Missions générales de secrétariat et d'accueil du Pôle intermédiaire " Espaces Extérieurs et Proximité " :

- Accueil physique et téléphonique des usagers :
o Orientation des personnes, renseignements, analyse des demandes et réponses aux demandes simples ;
o Traitement des demandes urgentes ou complexes selon une procédure définie avec le Directeur de Pôle Intermédiaire ;
o Prise en compte des appels téléphonique ;
o Accueil des livraisons au CTM en liaison avec les services.

- Gestion et rédaction de courriers et de documents :
o Traitement du courrier " arrivé " et " départ " : chrono courrier, diffusion, gestion des parapheurs et suivi du logiciel MAARCH ;
o Rédaction et gestion d'arrêtés municipaux (stationnement, circulation, dérogation, montage, démontage de grues..) et d'arrêtés préparés par MNCA : mise à la signature, diffusion et scan ;
o Enregistrement informatique (scan) de tous les documents importants (notamment scan de tous les arrêtés dans un tableau) ;
o Mise en forme et envoi de courriers informatiques (acceptation de devis, scans, mails...) ;
o Réalisation de notes d'information ;
o Classement et archivage des dossiers ;
o Organisation de rendez-vous et de réunions ;
o Prise de note lors de réunion de service ;
o Sur un plan technique, le gestionnaire administratif doit avoir une bonne maîtrise des logiciels bureautique (word, excel....) ;
o Alimentation (saisie) des données sur des logiciels ou bases de données.

- Suivi comptable et financier :
o Etablissement des bons de commande avec enregistrement sur tableau et envoi par mail aux fournisseurs ;
o Vérification et rapprochement des factures ;
o Tableau de suivi budgétaire en liaison avec les besoins de la cellule administrative.

Liste des missions non exhaustive.