Sous la responsabilité de la directrice de la crèche La Pountinela et du Conseil d'administration du CCAS Via l'Espace Petite Enfance:
- Accueillir les enfants et leur famille suivant les projets, consignes, chartes et protocoles présents dans la structure.
- Travailler en relation transversale avec les autres structures Petite Enfance et le Guichet Unique pour le suivi administratif des enfants.
- Travail en collaboration avec la Directrice de la structure sur différents dossiers liés à la gestion administrative.

POLYVALENCE : Missions administratives et missions auprès des enfants
Missions administratives :
- Accueillir les enfants et leur famille.
- Avoir une bonne connaissance du règlement de fonctionnement en particulier pour tous les points d'ordre administratif qui y sont mentionnés.
- Accompagner au mieux les familles dans leur recherche des modalités d'accueil (accueil occasionnel ou régulier) afin de les aider à trouver la solution la plus adaptée à leur situation personnelle et les orienter vers l'équipe de direction.
- Prise en charge d'une partie de la gestion administrative de l'établissement, en collaboration et sur délégation de la directrice de la crèche, sur les tâches administratives suivantes:
- gestion des appels téléphoniques, prise de RDV, enregistrement des demandes d'accueil ponctuel, des absences, des congés et des plannings des enfants.
- édition hebdomadaire de la liste des enfants dans chaque groupe.
- vérification quotidienne du pointage et des horaires.
- transmission des informations aux équipes, ainsi qu'à l'équipe de direction
- enregistrement des modifications de contrats demandées par les familles et vérifier avec celles- ci régulièrement s'ils sont bien en adéquation avec leurs besoins.
- vérification chaque mois de tous les éléments nécessaires à la facturation : heures de présence (en particulier les heures hors contrat) de chaque enfant accueilli et tarif horaire.
- préparation de devis pour permettre les achats nécessaires au fonctionnement de la crèche en particulier pour la commande de fournitures de bureau.
- frappe de documents divers (lettres, compte rendus de réunions, etc ...), classement, archivage.
- commande hebdomadaire des repas des enfants en collaboration avec une personne de l'équipe de direction et
vérification quotidienne du nombre de repas livrés
- Préparation des accueils du mois d'Août et des petites vacances scolaires :
- anticipation des congés des enfants accueillis régulièrement afin de pouvoir donner des réponses aux familles ayant besoin d'un remplacement lors de la fermeture de leur structure et d'optimiser le taux d'occupation de la crèche.
- accueil des parents, écoute de leur besoin d'accueil à réajuster si nécessaire.
- élaboration des contrats après vérification de leurs besoins, vérification des dossiers.
- gestion du tableau des demandes de remplacement.
- Préparation et bilan des vacances d'été et petites vacances.
- Collaboration avec la directrice sur le dossier CAF.
- Participer à l'archivage des dossiers et documents.
- Gestion du planning de halte garderie
- Travailler sur un autre établissement selon les nécessitées
- Participation en collaboration avec les autres secrétaires, aux commissions d'attributions de places en crèche.

Missions auprès des enfants :
- Travail ponctuel auprès des enfants dans les groupes de façon à renforcer les équipes à certains moments de la journée.
. identification des besoins de chaque enfant confié et y apporter une réponse adaptée, effectuer les soins qui en découlent individuellement et en groupe.
. proposition d'activités diverses qui amènent vers le développement et l'éveil en fonction de chaque âge et de chaque enfant.
-collaboration avec l'équipe et l'équipe de direction pour organiser le travail auprès des enfants ; participation à l'élaboration du projet pédagogique et à sa mise en application.
- Aide à l'évacuation ou mise en sécurité des enfants.
- Participer aux réunions pédagogiques et d'organisation.
- Accompagnement ponctuel sur les sorties (bibliothèque, CMCL, voyage fin d'année).
- Accroître ses connaissances professionnelles par différents moyens (lectures, stages, conférences, débats).
- S'informer sur le service public et les droits et devoirs du fonctionnaire.

Savoirs:
- Connaissance informatique : Word,logiciel AXEL Net et EXCEL
- Connaissance dans le domaine de la petite enfance, de la parentalité (expérience en structure équivalente souhaitée)
- Savoir accueillir, écouter, accompagner ou orienter les familles
- Savoir identifier les priorités, engager les actions nécessaires et répondre à l'urgence
- Savoir prendre des initiatives, gérer son temps et respecter les consignes liées à l'organisation de l'établissement
- Savoir rédiger et transmettre des observations
- Connaissance de l'importance du secret professionnel et du devoir de réserve.


Savoirs faire :
- être accueillante, souriante, à l'écoute des familles et des enfants, l'équipe et la hiérarchie
- avoir la maîtrise de soi
- être disponible, assidue, efficace
- faire preuve d'adaptabilité et de polyvalence
- sens des responsabilités et du service public
- respecter le bon fonctionnement de la structure
- savoir travailler en équipe et avoir un bon esprit, être diplomate
- aptitude à l'écoute, l'orientation et la médiation
- savoir s'informer, s'organiser
- avoir de la rigueur dans la transmission des informations
- respecter les personnes et le secret professionnel. Savoir observer
- avoir un esprit d'analyse et de synthèse des différentes situations
- être attentif aux informations données par les familles et savoir les transmettre avec rigueur, respect et discrétion
- savoir se positionner sur les diverses tâches à accomplir et savoir établir des priorités
- savoir travailler en équipe dans la cohérence du projet d'établissement,dans le respect de chacun et des missions petite enfance du CCAS.
- savoir accueillir un nouveau collaborateur : l'informer, lui présenter le travail, l'orienter pour lui permettre de s'intégrer dans le service.
Savoirs être:
- adaptable aux changements (horaires et temps de travail) et de fonctionnement des différentes structures petite enfance du CCAS.
- adaptable à un poste aux missions polyvalentes avec la même implication sur ces différentes missions.
- avoir la maîtrise de soi et faire preuve de professionnalisme face à l'ensemble des situations rencontrées.
- être attentif, observateur et avoir l'esprit d'initiative.
- avoir des qualités relationnelles, humaines et une communication adaptée et réfléchie, diplomate et tolérante.
- être discret par rapport aux informations recueillies, respectueux du secret professionnel.
- avoir un bon esprit d'analyse et de synthèse.