assistant de gestion administrative au service Organisation Pilotage et Coordination de la DGEP
Offre n° O008231201291047
Publiée le 28/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CHARLEVILLE-MEZIERES
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
01/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
* Direction métier : Direction de la Gestion de l'Espace Public
* Domaine d'activité / service : Service Organisation Pilotage et Organisation
* Localisation du poste : Bureau sur le site du Centre Technique de la Voirie, 3 Rue de l'industrie avec déplacements sur d'autres sites techniques communaux (Warenne, Félix...)
* Autorité hiérarchique : L'assistante de Gestion Administrative est placée sous l'autorité de l'adjoint au Chef du Service en lien avec le Chef de Service et le Directeur de la Gestion de l'Espace Public
* Lien fonctionnel : En interne : avec l'ensemble des services communaux et en particulier ceux de la D.G.E.P à savoir les services opérationnels et services supports. En externe : avec les services mutualisés d'Ardenne Métropole (Direction des Ressources Humaines, Direction des Finances et de la Commande Publique, Service Juridique et Assemblées, Direction de la Communication) entreprises et les partenaires institutionnels.
* Contexte du poste : Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service
* Domaine d'activité / service : Service Organisation Pilotage et Organisation
* Localisation du poste : Bureau sur le site du Centre Technique de la Voirie, 3 Rue de l'industrie avec déplacements sur d'autres sites techniques communaux (Warenne, Félix...)
* Autorité hiérarchique : L'assistante de Gestion Administrative est placée sous l'autorité de l'adjoint au Chef du Service en lien avec le Chef de Service et le Directeur de la Gestion de l'Espace Public
* Lien fonctionnel : En interne : avec l'ensemble des services communaux et en particulier ceux de la D.G.E.P à savoir les services opérationnels et services supports. En externe : avec les services mutualisés d'Ardenne Métropole (Direction des Ressources Humaines, Direction des Finances et de la Commande Publique, Service Juridique et Assemblées, Direction de la Communication) entreprises et les partenaires institutionnels.
* Contexte du poste : Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
Le service Organisation Pilotage Coordination (OPC) est un service support tant pour la direction que les services opérationnels. A ce titre, l'assistant(e) de gestion administrative se situe en interface entre les services supports mutualisés (ressources humaines, finances, etc.). Il (elle) a pour principales missions :
Dans le domaine Finances / Commande publique
* Rédige des bons de commande
* Rapproche des factures
* Demande des virements de crédit
* Prépare des états liquidatifs
* Édite des états budgétaires
* Réalise des saisies dans SEDIT finances
Dans le domaine des marchés publics
* Réalise des tâches de secrétariat :
◦ Frappe et mets en forme des pièces de marchés
◦ Renseigne et participe à l'exploitation du tableau de bord de planification des marchés
Dans le domaine des ressources humaines
* Réalise des tâches de paramétrage sur le logiciel de gestion du temps Horoquartz
* Recherche les anomalies de pointage pour les services opérationnels
* Saisie les éléments de paie
* Saisie des éléments relatifs aux agents sur kiosc, module gestion des équipes : habilitation, formation, suivi des visites médicales, suivi des restrictions, etc.
* Procède à des extractions de données sur Kiosc
* Met à disposition des services les formulaires d'accidents de service et assure la transmission des dossiers complétés en RH
* Transmets différents documents en RH
Dans le domaine des métiers des services opérationnel
* Réalise des extractions depuis les modules métiers des services opérationnels (par exemple pour établir le bilan d'une manifestation)
MISSIONS SPECIFIQUES
* Gère les commandes de papeterie pour le bâtiment
* A titre exceptionnel, saisie de la donnée dans les modules métiers des services opérationnels
* Mise en forme des feuilles d'astreintes
* Attestation fiscale pour les agents demandeurs
* Frappe et mise en forme de notes ou de courrier
* Secrétariat délocalisé (Forum de l'emploi - distribution de sel - autres)
* Formation et accompagnement pour petite formation " logiciel métier " des chefs de service et équipes encadrantes
* Tenu à jour du tableau des délibérations intéressant la DGEP.
* Édition de plannings
* Prise d'information par téléphone et ventilation ou compilation de l'information
* Réalise des tâches administratives complémentaires sur demande du rédacteur (trice) et de la direction.
CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
- Travail de bureau + télétravail possible (recommandé un jour par semaine)
- Poste à temps complet (35 h hebdomadaires)
- Horaires variables : Plage variable : 07h45-08h45, plage fixe : 08h45-11h30, plage variable : 11h30-13h45, plage fixe : 13h45-16h30, plage variable : 16h30-18h00.
- Heures supplémentaires sur des missions complémentaires
- Récupérations ou Repos Compensateur
- Déplacements sur le territoire de la Ville de Charleville Mézières
- Utilisation des véhicules du pool du service
- Moyens matériels : poste informatique, téléphone, ordinateur portable
Le service Organisation Pilotage Coordination (OPC) est un service support tant pour la direction que les services opérationnels. A ce titre, l'assistant(e) de gestion administrative se situe en interface entre les services supports mutualisés (ressources humaines, finances, etc.). Il (elle) a pour principales missions :
Dans le domaine Finances / Commande publique
* Rédige des bons de commande
* Rapproche des factures
* Demande des virements de crédit
* Prépare des états liquidatifs
* Édite des états budgétaires
* Réalise des saisies dans SEDIT finances
Dans le domaine des marchés publics
* Réalise des tâches de secrétariat :
◦ Frappe et mets en forme des pièces de marchés
◦ Renseigne et participe à l'exploitation du tableau de bord de planification des marchés
Dans le domaine des ressources humaines
* Réalise des tâches de paramétrage sur le logiciel de gestion du temps Horoquartz
* Recherche les anomalies de pointage pour les services opérationnels
* Saisie les éléments de paie
* Saisie des éléments relatifs aux agents sur kiosc, module gestion des équipes : habilitation, formation, suivi des visites médicales, suivi des restrictions, etc.
* Procède à des extractions de données sur Kiosc
* Met à disposition des services les formulaires d'accidents de service et assure la transmission des dossiers complétés en RH
* Transmets différents documents en RH
Dans le domaine des métiers des services opérationnel
* Réalise des extractions depuis les modules métiers des services opérationnels (par exemple pour établir le bilan d'une manifestation)
MISSIONS SPECIFIQUES
* Gère les commandes de papeterie pour le bâtiment
* A titre exceptionnel, saisie de la donnée dans les modules métiers des services opérationnels
* Mise en forme des feuilles d'astreintes
* Attestation fiscale pour les agents demandeurs
* Frappe et mise en forme de notes ou de courrier
* Secrétariat délocalisé (Forum de l'emploi - distribution de sel - autres)
* Formation et accompagnement pour petite formation " logiciel métier " des chefs de service et équipes encadrantes
* Tenu à jour du tableau des délibérations intéressant la DGEP.
* Édition de plannings
* Prise d'information par téléphone et ventilation ou compilation de l'information
* Réalise des tâches administratives complémentaires sur demande du rédacteur (trice) et de la direction.
CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
- Travail de bureau + télétravail possible (recommandé un jour par semaine)
- Poste à temps complet (35 h hebdomadaires)
- Horaires variables : Plage variable : 07h45-08h45, plage fixe : 08h45-11h30, plage variable : 11h30-13h45, plage fixe : 13h45-16h30, plage variable : 16h30-18h00.
- Heures supplémentaires sur des missions complémentaires
- Récupérations ou Repos Compensateur
- Déplacements sur le territoire de la Ville de Charleville Mézières
- Utilisation des véhicules du pool du service
- Moyens matériels : poste informatique, téléphone, ordinateur portable
Profils recherchés
Savoir-faire
Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
Photocopier, archiver des documents
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers
Planification et Suivi
Renseigner des tableaux de suivi d'activités de service
Savoir être
Polyvalence, réactivité, organisé, méthodique, capacité d'adaptation, sens de l'initiative et de l'anticipation.
Capacité à faire face aux pics d'activité
Apprécie le travail d'équipe, maîtrise de soi et diplomatie.
Discrétion et Confidentialité
Expression orale et écrite de qualité
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Bonne connaissance de l'environnement territorial
Autres
Technique de secrétariat
Logiciels bureautiques
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire
Communication orale et écrite
Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
Photocopier, archiver des documents
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers
Planification et Suivi
Renseigner des tableaux de suivi d'activités de service
Savoir être
Polyvalence, réactivité, organisé, méthodique, capacité d'adaptation, sens de l'initiative et de l'anticipation.
Capacité à faire face aux pics d'activité
Apprécie le travail d'équipe, maîtrise de soi et diplomatie.
Discrétion et Confidentialité
Expression orale et écrite de qualité
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Bonne connaissance de l'environnement territorial
Autres
Technique de secrétariat
Logiciels bureautiques
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire
Communication orale et écrite
Contact
Informations complémentaires
POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE
Veuillez contacter la direction de la gestion de l'espace public par courriel à l'adresse suivante :
jean.granet@mairie-charlevillemezieres.fr
POUR REPONDRE A CETTE OFFRE
Adressez CV et lettre de motivation par courriel à l'adresse suivante :
recrutement@mairie-charlevillemezieres.fr
Jusqu'au 16 janvier 2024
En précisant l'intitulé du poste en objet
Veuillez contacter la direction de la gestion de l'espace public par courriel à l'adresse suivante :
jean.granet@mairie-charlevillemezieres.fr
POUR REPONDRE A CETTE OFFRE
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Jusqu'au 16 janvier 2024
En précisant l'intitulé du poste en objet
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.