1 Accueil et relation avec les résidents
– Assurer l'accueil physique et téléphonique de la résidence (résidents, familles, prestataires, partenaires),
– Renseigner les résidents et leur entourage sur les services de la résidence et les démarches administratives,
– Réceptionner et orienter les demandes d'admission ; préparer les dossiers d'entrée,
– Assurer le suivi administratif des sorties (départ, décès),
– Participer à l'actualisation du règlement de fonctionnement et du contrat de séjour,
– Contribuer à la bientraitance des résidents par une attitude d'écoute et de bienveillance.

2 Facturation et gestion financière
– Élaborer et émettre les titres de recettes mensuels relatifs aux redevances d'hébergement et aux prestations complémentaires (repas, blanchisserie, animations, etc.),
– Assurer le suivi des paiements, relancer les impayés en lien avec le Directeur,
– Saisir les éléments nécessaires au calcul de l'Allocation Personnalisée de Logement (APL) et correspondre avec la CAF,
– Préparer les documents nécessaires à la comptabilité M22 en lien avec le Directeur,
– Tenir à jour les tableaux de bord de suivi financier.

3 Gestion administrative
– Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, comptes-rendus, notes internes et procédures,
– Assurer la gestion du courrier entrant et sortant,
– Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des résidents (contrats, avenants, assurances, pièces d'identité, etc.),
– Organiser et archiver les documents conformément au tableau de gestion des archives,
– Participer à la préparation des réunions institutionnelles : convocations, ordre du jour, comptes-rendus,
– Mettre à jour les registres réglementaires (entrées/sorties résidents, registre de sécurité, etc.).

4 Ressources humaines (appui)
– Participer à la gestion administrative des ressources humaines en appui du Directeur : suivi des plannings, déclarations d'absences, préparation des éléments de paie,
– Mettre à jour le tableau de bord RH (congés, formations, visites médicales).

5 Tâches diverses à la demande du Directeur
– Réaliser toute tâche administrative ou de secrétariat demandée par la hiérarchie dans le cadre du service,
– Participer ponctuellement aux projets transversaux de la résidence (démarche qualité HAS, appels d'offres, etc.).