Missions
• Organiser et encadrer l’accueil, accompagner la montée en compétences de l’agent sous son autorité et assurer son évaluation professionnelle.
• Préparer et suivre les conseils municipaux, en veillant à la complétude des dossiers et au respect des échéances.
• Fiabiliser le circuit des délibérations, arrêtés et décisions, leur transmission, leur publicité et leur conservation.
• Organiser le traitement du courrier et la circulation de l’information entre la direction, les élus et les services.
• Assurer le soutien et la suppléance de l’accueil pour garantir la continuité du service.
Activités techniques spécifiques au métier
Encadrement et organisation de l’accueil :
• Répartir le travail, fixer les priorités, suivre les dossiers et organiser les remplacements avec le DGS.
• Former et accompagner l’agent d’accueil, identifier ses besoins de formation et actualiser les procédures.
• Conduire son entretien professionnel annuel en qualité de supérieur hiérarchique direct, établir et signer le compte rendu, fixer les objectifs et suivre leur réalisation.
• Contrôle de la qualité et de la bonne exécution des missions.
• Transmission des consignes et accompagnement dans la prise en main des procédures.
Préparation et suivi du conseil municipal :
• Établir le calendrier, recueillir les projets et annexes auprès des services, préparer les dossiers, notes de synthèse et convocations, sous la validation et avec le concours du DGS.
• Mettre en forme les délibérations et vérifier les références, mentions et pièces nécessaires ; signaler les difficultés juridiques au DGS.
• A posteriori du conseil municipal, assister le secrétaire de séance désigné par le conseil dans la préparation du procès-verbal.
• Suivre la signature, la numérotation, l’enregistrement et les transmissions obligatoires ; vérifier les publications ou notifications, conserver les justificatifs et diffuser les actes aux services concernés.
• S’assurer du suivi de la publicité de la liste des délibérations examinées et du procès-verbal dans les délais applicables.
Suivi des arrêtés, décisions et courriers :
• Centraliser l’enregistrement et la numérotation des actes, tenir les chronos et registres et suivre les circuits de signature.
• Effectuer les vérifications réglementaires de premier niveau à partir des procédures validées ; suivre les transmissions obligatoires au contrôle de légalité et les formalités de publicité ou de notification.
• Préparer le relevé des décisions prises par délégation pour permettre au maire d’en rendre compte au conseil municipal.
• Organiser l’enregistrement, le visa et la distribution du courrier ; suivre les réponses attendues, relancer les services et alerter le DGS des urgences ou retards.
• Assurer le classement et l’archivage, dans le respect des règles de conservation, de confidentialité et d’accès aux documents.
Soutien et suppléance de l’agent d’accueil :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique, l’information et l’orientation du public.
• Traiter les demandes de cartes d’identité et de passeports au dispositif de recueil, selon les habilitations détenues.
• Assurer le traitement administratif de l’état civil : reconnaissances, naissances, mariages et décès, dans les limites des attributions et délégations applicables.
• Suivre les dossiers de cimetières et concessions, de débits de boissons et de meublés de tourisme relevant de la commune.
• Légalisation de signatures.
• Tenue et mise à jour des registres d'état civil, notamment par l'apposition de mentions marginales.
• Rédaction, transmission et suivi des avis de mention.
• Réception et instruction des demandes de recensement citoyen.
Affaires scolaires, en soutien et en suppléance de l’accueil :
• Accueil et renseignement des familles.
• Gestion des inscriptions scolaires.

Ces interventions concernent les absences, les surcroîts d’activité et les situations nécessitant un appui. Des plages dédiées au secrétariat général sont organisées avec le DGS.