Gestionnaire administratif opérateur de saisie (h/f)
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Offre n° O006240527000079
Publiée le 27/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
106 boulevard René cassin, Nice (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
28/07/2024
Date limite de candidature
28/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Agent de maîtrise
Agent de maîtrise principal
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Agent de maîtrise
Agent de maîtrise principal
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la DGA Famille, Éducation, Sports et Loisirs, le service " Travaux " de la Direction Education recueille les demandes d'interventions nécessaires dans les écoles maternelles et élémentaires publiques de la Ville de Nice.
Il programme les travaux à réaliser, gère en régie les travaux de maintenance et assure le suivi des opérations de travaux effectuées par des prestataires extérieurs.
En qualité de Gestionnaire administratif opérateur de saisie, vous assurerez :
- La création et/ou traitement des demandes d'intervention des écoles sur le logiciel dédié (ASTECH/OPUS) ;
- Le suivi des interventions ;
- L'exécution de certaines tâches administratives.
Il programme les travaux à réaliser, gère en régie les travaux de maintenance et assure le suivi des opérations de travaux effectuées par des prestataires extérieurs.
En qualité de Gestionnaire administratif opérateur de saisie, vous assurerez :
- La création et/ou traitement des demandes d'intervention des écoles sur le logiciel dédié (ASTECH/OPUS) ;
- Le suivi des interventions ;
- L'exécution de certaines tâches administratives.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES :
Traitement des demandes formulées dans la boite mail générique du service :
*Lecture rapide des mails sur la boite générique pour identification des urgences :
- Création des fiches d'intervention sur AS-TECH ;
- Réaffectation des demandes ne relevant pas des ateliers scolaires et opérer leur suivi (travaux en régie/ travaux externalisés).
* Traitement du reste des demandes figurant dans la boite générique :
- Saisie dans OPUS pour agréments dans AS-TECH et impression fiche d'intervention ;
- Réponse aux écoles + copie ateliers scolaire pour classement " DOSSIERS ECOLE ".
Traitement des demandes formulées sur OPUS :
- Visualisation des demandes en attente sur OPUS ;
- Vérification de l'existence des demandes dans AS-TECH ;
- Agréments des demandes (ou refus selon le cas et réaffectations des demandes) ;
- Impression des fiches d'intervention.
Réception des appels téléphoniques pour traitement des urgences :
- Création de la fiche d'intervention en direct sur le logiciel AS-TECH pour transmission au responsable d'unité concerné ;
- Renseignement sur le suivi des demandes aux différents interlocuteurs.
Traitement des fiches journalières :
- Pointage et suivi des fiches journalières des agents de chaque unité ;
- Saisie des fiches journalières dans le logiciel AS-TECH.
MISSIONS OCCASIONNELLES :
Exécution de certaines missions administratives :
- Tenue de tableaux de suivi (intempéries, prestataires...) ;
- Classement et archivage de documents ;
- Préparation de réponses des suivis d'interventions pour les divers correspondants ;
- Suppléant pour la tenue des statistiques du service.
Conditions de travail :
- Travail de bureau ;
- Activité principale sur écran informatique ;
- Travail 37 heures 30 sur 5 j + 14 j RTT (journée de solidarité déduite) ;
- NBI : non ;
- RIFSEEP 6.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT). 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions... ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 9€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Traitement des demandes formulées dans la boite mail générique du service :
*Lecture rapide des mails sur la boite générique pour identification des urgences :
- Création des fiches d'intervention sur AS-TECH ;
- Réaffectation des demandes ne relevant pas des ateliers scolaires et opérer leur suivi (travaux en régie/ travaux externalisés).
* Traitement du reste des demandes figurant dans la boite générique :
- Saisie dans OPUS pour agréments dans AS-TECH et impression fiche d'intervention ;
- Réponse aux écoles + copie ateliers scolaire pour classement " DOSSIERS ECOLE ".
Traitement des demandes formulées sur OPUS :
- Visualisation des demandes en attente sur OPUS ;
- Vérification de l'existence des demandes dans AS-TECH ;
- Agréments des demandes (ou refus selon le cas et réaffectations des demandes) ;
- Impression des fiches d'intervention.
Réception des appels téléphoniques pour traitement des urgences :
- Création de la fiche d'intervention en direct sur le logiciel AS-TECH pour transmission au responsable d'unité concerné ;
- Renseignement sur le suivi des demandes aux différents interlocuteurs.
Traitement des fiches journalières :
- Pointage et suivi des fiches journalières des agents de chaque unité ;
- Saisie des fiches journalières dans le logiciel AS-TECH.
MISSIONS OCCASIONNELLES :
Exécution de certaines missions administratives :
- Tenue de tableaux de suivi (intempéries, prestataires...) ;
- Classement et archivage de documents ;
- Préparation de réponses des suivis d'interventions pour les divers correspondants ;
- Suppléant pour la tenue des statistiques du service.
Conditions de travail :
- Travail de bureau ;
- Activité principale sur écran informatique ;
- Travail 37 heures 30 sur 5 j + 14 j RTT (journée de solidarité déduite) ;
- NBI : non ;
- RIFSEEP 6.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT). 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions... ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 9€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profils recherchés
Ce poste s'adresse à un agent de la catégorie C de la filière Administrative ou Technique.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : Baccalauréat professionnel Secrétariat/Brevet d'Etudes Professionnelles Secrétariat.
Compétences :
- Recueillir et insérer des données dans la base existante ;
- Savoir utiliser les logiciels mis à sa disposition ;
- Se conformer aux procédures mises en place ;
- Connaître l'organisation fonctionnelle de son service et en suivre les évolutions ;
- Être capable de prioriser les demandes urgentes ;
- Connaître les modes de classement et d'archivage des documents ;
- Apporter sa contribution à un groupe de travail ;
- Formation au logiciel de gestion interne OPUS et ASTECH ;
- Formation EXCEL.
Qualités :
- Maitrise de l'outil informatique ;
- Connaissance du logiciel OPUS/ASTECH ;
- Rigueur et méthode ;
- Gestion des urgences ;
- Rapidité d'exécution ;
- Aptitude à travailler en équipe.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : Baccalauréat professionnel Secrétariat/Brevet d'Etudes Professionnelles Secrétariat.
Compétences :
- Recueillir et insérer des données dans la base existante ;
- Savoir utiliser les logiciels mis à sa disposition ;
- Se conformer aux procédures mises en place ;
- Connaître l'organisation fonctionnelle de son service et en suivre les évolutions ;
- Être capable de prioriser les demandes urgentes ;
- Connaître les modes de classement et d'archivage des documents ;
- Apporter sa contribution à un groupe de travail ;
- Formation au logiciel de gestion interne OPUS et ASTECH ;
- Formation EXCEL.
Qualités :
- Maitrise de l'outil informatique ;
- Connaissance du logiciel OPUS/ASTECH ;
- Rigueur et méthode ;
- Gestion des urgences ;
- Rapidité d'exécution ;
- Aptitude à travailler en équipe.
Contact et modalités de candidature
Contact
0497132000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.