Mission principale : L'agent assure la coordination de l'équipe administrative ainsi que les actions menées auprès des différentes associations du Stade Laurentin. Il assure la conception et le suivi des actes administratifs du service, coordonne la comptabilité et l'ensemble des procédures administratives propres au fonctionnement du service.
Il participera à l'élaboration de projets visant la mise en place d'outils et procédures structurant les différentes démarches et actions associatives.
Il assurera le lien entre la commune et les associations en participant aux évènements rythmant la vie associative (Assemblées générales, manifestations, ...).


DEFINITION DU POSTE

Direction de rattachement : Direction Générale qualité de vie dans la cité - Direction des Sports.
Relation hiérarchique : L'agent(e) exerce ses missions sous la direction et la responsabilité du Directeur des sports.
Relations fonctionnelles (principaux interlocuteurs) :
Services municipaux, services du Département et de l'Etat, Associations, Conseil Départemental, Conseil Régional, Comité Départemental Olympique et Sportif, Fédérations.

Conditions d'activité et contraintes du poste :
Lieu : Service des Sports Parc Layet - 06700 Saint-Laurent-du-Var.
Horaires: 8h30-12h00 / 13h30-17h30 (vendredi 17h) - Durée hebdomadaire 37h.
Contraintes spécifiques :
-Travail certains week-ends, soirées et jours fériés ;
-Déplacements fréquents, permis B nécessaire en cas d'utilisation d'un véhicule communal.

Moyens techniques à disposition : bureau, ordinateur, véhicule de service mis à disposition en cas de besoin.

Superviser les procédures de gestion administrative :
- Créer des méthodes et/ou des outils de travail :
* Elaboration d'un projet visant à organiser et harmoniser l'ensemble des démarches propres aux différentes associations ;
* Mise en place de procédures d'accompagnements administratifs et financiers.
- Assurer le lien entre la Commune et les associations ;
- Piloter le déploiement de nouveaux outils informatiques ;
- Participer à l'élaboration des projets ;
- Préparer un plan d'actions ;
- Suivi des Assemblées Générales ;
- Elaboration et suivi des actes administratifs :
- Arrêtés, conventions, délibérations ;
- Suivi du tableau des conventions.
- Suivi des procédures administratives du service ;
- Préparation du Conseil Municipal :
- Courriers aux membres de la commission ;
- Compte-rendu des commissions.

Superviser les procédures de gestion financière :
- Effectuer des ajustements budgétaires ;
- Suivre l'évolution des résultats financiers d'une structure ;
- Élaborer des recommandations ;
- Superviser le contrôle de gestion ;
- Informer les associations sur les règles d'attribution des subventions ;
- Instruire et suivre les demandes de subventions ;
- Suivi budgétaire du service :
* Elaboration et enregistrement des bons de commande ;
* Rapprochement des factures après contrôle des bons de commande ;
* Contact direct avec la comptabilité et la trésorerie.
- Préparation et suivi de chaque dossier de subvention et convention par association sportive ;
* Vérification des différents documents fournis par les Associations (+ 23 000 €) ;
* Préparation des mandats.

Maintenir une veille règlementaire :
- Définir les besoins en système d'information ;
- Rédiger des textes et prendre la parole devant des publics différents ;
- Animer des actions collectives en lien avec les responsables des associations ;
- Accompagner individuellement ou collectivement les porteurs de projets associatifs ;
- Apporter soutien et accompagnement à l'organisation et la structuration des associations ;
- Participer à l'élaboration du forum des associations ;
- Réception, contrôle et classement des coupons-sports par association ;
- Traitement du courrier avec le Chef de Service.

MISSIONS PARTAGEES
- Accueil des différents publics, renseigner, orienter et répondre au téléphone ;
- Participation à l'élaboration et à l'organisation de l'ensemble des évènements organisés par le service des sports ;
- Suivi des manifestations ;
- Coordination avec les autres services ;
- Courriers, classement et transmissions ;
- Archivage ;
- Gestion des salles de réunions ;
- Polyvalence au sein du secrétariat.

NB : La Liste des missions n'est pas exhaustive, l'agent peut se voir confier dans la limite de son cadre d'emploi toutes tâches nécessaires à l'activité et la continuité du service.

- Maitrise des connaissances propres à l'élaboration des actes administratifs ;
- Maitrise de l'environnement associatif ;
- Maitrise des outils et procédures comptables ;
- Maîtrise des logiciels Word, Excel et Outlook.

- Connaître les différents publics et leurs attentes ;
- Faire preuve de courtoisie de discrétion et de diplomatie auprès des différents publics ;
- Fédérer, structurer et harmoniser les démarches.

- Disponibilité et flexibilité dans les amplitudes horaires de travail ;
- Sens de l'esprit d'équipe, d'initiative et de disponibilité ;
- Développer et véhiculer les principes du service public ;
- Tenue vestimentaire et comportement corrects exigés ;
- Discrétion professionnelle et respect de l'obligation de réserve.