assistante de gestion administrative conservatoire à rayonnent départemental
Offre n° O008240410000950
Publiée le 10/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Communauté d'agglomération Ardenne Métropole
49 avenue léon bourgeois
08109 Charleville-mezieres cedex
49 avenue léon bourgeois
08109 Charleville-mezieres cedex
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Charleville-mezieres cedex
Poste à pourvoir le
15/05/2024
Date limite de candidature
15/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Contexte du poste : L’agent sera en charge d’assurer la gestion administrative des activités d’enseignements et le suivi des enseignants. Il est le garant du bon déroulement de l’année scolaire des élèves.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES :
o Accueil physique, téléphonique et par courriel
o Gestion et suivi de la scolarité des élèves traditionnels et CHAM (courriers, attestations de scolarité, bulletins trimestriels, feuilles de présence…)
o Inscription et réinscription des élèves, vérification et saisie des dossiers sur le logiciel de métier (Duonet)
o Gestion des emplois du temps des enseignants dans Duonet
o Relation avec l’équipe pédagogique
o Suivi du planning d’occupation de l’auditorium (CMZ)
o Relayer les demandes des enseignants (déplacement et remplacement des cours, absences),
o Relation avec le collège (CHAM) pour les voyages scolaires, dates d’examens, conseils de classe, commission CHAM, conseils d’administration
2
o Organiser les examens, (préparation des tableaux d’évaluations, réservation des salles, déplacement de matériels…)
o Surveillance générale des mouvements des élèves dans les locaux, vérification des autorisations de sortie (CHAM), suivi des badges d’entrées-sorties des élèves.
o Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail et de sécurité des personnes.
o Application des consignes du règlement intérieur
o Appui au chef de service diffusion artistique et action culturelle (traitement de texte).
o Signalement de tout incident ou anomalie technique
MISSIONS COMPLEMENTAIRES :
o Aide ponctuelle à l’organisation des manifestations
o Suivi de l’affichage des documents au sein des locaux
CONDITIONS PARTICULIERES D'EXCERCICE :
o Horaires variables 35 heures par semaine du lundi au vendredi
o Travail de bureau station assis
o Contact avec le public / travail en équipe / travail seul / public fragile
o Déplacements sur le site de Sedan en cas de nécessité de service
o Congés uniquement pendant les vacances scolaires
o Moyens matériels : poste informatique, téléphone, ordinateur portable…
o Accueil physique, téléphonique et par courriel
o Gestion et suivi de la scolarité des élèves traditionnels et CHAM (courriers, attestations de scolarité, bulletins trimestriels, feuilles de présence…)
o Inscription et réinscription des élèves, vérification et saisie des dossiers sur le logiciel de métier (Duonet)
o Gestion des emplois du temps des enseignants dans Duonet
o Relation avec l’équipe pédagogique
o Suivi du planning d’occupation de l’auditorium (CMZ)
o Relayer les demandes des enseignants (déplacement et remplacement des cours, absences),
o Relation avec le collège (CHAM) pour les voyages scolaires, dates d’examens, conseils de classe, commission CHAM, conseils d’administration
2
o Organiser les examens, (préparation des tableaux d’évaluations, réservation des salles, déplacement de matériels…)
o Surveillance générale des mouvements des élèves dans les locaux, vérification des autorisations de sortie (CHAM), suivi des badges d’entrées-sorties des élèves.
o Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail et de sécurité des personnes.
o Application des consignes du règlement intérieur
o Appui au chef de service diffusion artistique et action culturelle (traitement de texte).
o Signalement de tout incident ou anomalie technique
MISSIONS COMPLEMENTAIRES :
o Aide ponctuelle à l’organisation des manifestations
o Suivi de l’affichage des documents au sein des locaux
CONDITIONS PARTICULIERES D'EXCERCICE :
o Horaires variables 35 heures par semaine du lundi au vendredi
o Travail de bureau station assis
o Contact avec le public / travail en équipe / travail seul / public fragile
o Déplacements sur le site de Sedan en cas de nécessité de service
o Congés uniquement pendant les vacances scolaires
o Moyens matériels : poste informatique, téléphone, ordinateur portable…
Profils recherchés
Diplôme BAC ou équivalent / Domaine secrétariat / gestion administrative souhaité
Expérience d'un an minimum souhaité
Savoir et Savoir-faire
Sens de l’accueil, amabilité
Connaissance du logiciel métier
Rendre compte des activités
Recueillir et transmettre des informations, des consignes
Être capable de s’adapter et de prioriser,
Maîtriser les outils bureautiques
Connaître les règles de sécurité des ERP.
Connaître le règlement intérieur
Savoir-être
Adopter une attitude correcte, courtoise et ferme envers le public
Sens du dialogue et du contact au sein de l’équipe avec les collaborateurs, la hiérarchie
Organisé, rigoureux et méthodique
Discrétion (secret professionnel, devoir de réserve…)
Être réactif dans la transmission des informations
Savoir écouter
Être disponible
Rigueur
Capacité à travailler de manière transversale avec les services de la Collectivité et les partenaires extérieurs
Esprit d’équipe et dynamisme
Autonomie
Adaptabilité, polyvalence
Autres
Permis B
Expérience d'un an minimum souhaité
Savoir et Savoir-faire
Sens de l’accueil, amabilité
Connaissance du logiciel métier
Rendre compte des activités
Recueillir et transmettre des informations, des consignes
Être capable de s’adapter et de prioriser,
Maîtriser les outils bureautiques
Connaître les règles de sécurité des ERP.
Connaître le règlement intérieur
Savoir-être
Adopter une attitude correcte, courtoise et ferme envers le public
Sens du dialogue et du contact au sein de l’équipe avec les collaborateurs, la hiérarchie
Organisé, rigoureux et méthodique
Discrétion (secret professionnel, devoir de réserve…)
Être réactif dans la transmission des informations
Savoir écouter
Être disponible
Rigueur
Capacité à travailler de manière transversale avec les services de la Collectivité et les partenaires extérieurs
Esprit d’équipe et dynamisme
Autonomie
Adaptabilité, polyvalence
Autres
Permis B
Contact
Informations complémentaires
POUR TOUTE INFORMATION COMPLEMENTAIRE CONTACTEZ LA DIRECTION A L'ADRESSE SUIVANTE :
julie.habary@ardenne-metropole.fr
POUR POSTULER, ENVOYEZ CV + LETTRE DE MOTIVATION A L'ADRESSE SUIVANTE :
recrutement@ardenne-metropole.fr
En précisant l'intitulé du poste en objet
Limite de candidature : 15/05/2024
julie.habary@ardenne-metropole.fr
POUR POSTULER, ENVOYEZ CV + LETTRE DE MOTIVATION A L'ADRESSE SUIVANTE :
recrutement@ardenne-metropole.fr
En précisant l'intitulé du poste en objet
Limite de candidature : 15/05/2024
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.