DIRCOMM-704-Un assistant administratif
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O008231101250255
Publiée le 10/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
hôtel du département, Charleville-Mézières (Ardennes)
Poste à pourvoir le
01/02/2024
Date limite de candidature
10/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le titulaire du poste aura pour missions d'assurer le secrétariat et l'accueil physique et téléphonique de la Direction. Il aura également pour missions de participer au suivi de la gestion administrative de la Direction et de participer à l'organisation d'opérations événementielles destinées à valoriser l'institution et le département.
Missions / conditions d'exercice
Missions d'accueil et de secrétariat
-Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction : répondre aux appels téléphoniques et apporter une réponse ou orienter vers l'agent concerné
-Accueillir les personnes qui se rendent à la Direction de la communication (RDV internes, partenaires ou prestataires)
-Gérer le courrier postal et électronique de la Direction, puis assurer le suivi des courriers reçus
-Assurer des tâches de secrétariat (organisation de RDV, réunions...)
-Gérer des bases de données (constitution et mise à jour des données)
-Organiser les envois en nombre (création des étiquettes), assurer la diffusion en lien avec les organismes dédiés (liens avec l'ESAT, les offices de tourisme ...) et effectuer des travaux de mises sous pli
-Commander les fournitures de bureau de la Direction
Mission de gestion administrative de la Direction de la Communication
-Etablir les bons de commande
-Procéder aux opérations de facturation
-Préparer les courriers de consultation des entreprises
Missions de préparation ou participations événementielles
-Gestion de la réserve (rangement et organisation des différents stocks)
-Gestion du stock d'objets promotionnels et suivi dans le tableau dédié
-Suivi du prêt de matériel événementiel aux associations, partenaires et services
-Participation à l'organisation d'événements (préparation des badges, feuilles d'émargement, accueil physique le jour J)
-Participation aux événements (présence sur stand, informations aux usagers)
-Agent chargé de l'accueil, du suivi administratif et de la préparation d'opérations évènementielles
-Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction : répondre aux appels téléphoniques et apporter une réponse ou orienter vers l'agent concerné
-Accueillir les personnes qui se rendent à la Direction de la communication (RDV internes, partenaires ou prestataires)
-Gérer le courrier postal et électronique de la Direction, puis assurer le suivi des courriers reçus
-Assurer des tâches de secrétariat (organisation de RDV, réunions...)
-Gérer des bases de données (constitution et mise à jour des données)
-Organiser les envois en nombre (création des étiquettes), assurer la diffusion en lien avec les organismes dédiés (liens avec l'ESAT, les offices de tourisme ...) et effectuer des travaux de mises sous pli
-Commander les fournitures de bureau de la Direction
Mission de gestion administrative de la Direction de la Communication
-Etablir les bons de commande
-Procéder aux opérations de facturation
-Préparer les courriers de consultation des entreprises
Missions de préparation ou participations événementielles
-Gestion de la réserve (rangement et organisation des différents stocks)
-Gestion du stock d'objets promotionnels et suivi dans le tableau dédié
-Suivi du prêt de matériel événementiel aux associations, partenaires et services
-Participation à l'organisation d'événements (préparation des badges, feuilles d'émargement, accueil physique le jour J)
-Participation aux événements (présence sur stand, informations aux usagers)
-Agent chargé de l'accueil, du suivi administratif et de la préparation d'opérations évènementielles
Profils recherchés
Diplôme / Niveau d'études
Formation en gestion administrative recommandée
Connaissances
Connaissance en gestion administrative : Word et Excel (niveau avancé ou expert), connaissance du logiciel Grand Angle serait un plus
Savoir-faire
Aisance relationnelle liée à l'accueil et aux missions événementielles
Aptitudes et qualités requises
Réactivité
Capacité d'adaptation et de polyvalence
Sens du relationnel très développé
Volontaire et dynamique
Formation en gestion administrative recommandée
Connaissances
Connaissance en gestion administrative : Word et Excel (niveau avancé ou expert), connaissance du logiciel Grand Angle serait un plus
Savoir-faire
Aisance relationnelle liée à l'accueil et aux missions événementielles
Aptitudes et qualités requises
Réactivité
Capacité d'adaptation et de polyvalence
Sens du relationnel très développé
Volontaire et dynamique
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.