Le titulaire du poste aura pour mission la production des documents de suivi d'activités de la direction, les points spécifiques relatifs aux tâches "ressources humaines" ainsi que l'appui et la suppléance de l'agent en charge des missions finances et budgets de la direction. Fonction transversale, il est le contact privilégié du cabinet du Président, de la direction des ressources humaines, du secrétariat général afin de constituer les réponses de la direction du patrimoine immobilier vis à vis des demandes émanant de l'exécutif, des autres services de la collectivité, voire des tiers.
Il assiste la cheffe de service dans le suivi quotidien des échanges de la DPI et la construction des indicateurs d'activités.

Activités principales
1. Ressources humaines et matérielles de la direction
 Suivre l'ensemble des procédures liées aux moyens humains de la direction : procédures de gestion des effectifs, d'ajustement de l'organisation des services, de recrutement d'agents
 Suivre l'ensemble des procédures annuelles d'évaluation des agents de la direction, des formations individuelles ou de groupe;
 Gérer les problématiques individuelles en lien avec la direction des ressources humaines;
 Gérer les moyens matériels nécessaires à l'exercice des missions des agents (informatique, téléphonie, bureaux, fournitures diverses, véhicules, etc…).

2. Production documentaire de la DPI
 Production (à l'aide des éléments collectés auprès des services de la direction) des documents préparatoires attendus du cabinet en vue des réunions auxquelles participent le Président ou le Directeur Général des Services;
 Mise à jour des rapports annuels attendus de la direction du patrimoine immobilier (rapport d'activités notamment),
 Production de la partie immobilière des documents préparatoires aux Conseils d'Administration des collèges;

3. Instances
 Veille concernant les échéances de remise des différents rapports à présenter pour les commissions permanentes ou réunions de l'assemblée départementale;
 Construction, mise en forme, dépôt sur la plate-forme X-paraph, et suivi des différentes étapes de validation des rapports élaborés par les services;
 Mise en application de la partie administrative découlant des décisons de la COPER et du Conseil départemental (mise en signature de conventions, de courriers, etc…);

4. Suivi des courriers
 Tenue d'un registre des demandes en instance de réponses par les services;
 Relance des services pour éléments de réponse;
 Mise en signature des réponses ou transmission des éléments de réponse auprès de la direction générale;
 Archivage et suivi des dossiers;

5. Suppléance, appui aux autres activités du service
 Assurer la suppléance de l'agent en charge du budget et des finances de la direction
 Accompagnement et soutien des techniciens dans l'exécution des contrats publics : rédaction validation et envoi des ordres de service, rédaction des divers documents administratifs entrant dans l'exécution des contrats (validation des matériaux, déclarations de sous-traitance, Opérations Préalables à la Réception, validation/rejet des prestations, réception des prestations, ….)

Diplôme / Niveau d'études
Baccalauréat à Bac+ 2 en secrétariat comptabilité ou juridique

Connaissances
 Connaissance dans l'organisation et du fonctionnement de la Collectivité.
 Connaissances en informatique (logiciels Word, Excel, Outlook, Powerpoint).
 Maitrise en comptabilité publique et gestion financière.
 Connaissance des marchés publics.
 Maitrise de l'environnement IGDA

Savoir-faire
 Bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.
 Faire preuve d’initiatives et être force de propositions.

Aptitudes et qualités requises
 Esprit d’équipe.
 Amabilité et discrétion.
 Rigueur et disponibilité.
 Organisation et méthodologie.