Assistant(e) administratif/ve du groupement territorial nord
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O007240513000280
Publiée le 13/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
DAVEZIEUX
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
10/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
AVIS DE VACANCE INTERNE ET EXTERNE
D’UN POSTE D’ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF/VE AU GROUPEMENT TERRITORIAL NORD
DU CADRE D’EMPLOIS DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS
POSTE N°96-ADM-C
Placé sous l’autorité du chef de groupement, le groupement territorial nord est une structure déconcentrée de la direction chargée par le DDSIS d’assurer une coordination des centres d’incendie et de secours qui lui sont rattachés.
L’assistant(e) du groupement recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du groupement, suit les dossiers administratifs et gère les dossiers confiés par le chef de groupement et assiste le chef de groupement dans l’organisation de celui-ci.
D’UN POSTE D’ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF/VE AU GROUPEMENT TERRITORIAL NORD
DU CADRE D’EMPLOIS DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS
POSTE N°96-ADM-C
Placé sous l’autorité du chef de groupement, le groupement territorial nord est une structure déconcentrée de la direction chargée par le DDSIS d’assurer une coordination des centres d’incendie et de secours qui lui sont rattachés.
L’assistant(e) du groupement recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du groupement, suit les dossiers administratifs et gère les dossiers confiés par le chef de groupement et assiste le chef de groupement dans l’organisation de celui-ci.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence
- Conseiller les sapeurs-pompiers sur les procédures
Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Gérer et actualiser une base d’informations
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
- Assurer la gestion du courrier
Gestion de l’information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Trier, classer et archiver les documents
- Assister aux réunions de groupement et assurer le suivi administratif
- Communiquer les informations nécessaires aux chefs de CIS
- Alimenter les logiciels métiers (SP32 médical, escort, eksae RH et finance) et vérifier les saisies des assistants et chefs de centre
Planification et suivi :
- Gérer les agendas des membres du groupement
- Contrôler et suivre les congés des chefs de centre du groupement
- Gérer et suivre les dossiers des sapeurs-pompiers volontaires
- Piloter, suivre la mise en place des visites médicales et suivre les dossiers médicaux
- Préparer les journées de recrutement (convocation aux tests sportifs et à la visite médicale)
Gestion financière du groupement territorial
- Assurer la tenue et la mise à jour du budget du groupement
- Réaliser l’ouverture des comptes
- Réaliser des devis et des bons de commande
- Réaliser le suivi des bons de commande
Coordination des pratiques :
- Coordonner les assistants des CIS mixtes du groupement afin de veiller à l’uniformisation des procédures administratives
Remplacement de la secrétaire du CSP
- Assurer les missions inhérentes à la secrétaire du CSP en cas de besoin, d’absence ou à la demande du chef de groupement
Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence
- Conseiller les sapeurs-pompiers sur les procédures
Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Gérer et actualiser une base d’informations
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
- Assurer la gestion du courrier
Gestion de l’information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Trier, classer et archiver les documents
- Assister aux réunions de groupement et assurer le suivi administratif
- Communiquer les informations nécessaires aux chefs de CIS
- Alimenter les logiciels métiers (SP32 médical, escort, eksae RH et finance) et vérifier les saisies des assistants et chefs de centre
Planification et suivi :
- Gérer les agendas des membres du groupement
- Contrôler et suivre les congés des chefs de centre du groupement
- Gérer et suivre les dossiers des sapeurs-pompiers volontaires
- Piloter, suivre la mise en place des visites médicales et suivre les dossiers médicaux
- Préparer les journées de recrutement (convocation aux tests sportifs et à la visite médicale)
Gestion financière du groupement territorial
- Assurer la tenue et la mise à jour du budget du groupement
- Réaliser l’ouverture des comptes
- Réaliser des devis et des bons de commande
- Réaliser le suivi des bons de commande
Coordination des pratiques :
- Coordonner les assistants des CIS mixtes du groupement afin de veiller à l’uniformisation des procédures administratives
Remplacement de la secrétaire du CSP
- Assurer les missions inhérentes à la secrétaire du CSP en cas de besoin, d’absence ou à la demande du chef de groupement
Profils recherchés
Profil attendu :
- Respect des délais
- Qualités relationnelles
- Autonomie et capacité à rendre compte
- Polyvalence
- Rigueur
- Sens de l’initiative
- Méthode et organisation
- Sens du travail en équipe
- Adaptabilité
- Réactivité
- Savoir lire et comprendre les textes règlementaires
- Savoir rédiger des procédures administratives
- Connaissances des logiciels de bureautique (environnement Microsoft Office 365)
- Techniques de secrétariat
- Aptitude à la planification
- Respect des délais
- Qualités relationnelles
- Autonomie et capacité à rendre compte
- Polyvalence
- Rigueur
- Sens de l’initiative
- Méthode et organisation
- Sens du travail en équipe
- Adaptabilité
- Réactivité
- Savoir lire et comprendre les textes règlementaires
- Savoir rédiger des procédures administratives
- Connaissances des logiciels de bureautique (environnement Microsoft Office 365)
- Techniques de secrétariat
- Aptitude à la planification
Contact
Contact
0475663619
Informations complémentaires
Conditions de recrutement
- Temps complet
- Par voie de mobilité interne (avoir effectué au moins 3 ans dans le poste occupé actuellement) ou externe (par voie statutaire ou contractuelle)
- Poste localisé à Davézieux
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au lundi 10 juin 2024 – candidature (CV, lettre de motivation et dernier arrêté de situation) à adresser à monsieur le président du conseil d’administration du SDIS de l’Ardèche et à transmettre par e-mail à l’adresse : recrutement@sdis07.fr
Contacts pour informations complémentaires
*administratives : Mme Carole Rouveure, cheffe du service RHDV, 04 75 66 36 19, carole.rouveure@sdis07.fr,
Mme Léa Amblard, Chargée de la GPEAC, 04 75 66 36 19, lea.amblard@sdis07.fr
*techniques : Cdt Bruno Bagou, chef du groupement territorial nord, 07 87 56 23 45, bruno.bagou@sdis07.fr
Cne Jérôme Ployon, chef du centre de secours principal d’Annonay Rhône Agglo, 06 24 74 88 66, jerome.ployon@sdis07.fr
- Temps complet
- Par voie de mobilité interne (avoir effectué au moins 3 ans dans le poste occupé actuellement) ou externe (par voie statutaire ou contractuelle)
- Poste localisé à Davézieux
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au lundi 10 juin 2024 – candidature (CV, lettre de motivation et dernier arrêté de situation) à adresser à monsieur le président du conseil d’administration du SDIS de l’Ardèche et à transmettre par e-mail à l’adresse : recrutement@sdis07.fr
Contacts pour informations complémentaires
*administratives : Mme Carole Rouveure, cheffe du service RHDV, 04 75 66 36 19, carole.rouveure@sdis07.fr,
Mme Léa Amblard, Chargée de la GPEAC, 04 75 66 36 19, lea.amblard@sdis07.fr
*techniques : Cdt Bruno Bagou, chef du groupement territorial nord, 07 87 56 23 45, bruno.bagou@sdis07.fr
Cne Jérôme Ployon, chef du centre de secours principal d’Annonay Rhône Agglo, 06 24 74 88 66, jerome.ployon@sdis07.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.