L'intendante est chargée de maintenir un cadre de vie sécurisé et confortable pour les résidents, tout en étayant le lien
social. Elle est tout d'abord chargée de l'accueil des résidents. Elle leur présente les locaux, leur chambre, les services.
Elle recueille aussi leurs attentes en cours de séjour. L'intendante :
- Etablit la facturation des frais d'hébergement des résidents
- Assure les conditions matérielles de l'accueil et de la sortie des usagers (cadre institutionnel, connaissance des publics)
- Assure les missions d'intendance au sein du service Hôtellerie
- Participe à la politique d'amélioration de la qualité des prestations hôtelières, dans le respect des impératifs budgétaires
- Participe à la mise en oeuvre et au développement du projet d'établissement
- Assure le lien entre le service hotelier et l'équipe de direction
- Assure l'accueil physique et téléphonique, renseigne le public.

- Assure les opérations mensuelles de facturation des frais d'hébergement et leur exécution budgétaire
- Gère et suit les règles en matière de nettoyage et d'hygiène des locaux, en veillant au bien-être et au confort des résidents
- Met à jour des documents internes liés à la mission hôtelière ainsi qu'aux dossiers des résidents (registre des entrées/sorties, suivi de l'activité...) mais également dans e.residents
- Effectue les demandes d'aides financières (Aide sociale, Allocation Personnalisée d'Autonomie, Aide Personnalisée au Logement) pour les résidents concernés auprès des divers organismes (Conseils Départementaux, Caisse d'Allocations Familiale...)
- Apporte des réponses aux demandes de renseignements des familles ou des futurs résidents
- Edite mensuellement les menus envoyés par la diététicienne et les fait suivre aux différents partenaires (cuisine, école, crèche)
- Assure la facturation (titres) des repas extérieurs, familles, redevance salon bien-être...
- Edite les attestations de présence à la demande (famille, tuteur...)
- Assure un premier tri du courrier (résidents, établissement...)
- Rédige-les attestions fiscale
- Traite les avis de sommes à payer et les transmet via chorus pro, mails, plateforme Alfresco...
- En collaboration avec l'infirmière coordinatrice, accueille et aide à l'installation des personnes accueillies
- Participe en collaboration avec l'agent d'entretien et l'infirmière coordinatrice à la gestion des chambres (admission, état des lieux entrée/sortie...)
- Veille au respect des règles d'hygiène des locaux et des protocoles d'entretien au sein du service Hôtellerie
- Commande et assure la gestion des stocks produits et matériels nécessaires aux activités liées à l'entretien des locaux et au service des repas
- accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique ;
- gérer les formalités administratives courantes ;
- réaliser des tâches de secrétariat ;
- saisir des engagements et des mandatements ;
- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;

- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- Connaissance de l'environnement institutionnel, connaissance des
procédures relatives aux demandes d'APA, APL, Aide sociale
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.

- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).