Activités Principales
* Gestion des commandes de fournitures et matériels :
• Recenser les besoins des services municipaux en lien avec les services concernés ;
• Établir les demandes de devis, assurer leur suivi et organiser les interventions des prestataires en lien avec les services concernés ;
• Procéder aux commandes de fournitures, matériels et équipements dans le respect des procédures internes et de la réglementation applicable ;
• Contrôler les livraisons et vérifier la conformité des commandes et des prestations ;
• Assurer le suivi administratif des achats et des factures en lien avec le service comptable ;
• Gérer les stocks de fournitures administratives et techniques ;
* Suivi des contrats de maintenance des biens et bâtiments communaux :
• Recenser et tenir à jour les contrats de maintenance et de vérifications réglementaires ;
• Assurer le suivi des échéances contractuelles ;
• Organiser les interventions des prestataires en lien avec les services concernés ;
• Participer à la préparation des renouvellements ou consultations nécessaires ;
• Assurer le classement et l'archivage des documents contractuels.

Gestion et suivi du parc roulant communal :
• Tenir à jour l'inventaire du parc automobile ;
• Planifier et suivre les opérations d'entretien, de réparation et de contrôle technique en lien avec les services concernés et les services de la CAPG ;
• Gérer les documents administratifs des véhicules (cartes grises, contrôles techniques, attestations, etc) ;
• Assurer le suivi des consommations et des coûts d'exploitation ;
• Veiller au respect des obligations réglementaires liées à l'utilisation des véhicules.

* Gestion des assurances et suivi des sinistres :
• Assurer le suivi des contrats d'assurance de la collectivité ;
• Être l'interlocuteur des compagnies d'assurance, courtiers et experts ;
• Déclarer les sinistres et constituer les dossiers administratifs nécessaires ;
• Assurer le suivi des procédures d'indemnisation jusqu'à leur clôture.

Missions accessoires :
* Accueil du public et accueil téléphonique :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés en l'absence de l'agent d'accueil ;
• Renseigner, orienter et informer le public ;
• Réceptionner et transmettre les appels et messages ;
• Assurer la gestion courante du courrier et des demandes du public lorsque nécessaire.

* Gestion des salles communales et des clés :
En lien avec l'agent chargé du suivi des associations et de la vie associative :
• Participer à la gestion administrative des salles communales mises à disposition des associations, partenaires ou usagers ;
• Assurer le suivi des plannings d'occupation et veiller à la bonne coordination des réservations ;
• Participer à l'organisation des remises et restitutions des clés des équipements communaux ;
• Tenir à jour les registres et tableaux de suivi ;
• Signaler toute anomalie, dégradation ou difficulté d’occupation constatée.