Au sein de la DGA Aménagement et Développement Durables, le Service Aménagement est rattaché à la Direction de l'Aménagement et de la Planification. Il a pour vocation la conduite, en transversalité, d'opérations d'aménagement d'intérêt métropolitaine ou par mandat. Il assure les montages juridiques, fonciers et opérationnels des études à la livraison des projets. Il étudie les financements possibles (type projets urbains partenariaux et zones d'aménagement concerté).

En qualité de Coordinateur administratif, en collaboration et sous l'autorité du chef de service Aménagement vos missions seront :
- D'assurer le suivi des actes administratifs du service, aider à la rédaction des actes et à leur relecture ;
- D'assister le chef de service et les chefs de projets dans l'organisation des réunions ;
- De suivre la gestion comptable, les marchés et les bons de commande en lien avec le chef de projet ou le chargé d'affaire du marché ;
- De gérer la correspondance administrative ;
- De contribuer à la gestion des ressources humaines du service ainsi qu'au classement et l'archivage des dossiers liés à un montage opérationnel.
Ce poste nécessite de la polyvalence et de la prise d'initiative.

Missions principales :
* Coordonnateur administratif et technique :
- Assister les chefs de projets dans l'organisation des réunions (CoTech et CoPil notamment) ;
- Assurer l'animation administrative du service (rappel des courriers, dates de délibérations, etc) et relevé de décision des réunions de service.

* Gestionnaire administratif et technique :
- Participation administrative et technique ;
- Assurer le suivi des actes administratifs du service par la gestion et l'actualisation des tableaux de suivi initiés par le chef de service et les chefs de projets, ceci dans l'objectif de respecter les échéances ;
- Proposer, si possible, une amélioration des tableaux de suivi et de reporting (outil de gestion) ;
- Aider à la rédaction de ces actes (conventions, avenants, délibérations, décisions) ;
- Relire les documents pour appui sur la mise en page et l'orthographe.

* Suivi et gestion comptable :
- Suivre la gestion comptable et le suivi des marchés et bons de commande en lien avec le chef de projet ou le chargé d'affaire du marché ;
- Suivre les calendriers des plans de financement des opérations (recettes et dépenses PUP, subventions, etc), les actualiser le cas échéant avec l'appui du chef de projet.

* Maîtrise des techniques de secrétariat :
- Coordonner les agendas du chef de service avec l'ensemble des partenaires ;
- Gérer la correspondance administrative (courriers, e-mails, appels téléphoniques) et assurer un suivi rigoureux notamment sur ELISE ;
- Contribuer à la gestion des ressources humaines du service (gestion des plannings, suivi des congés, etc) ;
- Correspondant RH au sein du service, validation, gestion et contrôle des congés des agents du service ;
- Saisir éventuellement les évaluations des agents du service ;
- Gestion et suivi de l'économat et autres fournitures ou matériels ;
- Mise en œuvre de publipostages si nécessaire.

* Participation à la sécurisation juridique des procédures :
- Suivre la conformité des documents administratifs (notamment les mesures d'affichage et de publicités, les attestations des permis de construire ou les ordres de service travaux) ;
- Archivage informatique des documents administratifs ayant trait à l'ensemble des procédures de montages opérationnels.

* Accueil physique et téléphonique, filtrage et orientation des demandes.

Conditions de travail :
- Lieu d'exercice principal : Métropole Nice Côte d'Azur -Immeuble Connexio ;
- Cycle de travail : 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau ou en extérieur : travail de bureau essentiellement. Quelques déplacements au sein de la Métropole Nice Côte d'Azur, en communes ;
NBI : Non ;
RIFSEEP 4.

NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 9€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Ce poste s'adresse à un agent de catégorie B de la filière Administrative.
Expérience : expérience professionnelle préalable dans un poste administratif, de préférence dans le domaine de l'aménagement du territoire.
Domaine de diplôme :
- Diplôme universitaire en administration, gestion, ou domaine connexe ;
- Formation et expérience en gestion administrative et si possible en comptabilité.

Compétences :
- Culture territoriale et connaissance de la collectivité ;
- Compétences organisationnelles, méthodologie technique et capacité à gérer les priorités ;
- Compétences en communication écrite et orale ;
- Montage de dossier de demande de subvention ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office dont Excel, PowerPoint et Word, etc) ;
- Compétences en administration et gestion ;
- Connaissance de la commande publique ;
- Parfaite connaissance de l'organisation de la Métropole et des institutions et partenaires extérieurs.

Qualités :
- Rigueur, méthode, polyvalence ;
- Capacité d'analyse et de synthèse ;
- Capacité rédactionnelle ;
- Capacité d'adaptation, disponibilité ;
- Autonomie et capacité d'initiative dans le respect de la hiérarchie ;
- Dynamisme et fort potentiel de travail et de mobilisation des chefs de projet ;
- Compétences dans le recueil, le rangement et la présentation de données chiffrées ;
- Discrétion, confidentialité.