuelles
• Participation à la préparation du budget primitif et du compte administratif
2.3 État civil
• Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil (naissances, reconnaissances, décès)
• Constitution des dossiers de mariage et de PACS ; célébration administrative en appui de l'officier d'état civil
• Tenue et mise à jour des registres d'état civil, tables décennales et répertoires
• Délivrance des copies et extraits d'actes, livrets de famille
• Gestion des dossiers de recensement citoyen et des listes électorales
2.4 Gestion administrative des conseils municipaux
• Préparation matérielle et administrative des séances du conseil municipal
• Rédaction des convocations, de l'ordre du jour et des notes de synthèse
• Rédaction des délibérations en lien avec les élus et, le cas échéant, les services concernés
• Rédaction des procès-verbaux et comptes rendus de séance
• Transmission des actes (délibérations, arrêtés) au contrôle de légalité en préfecture via la télétransmission
• Tenue du registre des délibérations et suivi de leur publication/affichage
• Suivi des décisions du Maire et des arrêtés municipaux
2.5 Agence postale communale
• Accueil et service des usagers au guichet de l'agence postale communale
• Vente de timbres, enveloppes et produits postaux courants
• Affranchissement, réception et expédition du courrier et des colis
• Réalisation des opérations financières courantes autorisées (dépôts et retraits d'espèces dans la limite des plafonds fixés par convention avec La Poste)
• Tenue de la caisse de l'agence postale, suivi des opérations et remises de fonds
• Tenue des registres et documents postaux réglementaires
• Relation avec les services de La Poste dans le cadre de la convention de partenariat avec la commune
• Application des procédures de sécurité liées à la manipulation d'espèces et de valeurs