Référent métier de l'unité mise à jour des actes et livrets de famille (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O006230501031194
Publiée le 09/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
6 Rue Alexandre Mari, Nice (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
08/01/2024
Date limite de candidature
10/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rattaché à la Direction déléguée à la Proximité, le service état civil et titres d'identités de la Direction de la Citoyenneté, DGA Proximité, Solidarité et Sécurités, accueille et informe le public et gère les rendez-vous.
Il dresse, met à jour, délivre les actes de l'état civil et gère les registres.
Il assure la gestion et l'organisation des cérémonies (mariages, baptêmes, PACS), réalise les formalités relatives à la délivrance de titres, gère les demandes et les retraits des titres d'identités et collabore avec les partenaires extérieurs (le Parquet, les entreprises de pompes funèbres, les hôpitaux, les maternités, les généalogistes, etc).
En qualité de Référent métier de l'unité mise à jour des actes et livrets de famille ;
- Vous accueillerez et informerez le public ;
- Vous serez le référent métier auprès de l'équipe, assurerez la coordination de l'activité et contrôlerez les mentions et les livrets de famille ;
- Vous traiterez les demandes de mises à jour d'actes et de livrets de famille.
Il dresse, met à jour, délivre les actes de l'état civil et gère les registres.
Il assure la gestion et l'organisation des cérémonies (mariages, baptêmes, PACS), réalise les formalités relatives à la délivrance de titres, gère les demandes et les retraits des titres d'identités et collabore avec les partenaires extérieurs (le Parquet, les entreprises de pompes funèbres, les hôpitaux, les maternités, les généalogistes, etc).
En qualité de Référent métier de l'unité mise à jour des actes et livrets de famille ;
- Vous accueillerez et informerez le public ;
- Vous serez le référent métier auprès de l'équipe, assurerez la coordination de l'activité et contrôlerez les mentions et les livrets de famille ;
- Vous traiterez les demandes de mises à jour d'actes et de livrets de famille.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
* Vous vérifierez que toutes les activités du poste soient réalisées dans le respect :
- De la règlementation en vigueur ;
- Des procédures internes ;
- Des engagements pris par le service dans le cadre de la certification Qualiville obtenue en 2007.
* Vous accueillerez et informerez le public :
- Vous participerez par roulement à la banque d'accueil ;
- Vous réceptionnerez le public au guichet pour toutes les demandes relatives aux livrets de famille et les mises à jour d'acte.
* Vous serez le référent métier :
- Vous veillerez au bon déroulement de l'activité de l'unité et à l'information quotidienne au responsable hiérarchique ;
- Vous contrôlerez la bonne application de la règlementation et des procédures internes en matière de mentions marginales et de livrets de famille par les collègues de l'équipe : relirez les courriers sortants, recenserez les carences dans les connaissances et, le cas échéant, assisterez et soutiendrez les collègues de l'équipe dans la matière ;
- Vous répondrez aux mails issus de la boîte générique, dans les domaines des mentions et des livrets de famille ;
- Vous suivrez les dossiers particuliers ou sensibles en liaison avec les cadres du service ;
- Vous assurerez la tenue des statistiques de l'activité de l'unité ;
- Vous travaillerez en liaison avec le responsable hiérarchique à l'élaboration des plannings, l'organisation des réunions, les points métiers, les congés et les formations ;
- Vous formerez dans la matière les nouveaux arrivants ou les collègues des mairies annexes et mettrez à jour les connaissances des collègues ;
- Vous informerez régulièrement la hiérarchie sur l'activité de la mission ;
- Vous vous chargerez du classement.
* Vous assurerez l'entretien permanent et transmettrez les connaissances et les procédures dans les domaines suivants :
- Vous assurerez la règlementation de l'état civil notamment en matière de mentions marginales et de livrets de famille ;
- Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique.
Missions secondaires :
* Vous vous chargerez des formalités relatives au traitement des mentions marginales sur les actes dressés à Nice :
- Vous analyserez les documents reçus (les jugements, les avis de mention, les actes de notoriété, etc) ;
- Vous enregistrerez informatiquement sur l'application SIECLE et manuscritement sur les registres ;
- Vous établirez l'avis de mention à destination des mairies extérieures concernées ou du service central de l'Etat Civil ;
- Vous établirez les demandes de rectification d'acte.
* Vous vous chargerez des formalités relatives à l'établissement de duplicatas ou à la mise à jour de livrets de famille :
- Vous produirez les duplicatas de livrets de famille à l'aide du logiciel SIECLE : recueillerez et saisirez les informations, gèrerez les différentes étapes de l'élaboration des livrets de famille : contrôlerez les pièces, relirez les actes, serez en relation avec les autres mairies, suivrez les livrets, etc ;
- Vous mettrez à jour les livrets de famille : contrôlerez les pièces, complétude du livret dans la zone appropriée ;
- Vous gèrerez les remises de livrets en lien avec les collègues en poste aux guichets ou en mairies annexes ;
- Vous effectuerez les statistiques, le classement et informerez régulièrement la hiérarchie sur l'activité de la mission.
* Vous participerez aux cérémonies de mariage (y compris lors des permanences le samedi) :
- Vous prendrez la parole en salle et assurerez la lecture de l'acte.
Missions exceptionnelles :
- Vous serez polyvalent au sein des autres unités du service, dans les missions exécutées au sein des différents services de la Direction en cas de nécessité et êtes polyvalent géographiquement.
Conditions de travail :
- Cycle de 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau, au guichet ou à une banque d'accueil sur écran ;
Accueil du public :
- Permanence le samedi par roulement et les dimanches et jours fériés en cas de nécessité de service ;
- Utilisation d'un équipement informatique et technique (badge personnel d'accès, appellateur, postes téléphoniques avec casque, visiophone, boîtiers techniques, alarmes intrusion et incendie, boutons d'alerte, appareil pour personnes malentendantes, tenue vestimentaire pour les cérémonies de mariage fournie par la collectivité) ;
- Arrêté de délégation de signature (Officier de l'Etat Civil) ;
- Risques de chute (banque d'accueil, escaliers), d'agression verbale et physique par le public ;
- NBI: OUI.
* Vous vérifierez que toutes les activités du poste soient réalisées dans le respect :
- De la règlementation en vigueur ;
- Des procédures internes ;
- Des engagements pris par le service dans le cadre de la certification Qualiville obtenue en 2007.
* Vous accueillerez et informerez le public :
- Vous participerez par roulement à la banque d'accueil ;
- Vous réceptionnerez le public au guichet pour toutes les demandes relatives aux livrets de famille et les mises à jour d'acte.
* Vous serez le référent métier :
- Vous veillerez au bon déroulement de l'activité de l'unité et à l'information quotidienne au responsable hiérarchique ;
- Vous contrôlerez la bonne application de la règlementation et des procédures internes en matière de mentions marginales et de livrets de famille par les collègues de l'équipe : relirez les courriers sortants, recenserez les carences dans les connaissances et, le cas échéant, assisterez et soutiendrez les collègues de l'équipe dans la matière ;
- Vous répondrez aux mails issus de la boîte générique, dans les domaines des mentions et des livrets de famille ;
- Vous suivrez les dossiers particuliers ou sensibles en liaison avec les cadres du service ;
- Vous assurerez la tenue des statistiques de l'activité de l'unité ;
- Vous travaillerez en liaison avec le responsable hiérarchique à l'élaboration des plannings, l'organisation des réunions, les points métiers, les congés et les formations ;
- Vous formerez dans la matière les nouveaux arrivants ou les collègues des mairies annexes et mettrez à jour les connaissances des collègues ;
- Vous informerez régulièrement la hiérarchie sur l'activité de la mission ;
- Vous vous chargerez du classement.
* Vous assurerez l'entretien permanent et transmettrez les connaissances et les procédures dans les domaines suivants :
- Vous assurerez la règlementation de l'état civil notamment en matière de mentions marginales et de livrets de famille ;
- Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique.
Missions secondaires :
* Vous vous chargerez des formalités relatives au traitement des mentions marginales sur les actes dressés à Nice :
- Vous analyserez les documents reçus (les jugements, les avis de mention, les actes de notoriété, etc) ;
- Vous enregistrerez informatiquement sur l'application SIECLE et manuscritement sur les registres ;
- Vous établirez l'avis de mention à destination des mairies extérieures concernées ou du service central de l'Etat Civil ;
- Vous établirez les demandes de rectification d'acte.
* Vous vous chargerez des formalités relatives à l'établissement de duplicatas ou à la mise à jour de livrets de famille :
- Vous produirez les duplicatas de livrets de famille à l'aide du logiciel SIECLE : recueillerez et saisirez les informations, gèrerez les différentes étapes de l'élaboration des livrets de famille : contrôlerez les pièces, relirez les actes, serez en relation avec les autres mairies, suivrez les livrets, etc ;
- Vous mettrez à jour les livrets de famille : contrôlerez les pièces, complétude du livret dans la zone appropriée ;
- Vous gèrerez les remises de livrets en lien avec les collègues en poste aux guichets ou en mairies annexes ;
- Vous effectuerez les statistiques, le classement et informerez régulièrement la hiérarchie sur l'activité de la mission.
* Vous participerez aux cérémonies de mariage (y compris lors des permanences le samedi) :
- Vous prendrez la parole en salle et assurerez la lecture de l'acte.
Missions exceptionnelles :
- Vous serez polyvalent au sein des autres unités du service, dans les missions exécutées au sein des différents services de la Direction en cas de nécessité et êtes polyvalent géographiquement.
Conditions de travail :
- Cycle de 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau, au guichet ou à une banque d'accueil sur écran ;
Accueil du public :
- Permanence le samedi par roulement et les dimanches et jours fériés en cas de nécessité de service ;
- Utilisation d'un équipement informatique et technique (badge personnel d'accès, appellateur, postes téléphoniques avec casque, visiophone, boîtiers techniques, alarmes intrusion et incendie, boutons d'alerte, appareil pour personnes malentendantes, tenue vestimentaire pour les cérémonies de mariage fournie par la collectivité) ;
- Arrêté de délégation de signature (Officier de l'Etat Civil) ;
- Risques de chute (banque d'accueil, escaliers), d'agression verbale et physique par le public ;
- NBI: OUI.
Profils recherchés
Ce poste s'adresse à un agent de la catégorie C de la filière Administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Compétences :
- Vous possédez des connaissances élémentaires en droit civil et vous vous tenez informé des évolutions ;
- Vous savez faire preuve d'amabilité et de courtoisie avec vos collègues et dans l'accueil et l'information du public ;
- Vous savez analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Vous maitrisez les procédures administratives associées à la fonction ;
- Vous vous conformez aux procédures mises en place et aux procédures de contrôle rigoureuses et minutieuses ;
- Vous savez intégrer la notion de risque juridique dans l'instruction de dossiers susceptibles d'engager votre responsabilité et celle de la collectivité ;
- Vous savez temporiser les comportements agressifs ;
- Vous savez organiser votre travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution.
Qualités recherchées :
- Vous avez le sens du service public ;
- Vous êtes discret et respectez la confidentialité ;
- Vous avez un bon relationnel et êtes diplomate ;
- Vous êtes disponible et polyvalent ;
- Vous êtes réactif, rigoureux et organisé ;
- Vous avez l'esprit d'équipe ;
- Vous savez faire preuve de fermeté ;
- Vous maitrisez l'utilisation du ou des logiciels mis à votre disposition.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Compétences :
- Vous possédez des connaissances élémentaires en droit civil et vous vous tenez informé des évolutions ;
- Vous savez faire preuve d'amabilité et de courtoisie avec vos collègues et dans l'accueil et l'information du public ;
- Vous savez analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Vous maitrisez les procédures administratives associées à la fonction ;
- Vous vous conformez aux procédures mises en place et aux procédures de contrôle rigoureuses et minutieuses ;
- Vous savez intégrer la notion de risque juridique dans l'instruction de dossiers susceptibles d'engager votre responsabilité et celle de la collectivité ;
- Vous savez temporiser les comportements agressifs ;
- Vous savez organiser votre travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution.
Qualités recherchées :
- Vous avez le sens du service public ;
- Vous êtes discret et respectez la confidentialité ;
- Vous avez un bon relationnel et êtes diplomate ;
- Vous êtes disponible et polyvalent ;
- Vous êtes réactif, rigoureux et organisé ;
- Vous avez l'esprit d'équipe ;
- Vous savez faire preuve de fermeté ;
- Vous maitrisez l'utilisation du ou des logiciels mis à votre disposition.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Pour postuler, inscrivez-vous sur notre site :
https://recrutement.nicecotedazur.org/3551_offre-emploi-referent-metier-de-lunite-mise-a-jour-des-actes-et-livrets-de-famille-hf.html
avec votre lettre de motivation et votre CV.
https://recrutement.nicecotedazur.org/3551_offre-emploi-referent-metier-de-lunite-mise-a-jour-des-actes-et-livrets-de-famille-hf.html
avec votre lettre de motivation et votre CV.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.