Agent en charge de la délivrance des actes (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O006230401015390
Publiée le 09/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
5, Rue Hôtel De Ville/6 Rue Alexandre Mari, Nice (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
08/01/2024
Date limite de candidature
10/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de la Citoyenneté de la Direction déléguée à la Proximité, DGA Proximité, Solidarité et Sécurités, le service Etat Civil et Titres d'Identité a pour missions de :
- Accueillir, informer le public et gérer les rendez-vous ;
- Dresser, mettre à jour, délivrer des actes de l'état civil et gérer des registres ;
- Gérer et organiser des cérémonies (mariages, baptêmes, PACS) ;
- Réaliser des formalités relatives à la délivrance de titres ;
- Gérer des demandes et des retraits de titres d'identités ;
- Collaborer avec les partenaires extérieurs (Parquet, entreprises pompes funèbres, hôpitaux, maternités, généalogistes, etc).
En qualité d'Agent des services à la population, vous accueillerez et informerez le public :
- Vous réaliserez et analyserez des demandes d'actes d'état civil dans le respect de la règlementation en vigueur ;
- Vous délivrerez des actes d'état civil (courrier, courriel et logiciel) ;
- Vous participerez aux célébrations, en salle de mariage, en semaine et le samedi.
- Accueillir, informer le public et gérer les rendez-vous ;
- Dresser, mettre à jour, délivrer des actes de l'état civil et gérer des registres ;
- Gérer et organiser des cérémonies (mariages, baptêmes, PACS) ;
- Réaliser des formalités relatives à la délivrance de titres ;
- Gérer des demandes et des retraits de titres d'identités ;
- Collaborer avec les partenaires extérieurs (Parquet, entreprises pompes funèbres, hôpitaux, maternités, généalogistes, etc).
En qualité d'Agent des services à la population, vous accueillerez et informerez le public :
- Vous réaliserez et analyserez des demandes d'actes d'état civil dans le respect de la règlementation en vigueur ;
- Vous délivrerez des actes d'état civil (courrier, courriel et logiciel) ;
- Vous participerez aux célébrations, en salle de mariage, en semaine et le samedi.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
* Vous accueillerez et informerez le public :
- Vous participerez par roulement à la banque d'accueil ;
- Vous réceptionnerez le public en guichet pour toutes demandes relatives aux demandes d'actes.
* Vous assurerez le traitement quotidien des demandes d'actes d'Etat Civil parvenues par internet, courrier ou courriel :
- Vous accueillerez et délivrerez des renseignements par téléphone et en guichet en fonction des sollicitations ;
- Vous réceptionnerez, trierez et analyserez les demandes d'actes des usagers (téléphone, mails, courriers, logiciels) ;
- Vous analyserez les données communiquées et assurerez la vérification de la réglementation ;
- Vous enregistrerez la demande sur le logiciel métier (SIECLE) ou le tableau de suivi ;
- Vous rechercherez l'acte sur le logiciel état civil SIECLE ou dans les registres ;
- Vous délivrerez l'acte manuscrit ou avec reprographie du document et vous réaliserez une saisie informatique de l'acte pour l'actualisation du fichier ;
- Vous éditerez l'acte et vous rédigerez le courrier d'accompagnement avant la mise sous pli.
* Vous assurerez le traitement quotidien des demandes d'actes d'Etat Civil parvenues par COMEDEC :
- Vous assurerez l'importation quotidienne des demandes ;
- Pour chaque dossier, vous analyserez les données communiquées et les comparerez avec les données sur SIECLE ;
- Vous redresserez les actes d'Etat civil (relecture avec un collègue), si nécessaire ;
- Vous traiterez le dossier jusqu'à sa mise en parapheur virtuel puis vous assurerez un renvoi électronique des dossiers traités.
* Traitement divers :
- Vous classerez, trierez du courrier, traiterez des demandes par mail, archiverez, redresserez des actes, réaliserez des demandes d'apostilles, gèrerez des NPAI, tiendrez des statistiques.
* Vous participerez aux cérémonies de mariage (y compris lors des permanence le samedi) :
- Vous prendrez la parole en salle et vous lirez les actes.
* Vous entretiendrez les connaissances et les procédures dans les domaines suivants:
- Règlementation de l'état civil ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Applications informatiques.
Missions occasionnelles :
- Vous serez polyvalent au sein des autres unités du Service (délivrance des actes aux professionnels "COMEDEC", mise à jour des actes et des livrets de famille, titres d'identité, etc).
Missions annexes :
- Vous assurerez des missions polyvalentes au sein des différents services de la Direction en cas de nécessité ;
- Vous êtes polyvalent géographiquement.
Toutes les activités du poste sont réalisées dans le respect de la règlementation en vigueur, des procédures internes et des engagements pris par le service dans le cadre de la certification Qualiville obtenue en 2007.
Conditions de travail :
- Cycle de 37h30 + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau sur écran en guichet ou à l'accueil ;
- Arrêtés de délégation de signature (Officier de l'Etat Civil) ;
- Permanence le samedi, ainsi que le dimanche et les jours fériés en cas de nécessité de service ;
- Utilisation d'un équipement informatique et technique (badge personnel d'accès, tenue vestimentaire pour les cérémonies de mariage fournie par la collectivité, bouton d'alerte, appareil pour personnes malentendantes, appellateur) ;
- Risques de chute (escaliers), d'agression verbale et physique par le public ;
- NBI : Oui
* Vous accueillerez et informerez le public :
- Vous participerez par roulement à la banque d'accueil ;
- Vous réceptionnerez le public en guichet pour toutes demandes relatives aux demandes d'actes.
* Vous assurerez le traitement quotidien des demandes d'actes d'Etat Civil parvenues par internet, courrier ou courriel :
- Vous accueillerez et délivrerez des renseignements par téléphone et en guichet en fonction des sollicitations ;
- Vous réceptionnerez, trierez et analyserez les demandes d'actes des usagers (téléphone, mails, courriers, logiciels) ;
- Vous analyserez les données communiquées et assurerez la vérification de la réglementation ;
- Vous enregistrerez la demande sur le logiciel métier (SIECLE) ou le tableau de suivi ;
- Vous rechercherez l'acte sur le logiciel état civil SIECLE ou dans les registres ;
- Vous délivrerez l'acte manuscrit ou avec reprographie du document et vous réaliserez une saisie informatique de l'acte pour l'actualisation du fichier ;
- Vous éditerez l'acte et vous rédigerez le courrier d'accompagnement avant la mise sous pli.
* Vous assurerez le traitement quotidien des demandes d'actes d'Etat Civil parvenues par COMEDEC :
- Vous assurerez l'importation quotidienne des demandes ;
- Pour chaque dossier, vous analyserez les données communiquées et les comparerez avec les données sur SIECLE ;
- Vous redresserez les actes d'Etat civil (relecture avec un collègue), si nécessaire ;
- Vous traiterez le dossier jusqu'à sa mise en parapheur virtuel puis vous assurerez un renvoi électronique des dossiers traités.
* Traitement divers :
- Vous classerez, trierez du courrier, traiterez des demandes par mail, archiverez, redresserez des actes, réaliserez des demandes d'apostilles, gèrerez des NPAI, tiendrez des statistiques.
* Vous participerez aux cérémonies de mariage (y compris lors des permanence le samedi) :
- Vous prendrez la parole en salle et vous lirez les actes.
* Vous entretiendrez les connaissances et les procédures dans les domaines suivants:
- Règlementation de l'état civil ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Applications informatiques.
Missions occasionnelles :
- Vous serez polyvalent au sein des autres unités du Service (délivrance des actes aux professionnels "COMEDEC", mise à jour des actes et des livrets de famille, titres d'identité, etc).
Missions annexes :
- Vous assurerez des missions polyvalentes au sein des différents services de la Direction en cas de nécessité ;
- Vous êtes polyvalent géographiquement.
Toutes les activités du poste sont réalisées dans le respect de la règlementation en vigueur, des procédures internes et des engagements pris par le service dans le cadre de la certification Qualiville obtenue en 2007.
Conditions de travail :
- Cycle de 37h30 + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau sur écran en guichet ou à l'accueil ;
- Arrêtés de délégation de signature (Officier de l'Etat Civil) ;
- Permanence le samedi, ainsi que le dimanche et les jours fériés en cas de nécessité de service ;
- Utilisation d'un équipement informatique et technique (badge personnel d'accès, tenue vestimentaire pour les cérémonies de mariage fournie par la collectivité, bouton d'alerte, appareil pour personnes malentendantes, appellateur) ;
- Risques de chute (escaliers), d'agression verbale et physique par le public ;
- NBI : Oui
Profils recherchés
Ce poste s'adresse à un agent de la catégorie C de la Filière Administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste équivalent.
Domaine de diplôme :
- BEP Métiers du secrétariat, Bac Pro secrétariat, Bac STT Action et Communication administratives.
Compétences :
- Vous possédez des connaissances élémentaires en droit civil et vous vous tenez informé des évolutions ;
- Vous savez faire preuve d'amabilité et de courtoisie avec vos collègues et dans l'accueil et l'information du public ;
- Vous savez analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Vous savez intégrer la notion de risque juridique dans l'instruction de dossiers susceptibles d'engager votre responsabilité et celle de la collectivité ;
- Vous maitrisez les procédures administratives associées à la fonction ;
- Vous savez temporiser les comportements agressifs ;
- Vous savez organiser votre travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution ;
- Vous maitrisez l'utilisation du ou des logiciels mis à votre disposition ;
- Vous maitrisez une langue étrangère.
Qualités recherchées :
- Vous avez le sens du contact et de l'accueil, vous êtes diplomate ;
- Vous êtes disponible et polyvalent ;
- Vous êtes discret ;
- Vous êtes rapide d'exécution ;
- Vous êtes rigoureux et ferme ;
- Vous avez le sens du service public ;
- Vous possédez un bon esprit d'équipe.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste équivalent.
Domaine de diplôme :
- BEP Métiers du secrétariat, Bac Pro secrétariat, Bac STT Action et Communication administratives.
Compétences :
- Vous possédez des connaissances élémentaires en droit civil et vous vous tenez informé des évolutions ;
- Vous savez faire preuve d'amabilité et de courtoisie avec vos collègues et dans l'accueil et l'information du public ;
- Vous savez analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Vous savez intégrer la notion de risque juridique dans l'instruction de dossiers susceptibles d'engager votre responsabilité et celle de la collectivité ;
- Vous maitrisez les procédures administratives associées à la fonction ;
- Vous savez temporiser les comportements agressifs ;
- Vous savez organiser votre travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution ;
- Vous maitrisez l'utilisation du ou des logiciels mis à votre disposition ;
- Vous maitrisez une langue étrangère.
Qualités recherchées :
- Vous avez le sens du contact et de l'accueil, vous êtes diplomate ;
- Vous êtes disponible et polyvalent ;
- Vous êtes discret ;
- Vous êtes rapide d'exécution ;
- Vous êtes rigoureux et ferme ;
- Vous avez le sens du service public ;
- Vous possédez un bon esprit d'équipe.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Pour postuler, inscrivez-vous sur notre site :
https://recrutement.nicecotedazur.org/3511_offre-emploi-agent-en-charge-de-la-delivrance-des-actes-hf.html
avec votre lettre de motivation et votre CV.
https://recrutement.nicecotedazur.org/3511_offre-emploi-agent-en-charge-de-la-delivrance-des-actes-hf.html
avec votre lettre de motivation et votre CV.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.