Agent chargé de l'état civil (h/f)
Offre n° O006260106000560
Publiée le 06/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville - Mairie de Tourrettes-sur-Loup (Alpes-Maritimes (06))
Poste à pourvoir le
01/02/2026
Date limite de candidature
01/02/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Les missions générales :
- Gérer les formalités relatives à l’Etat Civil, aux Elections et au Cimetière ;
- Organiser les scrutins électoraux ;
- A titre accessoire, assurer l’accueil physique et téléphonique en mairie ; Assurer les services de l’agence postale.
Les liaisons hiérarchiques et transversales :
Le Maire -> Le DGS -> La directrice du Pôle proximité population.
- Gérer les formalités relatives à l’Etat Civil, aux Elections et au Cimetière ;
- Organiser les scrutins électoraux ;
- A titre accessoire, assurer l’accueil physique et téléphonique en mairie ; Assurer les services de l’agence postale.
Les liaisons hiérarchiques et transversales :
Le Maire -> Le DGS -> La directrice du Pôle proximité population.
Missions / conditions d'exercice
Gestion des formalités d’Etat Civil :
- Accueillir et renseigner les personnes au regard de la règlementation ;
- Réceptionner les déclarations et établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, changements de nom et prénom) ;
- Apprécier la demande au regard de différents documents administratifs et d’état civil fournis à l’appui ;
- Traiter les mentions marginales sur les actes d’Etat Civil.
Gestion des dossiers de mariage et de PACS :
- Audition des couples ;
- Gérer les relations avec les autorités étrangères ;
- Gérer les actes de publication et d’affichage ;
- Délivrer le livret de famille ;
- Assistance à la célébration.
Gestion des formalités administratives générales :
- Recensement citoyen des jeunes ;
- Délivrance des certificats de vie ;
- Légalisations de signatures ;
- Délivrance des attestations d’accueil ;
- Traitement du courrier ;
- Participer au recensement de la population.
Tenue administrative des registres d'état civil :
- Délivrer sur demande des extraits de registres ;
- Rédiger des mentions et des courriers ;
- Assurer la constitution et la reliure des registres ainsi que la transmission au tribunal judiciaire ;
- Archivage.
Gestion des affaires funéraires :
- Délivrance des actes, des concessions funéraires et des autorisations de travaux dans le cimetière ;
- Suivi administratif de la gestion du cimetière (mise à jour des données et du plan, gestion des procédures de reprises de sépultures, etc).
Gestion des élections :
- Traitement des demandes d’inscription sur les listes électorales ;
- Mise à jour des listes électorales ;
- Gestion des commissions électorales ;
- Préparation logistique des scrutins électoraux ;
- Echange avec les services préfectoraux.
A titre complémentaire, accueil et renseignement du public :
- Assurer la continuité de service en l’absence de l’agent d’accueil de la mairie ;
- Assurer un accueil de qualité et orienter en apportant une réponse adaptée à l’habitant et aux différents interlocuteurs ;
- Gérer le standard téléphonique ;
- Gérer l’Agence Postale Communale.
D’autres activités pourront être confiées à l’agent dans le cadre de circonstances exceptionnelles et pour répondre aux nécessités de service. Il est attendu un maintien à niveau des connaissances relatives à la gestion de l’agence postale communale et un accompagnement de l’agent d’accueil en vue de lui faire acquérir les compétences pratiques en matière d’état civil, élection, cimetière.
Les conditions d’exercice
Temps de travail :
- Temps plein ;
- Quotité horaire : 35h ;
- Amplitude horaire : 8h30-17h (ponctuellement 8h-17h).
Moyens matériels :
- Logiciel professionnel (EMAGNUS) ;
- Téléphone ;
- E-mail professionnel ;
- Logiciel Gescime.
Conditions particulières d’exercice :
- L’agent sera amené à effectuer tout mission nouvelle compte tenu de l’évolution des besoins de notre commune rurale, nécessitant une polyvalence conjoncturelle ou structurelle autant que de besoin.
Risques professionnels encourus :
- Gestes et postures : travail sur écran, ergonomie du poste de travail.
- Accueillir et renseigner les personnes au regard de la règlementation ;
- Réceptionner les déclarations et établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, changements de nom et prénom) ;
- Apprécier la demande au regard de différents documents administratifs et d’état civil fournis à l’appui ;
- Traiter les mentions marginales sur les actes d’Etat Civil.
Gestion des dossiers de mariage et de PACS :
- Audition des couples ;
- Gérer les relations avec les autorités étrangères ;
- Gérer les actes de publication et d’affichage ;
- Délivrer le livret de famille ;
- Assistance à la célébration.
Gestion des formalités administratives générales :
- Recensement citoyen des jeunes ;
- Délivrance des certificats de vie ;
- Légalisations de signatures ;
- Délivrance des attestations d’accueil ;
- Traitement du courrier ;
- Participer au recensement de la population.
Tenue administrative des registres d'état civil :
- Délivrer sur demande des extraits de registres ;
- Rédiger des mentions et des courriers ;
- Assurer la constitution et la reliure des registres ainsi que la transmission au tribunal judiciaire ;
- Archivage.
Gestion des affaires funéraires :
- Délivrance des actes, des concessions funéraires et des autorisations de travaux dans le cimetière ;
- Suivi administratif de la gestion du cimetière (mise à jour des données et du plan, gestion des procédures de reprises de sépultures, etc).
Gestion des élections :
- Traitement des demandes d’inscription sur les listes électorales ;
- Mise à jour des listes électorales ;
- Gestion des commissions électorales ;
- Préparation logistique des scrutins électoraux ;
- Echange avec les services préfectoraux.
A titre complémentaire, accueil et renseignement du public :
- Assurer la continuité de service en l’absence de l’agent d’accueil de la mairie ;
- Assurer un accueil de qualité et orienter en apportant une réponse adaptée à l’habitant et aux différents interlocuteurs ;
- Gérer le standard téléphonique ;
- Gérer l’Agence Postale Communale.
D’autres activités pourront être confiées à l’agent dans le cadre de circonstances exceptionnelles et pour répondre aux nécessités de service. Il est attendu un maintien à niveau des connaissances relatives à la gestion de l’agence postale communale et un accompagnement de l’agent d’accueil en vue de lui faire acquérir les compétences pratiques en matière d’état civil, élection, cimetière.
Les conditions d’exercice
Temps de travail :
- Temps plein ;
- Quotité horaire : 35h ;
- Amplitude horaire : 8h30-17h (ponctuellement 8h-17h).
Moyens matériels :
- Logiciel professionnel (EMAGNUS) ;
- Téléphone ;
- E-mail professionnel ;
- Logiciel Gescime.
Conditions particulières d’exercice :
- L’agent sera amené à effectuer tout mission nouvelle compte tenu de l’évolution des besoins de notre commune rurale, nécessitant une polyvalence conjoncturelle ou structurelle autant que de besoin.
Risques professionnels encourus :
- Gestes et postures : travail sur écran, ergonomie du poste de travail.
Profils recherchés
Les compétences :
Compétences techniques :
- Gestion des outils bureautiques, logiciels spécifiques La Poste, Etat Civil, Elections, cimetière ;
- Connaissance du cadre juridique et réglementaire des domaines d’activité Etat Civil, Elections, Cimetière ;
- Disposer de qualités rédactionnelles ;
- Aisance avec les calculs ;
- Faire preuve de polyvalence.
Compétences relationnelles :
- Connaissance des techniques d’accueil physique et téléphonique ;
- Savoir travailler en collaboration avec différents services (pompes funèbres, gendarmerie, police municipale, etc) ;
- Bienveillance et aisance dans la communication et dans la relation avec les usagers, les partenaires, les élus, etc ;
- Discrétion professionnelle.
Compétences organisationnelles :
- Méthode et organisation ;
- Curiosité professionnelle.
Le profil professionnel :
- Formation diplômante minimum requise ;
- Formation professionnelle : Etat Civil, législation funéraire.
Compétences techniques :
- Gestion des outils bureautiques, logiciels spécifiques La Poste, Etat Civil, Elections, cimetière ;
- Connaissance du cadre juridique et réglementaire des domaines d’activité Etat Civil, Elections, Cimetière ;
- Disposer de qualités rédactionnelles ;
- Aisance avec les calculs ;
- Faire preuve de polyvalence.
Compétences relationnelles :
- Connaissance des techniques d’accueil physique et téléphonique ;
- Savoir travailler en collaboration avec différents services (pompes funèbres, gendarmerie, police municipale, etc) ;
- Bienveillance et aisance dans la communication et dans la relation avec les usagers, les partenaires, les élus, etc ;
- Discrétion professionnelle.
Compétences organisationnelles :
- Méthode et organisation ;
- Curiosité professionnelle.
Le profil professionnel :
- Formation diplômante minimum requise ;
- Formation professionnelle : Etat Civil, législation funéraire.
Contact et modalités de candidature
Contact
0493593011
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Tourrettes-sur-Loup
06140 TOURRETTES SUR LOUP
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Tourrettes-sur-Loup
06140 TOURRETTES SUR LOUP
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.