Assistant (e)
Offre n° O005260826000249
Publiée le 26/08/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
CENTRE COLONEL PATRICE BLANC - QUARTIER PATAC, Gap (Hautes-Alpes (05))
Poste à pourvoir le
01/03/2027
Date limite de candidature
20/09/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Rémunération indicative
RIFSEEP
Descriptif de l'emploi
Placé sous l'autorité du chef de service formation-sport, l'assistant (e) exercera ses fonctions à l’État-major des Hautes-Alpes, à GAP.
Missions / conditions d'exercice
Missions exercées :
1 : Assurer le secrétariat du service formation-sport
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service.
• Élaborer et assurer le suivi des bons de commande.
• Gérer les parapheurs (envoi et archivage des courriers).
• Gérer les formations aux permis de conduire
• Assurer le suivi financier des formateurs intervenant pour le SDIS.
• Assurer l’archivage réglementaire du service
• Effectuer les réservations d’hébergement au CIS de Gap, gérer les salles affectées à l’état-major.
• Participer à l’organisation des manifestations statutaires de l’établissement (PSSP, cross).
• Gérer les commandes de repas du site de Gap
2. : Gérer les formations organisées en dehors du SDIS 05 (CNFPT, ENSOSP, ECASC, autres SIS)
• Traiter les demandes de formation.
• Gérer les conventions avec les partenaires.
• Assurer les inscriptions des stagiaires, établir et transmettre les convocations.
• Centraliser les procès-verbaux, informer les agents.
• Transmettre les diplômes et attestations aux agents et aux services concernés.
3. : Suivre les conventions de formation des sapeurs-pompiers volontaires
• Gérer les demandes d’autorisation et le suivi des heures de formation en convention.
• Envoyer les attestations de présence aux employeurs.
4. : Alimenter les applications métiers FORSYS 2 et WEBACT
• Clôturer les stages.
• Mettre à jour les dossiers des agents.
• Convoquer les agents et rédiger ponctuellement des états de présence et les procès-verbaux.
• Saisir dans WEBACT les heures de formation réalisées.
• Contrôler la position administrative des agents sur les actions de formation.
5. : Assurer la gestion des formations après la commission d’attribution des diplômes
• Envoyer les résultats.
• Indemniser les SPV en formation.
• Éditer et transmettre les attestations, titres et diplômes.
• Scanner les portfolios.
• Transmettre les portfolios aux chefs de CIS.
1 : Assurer le secrétariat du service formation-sport
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service.
• Élaborer et assurer le suivi des bons de commande.
• Gérer les parapheurs (envoi et archivage des courriers).
• Gérer les formations aux permis de conduire
• Assurer le suivi financier des formateurs intervenant pour le SDIS.
• Assurer l’archivage réglementaire du service
• Effectuer les réservations d’hébergement au CIS de Gap, gérer les salles affectées à l’état-major.
• Participer à l’organisation des manifestations statutaires de l’établissement (PSSP, cross).
• Gérer les commandes de repas du site de Gap
2. : Gérer les formations organisées en dehors du SDIS 05 (CNFPT, ENSOSP, ECASC, autres SIS)
• Traiter les demandes de formation.
• Gérer les conventions avec les partenaires.
• Assurer les inscriptions des stagiaires, établir et transmettre les convocations.
• Centraliser les procès-verbaux, informer les agents.
• Transmettre les diplômes et attestations aux agents et aux services concernés.
3. : Suivre les conventions de formation des sapeurs-pompiers volontaires
• Gérer les demandes d’autorisation et le suivi des heures de formation en convention.
• Envoyer les attestations de présence aux employeurs.
4. : Alimenter les applications métiers FORSYS 2 et WEBACT
• Clôturer les stages.
• Mettre à jour les dossiers des agents.
• Convoquer les agents et rédiger ponctuellement des états de présence et les procès-verbaux.
• Saisir dans WEBACT les heures de formation réalisées.
• Contrôler la position administrative des agents sur les actions de formation.
5. : Assurer la gestion des formations après la commission d’attribution des diplômes
• Envoyer les résultats.
• Indemniser les SPV en formation.
• Éditer et transmettre les attestations, titres et diplômes.
• Scanner les portfolios.
• Transmettre les portfolios aux chefs de CIS.
Profils recherchés
Qualités (Je suis):
• Doté(e) d’un bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
• Rigoureux(se), fiable dans le suivi des dossiers et des archives.
• Autonome tout en ayant un réel esprit de travail en équipe.
• Discret(ète), respectueux(se) de la confidentialité, avec un sens affirmé des responsabilités.
• À l’aise dans la communication orale et écrite, avec d’excellentes qualités relationnelles et un fort sens du service, y compris avec les partenaires extérieurs au SDIS.
• Réactif(ve), adaptable, disponible, avec une bonne gestion du stress et une excellente maîtrise de soi.
Compétences (je suis capable)
• Rédiger avec aisance courriers, conventions, convocations, procès-verbaux et états de présence.
• Assurer la gestion administrative complète de la formation (dossiers, conventions, convocations, archives, diplômes, indemnisations).
• Suivre et appliquer des procédures réglementaires.
• Réaliser un suivi financier (indemnisation, suivi des formateurs(trices), frais de formation, commandes).
• Organiser et ajuster plannings, réservations, manifestations et logistique en fonction des contraintes et imprévus.
Connaissances (je sais) :
• Connaissances de base de l’organisation de la sécurité civile, des collectivités territoriales, du volontariat et du contexte départemental.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques, des applications métiers (FORSYS 2, WEBACT, plateformes de formation) et de la téléphonie.
• Connaissance des procédures réglementaires liées à la formation (conventions SPV, diplômes, dispositifs de formation).
• Doté(e) d’un bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
• Rigoureux(se), fiable dans le suivi des dossiers et des archives.
• Autonome tout en ayant un réel esprit de travail en équipe.
• Discret(ète), respectueux(se) de la confidentialité, avec un sens affirmé des responsabilités.
• À l’aise dans la communication orale et écrite, avec d’excellentes qualités relationnelles et un fort sens du service, y compris avec les partenaires extérieurs au SDIS.
• Réactif(ve), adaptable, disponible, avec une bonne gestion du stress et une excellente maîtrise de soi.
Compétences (je suis capable)
• Rédiger avec aisance courriers, conventions, convocations, procès-verbaux et états de présence.
• Assurer la gestion administrative complète de la formation (dossiers, conventions, convocations, archives, diplômes, indemnisations).
• Suivre et appliquer des procédures réglementaires.
• Réaliser un suivi financier (indemnisation, suivi des formateurs(trices), frais de formation, commandes).
• Organiser et ajuster plannings, réservations, manifestations et logistique en fonction des contraintes et imprévus.
Connaissances (je sais) :
• Connaissances de base de l’organisation de la sécurité civile, des collectivités territoriales, du volontariat et du contexte départemental.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques, des applications métiers (FORSYS 2, WEBACT, plateformes de formation) et de la téléphonie.
• Connaissance des procédures réglementaires liées à la formation (conventions SPV, diplômes, dispositifs de formation).
Contact et modalités de candidature
Contact
Cdt Benoît LONG au 04 92 40 18 34
Informations complémentaires
Les dossiers de candidature devront être adressés à Monsieur le Président du Conseil d'administration du SDIS des Hautes-Alpes, quartier PATAC, Centre Colonel Patrice BLANC, BP 1003 - 05010 GAP CEDEX ou à contact@sdis05.fr
Travail en service hors rang, 39 h 00 avec RTT, IFSE, chèques déjeuners, CNAS.
Travail en service hors rang, 39 h 00 avec RTT, IFSE, chèques déjeuners, CNAS.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.