AGENT ETAT CIVIL-CNI-PASSEPORTS
Offre n° O005250912000152
Publiée le 12/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Campus des Trois Fontaines 2 ancienne route de Veynes BP 92, Gap (Hautes-Alpes)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
04/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE
Etat Civil :
rédaction des actes d’état civil, délivrance des copies ou extraits d’acte d’état civil et livrets de famille,
délivrance des attestations de recensement citoyen,
gestion des débits de boissons sur la commune (demandes de buvettes temporaires et réception des déclarations relatives aux débits permanents),
réception des dossiers d’attestation d’accueil et préparation de leur instruction,
enregistrement, modification et dissolution de PACS,
traitement des demandes d’acte COMEDEC et/ou internet HUBEE,
duplicata de livret de famille.
CNI-passeport :
Instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres ;
Accueil physique et téléphonique du public;
Gestion des rendez-vous pour les dépôts de dossiers.
Mairies annexes :
célébration des mariages et parrainages civils,
gère le planning de la salle de réunion de la mairie annexe de Fontreyne,
effectue le secrétariat,
remontées des doléances des habitants du village et mise en relation avec les services municipaux pouvant répondre à leur demande (foncier, urbanisme, voirie, sécurité, propreté urbaines, hygiène et santé, Affaires funéraires...),
Renfort Affaires funéraires :
Gérer les dossiers relatifs à l’administration des cimetières ainsi que les formalités relatives aux décès.
Etat Civil :
rédaction des actes d’état civil, délivrance des copies ou extraits d’acte d’état civil et livrets de famille,
délivrance des attestations de recensement citoyen,
gestion des débits de boissons sur la commune (demandes de buvettes temporaires et réception des déclarations relatives aux débits permanents),
réception des dossiers d’attestation d’accueil et préparation de leur instruction,
enregistrement, modification et dissolution de PACS,
traitement des demandes d’acte COMEDEC et/ou internet HUBEE,
duplicata de livret de famille.
CNI-passeport :
Instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres ;
Accueil physique et téléphonique du public;
Gestion des rendez-vous pour les dépôts de dossiers.
Mairies annexes :
célébration des mariages et parrainages civils,
gère le planning de la salle de réunion de la mairie annexe de Fontreyne,
effectue le secrétariat,
remontées des doléances des habitants du village et mise en relation avec les services municipaux pouvant répondre à leur demande (foncier, urbanisme, voirie, sécurité, propreté urbaines, hygiène et santé, Affaires funéraires...),
Renfort Affaires funéraires :
Gérer les dossiers relatifs à l’administration des cimetières ainsi que les formalités relatives aux décès.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉS/TÂCHES RELATIVES AU POSTE
Saisie, instruction et suivi des demandes ou déclarations gérées par les deux services : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, demandes de CNI et de passeports, demande d’actes ou d'extraits, débits temporaires et permanents, recensement citoyen, attestations d’accueil, livrets de famille...
Mise à jour des actes d’état civil (avis de mentions, rectifications, changement de prénom…).
Information du public pour la constitution des différents dossiers traités par les deux services.
Gestion des rendez-vous (dépôt de dossiers CNI-passeports, attestations d’accueil, mariage et enregistrement PACS) et des célébrations (réservation et confirmation de date + convocation et suivi des élus et agents qui accompagnent).
Accompagnement des élus lors des cérémonies se déroulant en semaine, pendant les horaires d’ouverture du service (prise de parole en public : lecture d’un texte).
Gestion des stocks de fournitures (imprimés divers, livrets de famille, petits matériels de bureau..).
Renfort sur les mairies annexes (Romette et Fontreyne) et Affaires funéraires.
Saisie, instruction et suivi des demandes ou déclarations gérées par les deux services : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, demandes de CNI et de passeports, demande d’actes ou d'extraits, débits temporaires et permanents, recensement citoyen, attestations d’accueil, livrets de famille...
Mise à jour des actes d’état civil (avis de mentions, rectifications, changement de prénom…).
Information du public pour la constitution des différents dossiers traités par les deux services.
Gestion des rendez-vous (dépôt de dossiers CNI-passeports, attestations d’accueil, mariage et enregistrement PACS) et des célébrations (réservation et confirmation de date + convocation et suivi des élus et agents qui accompagnent).
Accompagnement des élus lors des cérémonies se déroulant en semaine, pendant les horaires d’ouverture du service (prise de parole en public : lecture d’un texte).
Gestion des stocks de fournitures (imprimés divers, livrets de famille, petits matériels de bureau..).
Renfort sur les mairies annexes (Romette et Fontreyne) et Affaires funéraires.
Profils recherchés
RELATIONS DU POSTE
Relations internes :
Travail en équipe avec les agents de la direction Population.
Contact avec les élus.
Relations externes :
Contact avec le public, l’Agence Nationale des Titres Sécurisés, le CERT de Toulon (plate-forme qui instruit les dossiers CNI-passeports), le service civil du Parquet, la Préfecture, l’INSEE, les sociétés de Pompes funèbres, ...
COMPÉTENCES/APTITUDES
Savoirs :
Connaissances règlementaires en matière d’état civil et de délivrance des titres d’identité.
Savoirs faire :
Maîtrise de l’outil informatique (agenda, traitement de texte, mails).
Maîtrise des applications et logiciels métiers.
Accueil du public (écoute active, reformulation, techniques de gestions de conflits…).
Pédagogie.
Savoirs être :
Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue.
Travail en équipe.
Calme et maîtrise de soi.
Discrétion et confidentialité.
Organisation, méthode et rigueur.
Réactivité, sérieux et efficacité.
Autonomie et polyvalence.
Patience et diplomatie.
DIPLÔMES ET EXPÉRIENCES REQUIS :
BAC à BAC + 2. Expérience vivement appréciée dans le domaine de l’état civil
Lieu d’affectation : Mairie centre.
Possibilité de renfort dans les mairies annexes de Fontreyne, de Romette et au service des affaires funéraires.
Horaires réguliers : 35 heures hebdomadaires
Préciser : 35h du lundi au vendredi : 8h30-12h et 13h30-17h
Travail de jour : oui
Travail du week-end : le samedi matin, suivant un tour de rôle : 8h00 - 12h00
Accompagnement des élus pour les cérémonies de mariages et parrainages civils le samedi.
Les heures effectuées sont à récupérer.
Relations internes :
Travail en équipe avec les agents de la direction Population.
Contact avec les élus.
Relations externes :
Contact avec le public, l’Agence Nationale des Titres Sécurisés, le CERT de Toulon (plate-forme qui instruit les dossiers CNI-passeports), le service civil du Parquet, la Préfecture, l’INSEE, les sociétés de Pompes funèbres, ...
COMPÉTENCES/APTITUDES
Savoirs :
Connaissances règlementaires en matière d’état civil et de délivrance des titres d’identité.
Savoirs faire :
Maîtrise de l’outil informatique (agenda, traitement de texte, mails).
Maîtrise des applications et logiciels métiers.
Accueil du public (écoute active, reformulation, techniques de gestions de conflits…).
Pédagogie.
Savoirs être :
Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue.
Travail en équipe.
Calme et maîtrise de soi.
Discrétion et confidentialité.
Organisation, méthode et rigueur.
Réactivité, sérieux et efficacité.
Autonomie et polyvalence.
Patience et diplomatie.
DIPLÔMES ET EXPÉRIENCES REQUIS :
BAC à BAC + 2. Expérience vivement appréciée dans le domaine de l’état civil
Lieu d’affectation : Mairie centre.
Possibilité de renfort dans les mairies annexes de Fontreyne, de Romette et au service des affaires funéraires.
Horaires réguliers : 35 heures hebdomadaires
Préciser : 35h du lundi au vendredi : 8h30-12h et 13h30-17h
Travail de jour : oui
Travail du week-end : le samedi matin, suivant un tour de rôle : 8h00 - 12h00
Accompagnement des élus pour les cérémonies de mariages et parrainages civils le samedi.
Les heures effectuées sont à récupérer.
Contact et modalités de candidature
Contact
0492532417
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation à transmettre sur recrutement@ville-gap.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.