assistant administratif service mutualisé du protocole
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Offre n° O008231101255976
Publiée le 29/12/2023
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie de Charleville-Mézières, place du Théâtre (Ardennes)
Poste à pourvoir le
01/02/2024
Date limite de candidature
28/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
sous l'autorité du responsable du service, l'assistant du protocole est chargé de coordonner les relations extérieures en veillant à l'application des règles protocolaires. Il a également des missions administratives et financières du service protocole (logiciels finances et RH) . Il participe aux missions quotidiennes du service protocole et à l'organisation des diverses manifestations. Il participe à la mise à jour des bases de données.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
Sous l'autorité du responsable du service, l'assistant du protocole est chargé de coordonner les relations extérieures en veillant à l'application des règles protocolaires. Il aura également des missions administratives et financières.
Avec le responsable du service :
* Participer à la conception des listes des invités et à l'envoi par voie électronique ou postale les invitations
* Participer à l'actualisation et à la mise à jour des fichiers institutionnel et protocolaire
* Assurer le suivi de l'approvisionnement des denrées alimentaires et boissons en lien avec les fournisseurs et/ou prestataires
* Suppléer l'assistante administrative et l'agent polyvalent
* Établir et suivre les bons de commande du budget du service mutualisé du protocole
* Participer à l'organisation des différentes manifestations, signatures et cérémonies officielles (notamment militaires et celles relevant de l'Etat) et publiques de la Ville de Charleville-Mézières et la communauté d'agglomération Ardenne
ACTIVITÉS
* Gérer les logiciels métiers : Gestion des Manifestations et Activités (GMA), Kiosc
* Participer à la mise à jour des bases de données institutionnelles et protocolaires pour la ville et l'agglomération
* Suppléer le responsable de service dans l'organisation des manifestations, déjeuners, réunions et réceptions : installation des salles, repérage des besoins et définition du niveau des prestations proposées, intendance de la manifestation
* Gérer les salles de réunion municipales (mairie théâtre et Hôtel de ville) et communautaires (hôtel communautaire) : configuration et rangement, préparation du café pour les réunions auxquelles participe le maire/président ou réunions relevant d'un organe collégial (CST, CAP, CCP ...), approvisionnement des réfrigérateurs en eau
* Gérer le kit inauguration (ruban, coussin, ciseau, parapheurs)
* Faire réaliser les plaques d'inauguration, médailles et compositions florales
CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
Travail de bureau et de terrain (possibilité de télétravail selon les règles en vigueur et les nécessités de service)
Contact avec le public / travail en équipe
Poste à temps complet (35 h hebdomadaire)
Horaires réguliers ou décales en fonction des horaires des manifestations
Travail en dehors des horaires de service et le week-end
Récupérations
HS le week-end et après 22 h
Moyens matériels : véhicule, poste informatique, téléphone, ordinateur portable, outillage spécifique...
CNAS / Tickets restaurant / Amicale du personnel/ participation mutuelle
Sous l'autorité du responsable du service, l'assistant du protocole est chargé de coordonner les relations extérieures en veillant à l'application des règles protocolaires. Il aura également des missions administratives et financières.
Avec le responsable du service :
* Participer à la conception des listes des invités et à l'envoi par voie électronique ou postale les invitations
* Participer à l'actualisation et à la mise à jour des fichiers institutionnel et protocolaire
* Assurer le suivi de l'approvisionnement des denrées alimentaires et boissons en lien avec les fournisseurs et/ou prestataires
* Suppléer l'assistante administrative et l'agent polyvalent
* Établir et suivre les bons de commande du budget du service mutualisé du protocole
* Participer à l'organisation des différentes manifestations, signatures et cérémonies officielles (notamment militaires et celles relevant de l'Etat) et publiques de la Ville de Charleville-Mézières et la communauté d'agglomération Ardenne
ACTIVITÉS
* Gérer les logiciels métiers : Gestion des Manifestations et Activités (GMA), Kiosc
* Participer à la mise à jour des bases de données institutionnelles et protocolaires pour la ville et l'agglomération
* Suppléer le responsable de service dans l'organisation des manifestations, déjeuners, réunions et réceptions : installation des salles, repérage des besoins et définition du niveau des prestations proposées, intendance de la manifestation
* Gérer les salles de réunion municipales (mairie théâtre et Hôtel de ville) et communautaires (hôtel communautaire) : configuration et rangement, préparation du café pour les réunions auxquelles participe le maire/président ou réunions relevant d'un organe collégial (CST, CAP, CCP ...), approvisionnement des réfrigérateurs en eau
* Gérer le kit inauguration (ruban, coussin, ciseau, parapheurs)
* Faire réaliser les plaques d'inauguration, médailles et compositions florales
CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
Travail de bureau et de terrain (possibilité de télétravail selon les règles en vigueur et les nécessités de service)
Contact avec le public / travail en équipe
Poste à temps complet (35 h hebdomadaire)
Horaires réguliers ou décales en fonction des horaires des manifestations
Travail en dehors des horaires de service et le week-end
Récupérations
HS le week-end et après 22 h
Moyens matériels : véhicule, poste informatique, téléphone, ordinateur portable, outillage spécifique...
CNAS / Tickets restaurant / Amicale du personnel/ participation mutuelle
Profils recherchés
Diplôme(s)
Niveau secondaire
Savoir-faire
Connaitre les règles et usages protocolaires en vigueur
Connaissance des logiciels internes de gestion de courrier
Maîtriser les logiciels de bureautique et les logiciels métiers
Connaitre le fonctionnement des collectivités et des services
Savoir être
Courtoisie, diplomatie, bienséance
Disponibilité, adaptabilité
Faire preuve de rigueur et d'organisation
Sens du travail en équipe et en autonomie
Sens du relationnel
Discrétion, confidentialité, devoir de réserve
Polyvalence
Autres
Permis B
Niveau secondaire
Savoir-faire
Connaitre les règles et usages protocolaires en vigueur
Connaissance des logiciels internes de gestion de courrier
Maîtriser les logiciels de bureautique et les logiciels métiers
Connaitre le fonctionnement des collectivités et des services
Savoir être
Courtoisie, diplomatie, bienséance
Disponibilité, adaptabilité
Faire preuve de rigueur et d'organisation
Sens du travail en équipe et en autonomie
Sens du relationnel
Discrétion, confidentialité, devoir de réserve
Polyvalence
Autres
Permis B
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE
Veuillez contacter la direction mutualisée de la communication et du protocole par courriel à l'adresse suivante :
com@ardenne-metropole.fr
POUR REPONDRE A CETTE OFFRE
Adressez CV et lettre de motivation par courriel à l'adresse suivante :
recrutement@ardenne-metropole.fr
en précisant l'intitulé du poste en objet
Veuillez contacter la direction mutualisée de la communication et du protocole par courriel à l'adresse suivante :
com@ardenne-metropole.fr
POUR REPONDRE A CETTE OFFRE
Adressez CV et lettre de motivation par courriel à l'adresse suivante :
recrutement@ardenne-metropole.fr
en précisant l'intitulé du poste en objet
Adresse de l'employeur
Communauté d'agglomération Ardenne Métropole
>49 avenue léon bourgeois
08109 Charleville-mezieres cedex
>49 avenue léon bourgeois
08109 Charleville-mezieres cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.