Agent en charge de la délivrance des actes (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O006240527001850
Publiée le 27/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Pour postuler à cette offre, inscrivez-vous sur notre site de recrutement muni d'un CV et d'une lettre de motivation :, Nice (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
27/07/2024
Date limite de candidature
28/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de la Citoyenneté et des Services à la Population, DGA Sécurité, Proximité et Citoyenneté, le service Etat Civil et Titres d'Identités a pour missions :
- Accueil et information du public et gestion des rendez vous ;
- Dressé, mise à jour, délivrance des actes de l'état civil, gestion des registres ;
- Gestion et organisation des cérémonies (mariages, baptêmes, PACS) ;
- Réalisation des formalités relatives à la délivrance de titres ;
- Gestion des demandes et retraits des titres d'identités ;
- Collaboration avec les partenaires extérieurs (parquet, entreprises pompes funèbres, hôpitaux, maternités, généalogistes...).
En qualité Agent en charge de la délivrance des actes, vous accueillerez et informerez le public.
Vous réaliserez et analyserez des demandes d'actes d'état civil dans le respect de la règlementation en vigueur.
Vous délivrerez des actes d'état civil (courrier, courriel et logiciel).
Vous participerez aux célébrations en salle de mariage en semaine et le samedi.
- Accueil et information du public et gestion des rendez vous ;
- Dressé, mise à jour, délivrance des actes de l'état civil, gestion des registres ;
- Gestion et organisation des cérémonies (mariages, baptêmes, PACS) ;
- Réalisation des formalités relatives à la délivrance de titres ;
- Gestion des demandes et retraits des titres d'identités ;
- Collaboration avec les partenaires extérieurs (parquet, entreprises pompes funèbres, hôpitaux, maternités, généalogistes...).
En qualité Agent en charge de la délivrance des actes, vous accueillerez et informerez le public.
Vous réaliserez et analyserez des demandes d'actes d'état civil dans le respect de la règlementation en vigueur.
Vous délivrerez des actes d'état civil (courrier, courriel et logiciel).
Vous participerez aux célébrations en salle de mariage en semaine et le samedi.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES :
Toutes les activités du poste sont réalisées dans le respect :
- De la règlementation en vigueur ;
- Des procédures internes ;
- Des engagements pris par le service dans le cadre de la certification Qualiville obtenue en 2007.
Accueil et information du public :
- Participation par roulement à la banque d'accueil ;
- Réception du public en guichet pour toutes demandes relatives aux demandes d'actes.
Traitement quotidien des demandes d'actes d'état civil parvenues par internet, courrier ou courriel :
- Accueil et délivrance de renseignements par téléphone et en guichet en fonction des sollicitations ;
- Réception, tri et analyse des demandes d'actes des usagers (téléphone, mails, courriers, logiciels) ;
- Analyse des données communiquées et vérification de la réglementation ;
- Enregistrement de la demande sur le logiciel métier (SIECLE) ou tableau de suivi ;
- Recherche de l'acte sur logiciel état civil SIECLE ou dans les registres ;
- Délivrance de l'acte manuscrit, ou avec reprographie du document et saisie informatique de l'acte pour actualisation du fichier ;
- Edition de l'acte et rédaction du courrier d'accompagnement avant la mise sous pli.
Traitement quotidien des demandes d'actes d'état civil parvenues par COMEDEC :
- Importation quotidienne des demandes ;
- Pour chaque dossier, analyse des données communiquées et comparaison avec les données sur SIECLE ;
- Si besoin, redressage des actes d'état civil avec relecture avec un collègue ;
- Traitement du dossier jusqu'à sa mise en parapheur virtuel puis renvoi électronique des dossiers traités.
Traitement divers : classement, tri du courrier, traitement des demandes par mail, archivage, redressage des actes, demandes d'apostilles, gestion des NPAI, tenue de statistiques.
Participation aux cérémonies de mariage (y compris lors des permanences le samedi) : prise de parole en salle, lecture de l'acte.
Entretien permanent des connaissances et des procédures dans les domaines suivants :
- Règlementation de l'état civil ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Applications informatiques.
MISSIONS OCCASIONNELLES :
- Polyvalence au sein des autres unités du service (délivrance des actes aux professionnels " COMEDEC ", mise à jour des actes et des livrets de famille, titres d'identité etc.).
MISSIONS ANNEXES :
- Polyvalence des missions exécutées au sein des différents services de la Direction en cas de nécessité ;
- Polyvalence géographique.
Conditions de travail :
- Accueil du public ;
- Cycle de 37h30 + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau sur écran ou en guichet ou à l'accueil ;
- Arrêtés de délégation de signature (Officier de l'Etat Civil) ;
- Permanence le samedi, ainsi que le dimanche et les jours fériés en cas de nécessité de service ;
- Utilisation d'un équipement informatique et technique (badge personnel d'accès, tenue vestimentaire pour les cérémonies de mariage fournie par la collectivité, bouton d'alerte, appareil pour personnes malentendantes, appellateur) ;
- Risques de chute (escaliers), d'agression verbale et physique par le public ;
- NBI : OUI ;
- RIFSEEP 5.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions... ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 9€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Toutes les activités du poste sont réalisées dans le respect :
- De la règlementation en vigueur ;
- Des procédures internes ;
- Des engagements pris par le service dans le cadre de la certification Qualiville obtenue en 2007.
Accueil et information du public :
- Participation par roulement à la banque d'accueil ;
- Réception du public en guichet pour toutes demandes relatives aux demandes d'actes.
Traitement quotidien des demandes d'actes d'état civil parvenues par internet, courrier ou courriel :
- Accueil et délivrance de renseignements par téléphone et en guichet en fonction des sollicitations ;
- Réception, tri et analyse des demandes d'actes des usagers (téléphone, mails, courriers, logiciels) ;
- Analyse des données communiquées et vérification de la réglementation ;
- Enregistrement de la demande sur le logiciel métier (SIECLE) ou tableau de suivi ;
- Recherche de l'acte sur logiciel état civil SIECLE ou dans les registres ;
- Délivrance de l'acte manuscrit, ou avec reprographie du document et saisie informatique de l'acte pour actualisation du fichier ;
- Edition de l'acte et rédaction du courrier d'accompagnement avant la mise sous pli.
Traitement quotidien des demandes d'actes d'état civil parvenues par COMEDEC :
- Importation quotidienne des demandes ;
- Pour chaque dossier, analyse des données communiquées et comparaison avec les données sur SIECLE ;
- Si besoin, redressage des actes d'état civil avec relecture avec un collègue ;
- Traitement du dossier jusqu'à sa mise en parapheur virtuel puis renvoi électronique des dossiers traités.
Traitement divers : classement, tri du courrier, traitement des demandes par mail, archivage, redressage des actes, demandes d'apostilles, gestion des NPAI, tenue de statistiques.
Participation aux cérémonies de mariage (y compris lors des permanences le samedi) : prise de parole en salle, lecture de l'acte.
Entretien permanent des connaissances et des procédures dans les domaines suivants :
- Règlementation de l'état civil ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Applications informatiques.
MISSIONS OCCASIONNELLES :
- Polyvalence au sein des autres unités du service (délivrance des actes aux professionnels " COMEDEC ", mise à jour des actes et des livrets de famille, titres d'identité etc.).
MISSIONS ANNEXES :
- Polyvalence des missions exécutées au sein des différents services de la Direction en cas de nécessité ;
- Polyvalence géographique.
Conditions de travail :
- Accueil du public ;
- Cycle de 37h30 + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau sur écran ou en guichet ou à l'accueil ;
- Arrêtés de délégation de signature (Officier de l'Etat Civil) ;
- Permanence le samedi, ainsi que le dimanche et les jours fériés en cas de nécessité de service ;
- Utilisation d'un équipement informatique et technique (badge personnel d'accès, tenue vestimentaire pour les cérémonies de mariage fournie par la collectivité, bouton d'alerte, appareil pour personnes malentendantes, appellateur) ;
- Risques de chute (escaliers), d'agression verbale et physique par le public ;
- NBI : OUI ;
- RIFSEEP 5.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions... ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 9€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profils recherchés
Ce poste s'adresse à un agent de catégorie C de la filière administrative.
Expérience : expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme :
- BEP métiers du Secrétariat, Bac Pro Secrétariat, Bac STT Action et Communication administratives.
Compétences :
- Posséder des connaissances élémentaires en droit civil et se tenir informé des évolutions ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie avec ses collègues et dans l'accueil et l'information du public ;
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Intégrer la notion de risque juridique dans l'instruction de dossiers susceptibles d'engager sa responsabilité et celle de la collectivité ;
- Maîtriser les procédures administratives associées à la fonction.
- Savoir temporiser les comportements agressifs.
- Organiser son travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution ;
- Maîtriser l'utilisation du ou des logiciels mis à sa disposition ;
- Maîtriser une langue étrangère.
Qualités :
- Sens du contact et de l'accueil/diplomatie ;
- Disponibilité et polyvalence ;
- Discrétion ;
- Rapidité d'exécution ;
- Rigueur et fermeté ;
- Esprit du service public ;
- Culture de l'esprit d'équipe.
Expérience : expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme :
- BEP métiers du Secrétariat, Bac Pro Secrétariat, Bac STT Action et Communication administratives.
Compétences :
- Posséder des connaissances élémentaires en droit civil et se tenir informé des évolutions ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie avec ses collègues et dans l'accueil et l'information du public ;
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Intégrer la notion de risque juridique dans l'instruction de dossiers susceptibles d'engager sa responsabilité et celle de la collectivité ;
- Maîtriser les procédures administratives associées à la fonction.
- Savoir temporiser les comportements agressifs.
- Organiser son travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution ;
- Maîtriser l'utilisation du ou des logiciels mis à sa disposition ;
- Maîtriser une langue étrangère.
Qualités :
- Sens du contact et de l'accueil/diplomatie ;
- Disponibilité et polyvalence ;
- Discrétion ;
- Rapidité d'exécution ;
- Rigueur et fermeté ;
- Esprit du service public ;
- Culture de l'esprit d'équipe.
Contact et modalités de candidature
Contact
0497133261
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.