AGENT ADMINISTRATIF ETAT CIVIL
Offre n° O007260814000198
Publiée le 14/08/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Avenue mendès france, Viviers (Ardèche (07))
Poste à pourvoir le
01/10/2026
Date limite de candidature
15/09/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'agent en tant qu' officier de l'état civil par délégation recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du service.
Suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation et les procédures mises en place.
Rédige tout acte d'état civil et assure la tenue des registres.
Suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation et les procédures mises en place.
Rédige tout acte d'état civil et assure la tenue des registres.
Missions / conditions d'exercice
Missions
Sous l’autorité de Madame le Maire et la responsabilité directe du Directeur Général des Services, l’agent assure un accueil physique et téléphonique de qualité, oriente les usagers vers les services compétents et participe au bon fonctionnement administratif de la collectivité. Il/elle assure les missions énumérées ci-dessous (liste non exhaustive).
Fonctions et activités
1. Standard, accueil, secrétariat et autres missions
• Standard, accueil et renseignement du public
- Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Gérer le degré d'urgence
- Renseigner et orienter les administrés vers le service compétent interne ou externe à la collectivité
- Noter les messages et demandes des administrés et les transmettre au service concerné
• Courrier
- Réceptionner et enregistrer le courrier
- Traiter les courriers reçus dans EzGED (gestion électronique des courriers)
- Traiter les courriels : répondre, filtrer et transmettre les courriers informatiques
- Participer aux missions d’assistance aux affaires générales traitées par la direction
• Gestion administrative
- Enregistrer et assurer le suivi des demandes d'attestation d'accueil, assurer les recensements du citoyen
• Logistique de l’accueil de la collectivité
- Réceptionner les livraisons prévues et en informer les destinataires
- Organiser et ranger l’accueil : classement, étiquetage, affichage, gestion des stocks (cerfas, dépliants, etc…), archivage, etc…
- Gérer les demandes de réservation des salles et des véhicules de service par les services et élu.es
• Autres missions
- Elections : gestion de la liste électorale et organisation des scrutins
- Participation à la gestion des dossiers funéraires
- Participation à la gestion des archives
- Opérations de recensement de la population
• Veille juridique sur l’ensemble de ces missions
2. Etat civil
• Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d’état civil et de population (carte nationale d’identité, dossier de mariage, pacs, baptême, changement de prénom, changement de nom, duplicata de livret de famille, etc.)
• Etablissement des actes d’état civil et suivi des registres
- Assurer la délivrance des actes
- Réceptionner et instruire les dossiers suivants : transcription de décès et reconnaissance, transcription de décès.
- Préparation des célébrations (mariages, pacs, baptême, etc…)
• Veille juridique
Sous l’autorité de Madame le Maire et la responsabilité directe du Directeur Général des Services, l’agent assure un accueil physique et téléphonique de qualité, oriente les usagers vers les services compétents et participe au bon fonctionnement administratif de la collectivité. Il/elle assure les missions énumérées ci-dessous (liste non exhaustive).
Fonctions et activités
1. Standard, accueil, secrétariat et autres missions
• Standard, accueil et renseignement du public
- Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Gérer le degré d'urgence
- Renseigner et orienter les administrés vers le service compétent interne ou externe à la collectivité
- Noter les messages et demandes des administrés et les transmettre au service concerné
• Courrier
- Réceptionner et enregistrer le courrier
- Traiter les courriers reçus dans EzGED (gestion électronique des courriers)
- Traiter les courriels : répondre, filtrer et transmettre les courriers informatiques
- Participer aux missions d’assistance aux affaires générales traitées par la direction
• Gestion administrative
- Enregistrer et assurer le suivi des demandes d'attestation d'accueil, assurer les recensements du citoyen
• Logistique de l’accueil de la collectivité
- Réceptionner les livraisons prévues et en informer les destinataires
- Organiser et ranger l’accueil : classement, étiquetage, affichage, gestion des stocks (cerfas, dépliants, etc…), archivage, etc…
- Gérer les demandes de réservation des salles et des véhicules de service par les services et élu.es
• Autres missions
- Elections : gestion de la liste électorale et organisation des scrutins
- Participation à la gestion des dossiers funéraires
- Participation à la gestion des archives
- Opérations de recensement de la population
• Veille juridique sur l’ensemble de ces missions
2. Etat civil
• Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d’état civil et de population (carte nationale d’identité, dossier de mariage, pacs, baptême, changement de prénom, changement de nom, duplicata de livret de famille, etc.)
• Etablissement des actes d’état civil et suivi des registres
- Assurer la délivrance des actes
- Réceptionner et instruire les dossiers suivants : transcription de décès et reconnaissance, transcription de décès.
- Préparation des célébrations (mariages, pacs, baptême, etc…)
• Veille juridique
Profils recherchés
Savoirs
• Maitrise des techniques et postures professionnelles d’accueil du public
• Maitrise de la réglementation et des procédures en matière d’état civil, d’affaires funéraires et des élections
• Bonne connaissance des outils informatiques
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Une expérience sur un poste similaire est attendue
Savoir-faire
• Méthode, organisation et rigueur
• Capacité à rendre compte
• Expérience de l’accueil du public
• Qualités rédactionnelles
• Polyvalence et adaptabilité
• Strict respect du devoir de réserve et du secret professionnel
Aptitudes et qualités
• Sens du service public
• Dynamisme, réactivité, anticipation, prise d’initiative, force de proposition
• Être autonome et savoir rapporter
• Disponibilité et adaptabilité
• Qualités relationnelles et écoute
• Maitrise des techniques et postures professionnelles d’accueil du public
• Maitrise de la réglementation et des procédures en matière d’état civil, d’affaires funéraires et des élections
• Bonne connaissance des outils informatiques
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Une expérience sur un poste similaire est attendue
Savoir-faire
• Méthode, organisation et rigueur
• Capacité à rendre compte
• Expérience de l’accueil du public
• Qualités rédactionnelles
• Polyvalence et adaptabilité
• Strict respect du devoir de réserve et du secret professionnel
Aptitudes et qualités
• Sens du service public
• Dynamisme, réactivité, anticipation, prise d’initiative, force de proposition
• Être autonome et savoir rapporter
• Disponibilité et adaptabilité
• Qualités relationnelles et écoute
Contact et modalités de candidature
Contact
0475498650
Informations complémentaires
Permis B
Temps complet
Travail jusqu’à 19h00 le mardi
Présence obligatoire lors des weekend électoraux
Poste à pourvoir au 1er octobre 2026, ouvert aux contractuels pour une durée d’un an, renouvelable.
Recrutement statutaire de la fonction publique territoriale correspondant aux cadres d’emploi d’adjoint administratif (catégorie C)
Grille indiciaire en vigueur en fonction de la situation de l’agent + régime indemnitaire
Avantages sociaux : ticket-restaurant, prise en charge partielle de la complémentaire santé et de la prévoyance, adhésion au CNAS
Adresser au plus tard le 15 septembre 2026
une lettre de motivation et un CV
à l’attention de Madame le Maire de Viviers à :
Service des Ressources Humaines
Hôtel de Ville
2 avenue Pierre Mendes France
07220 VIVIERS
ou par mail à grh@mairie-viviers.fr
Temps complet
Travail jusqu’à 19h00 le mardi
Présence obligatoire lors des weekend électoraux
Poste à pourvoir au 1er octobre 2026, ouvert aux contractuels pour une durée d’un an, renouvelable.
Recrutement statutaire de la fonction publique territoriale correspondant aux cadres d’emploi d’adjoint administratif (catégorie C)
Grille indiciaire en vigueur en fonction de la situation de l’agent + régime indemnitaire
Avantages sociaux : ticket-restaurant, prise en charge partielle de la complémentaire santé et de la prévoyance, adhésion au CNAS
Adresser au plus tard le 15 septembre 2026
une lettre de motivation et un CV
à l’attention de Madame le Maire de Viviers à :
Service des Ressources Humaines
Hôtel de Ville
2 avenue Pierre Mendes France
07220 VIVIERS
ou par mail à grh@mairie-viviers.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.