Assistant administratif
Offre n° O009250415000389
Publiée le 15/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
31 PLACE MARECHAL LECLERC, Mirepoix (Ariège)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
30/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Référente associations : instruire les demandes de subventions associatives, liens avec les associations, s'assurer de la complétude des dossiers, établir et mettre à jour un tableau de suivi des demandes de subventions, faire le lien pour les manifestations entre l'accueil et réservation des salles, police municipale pour l'occupation du domaine public et services techniques pour la demande de matériels.
- Faire le tableau des supplétifs en lien avec RH/services techniques pour communiquer aux associations les montants à valoriser dans leurs budgets
- Coordonner (en lien avec la Police Municipale) le planning des manifestations et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence.
- Coordonner (en lien avec la Police Municipale) le planning de l'affiche associatif aux entrées de ville et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence.
- Veiller en lien avec la collaboratrice de cabinet à ce que toutes les communications sur les manifestations publiques, organisées par des associations ou autres privés en lien avec autorisations municipales, intègrent le logo de la ville.
- Distribuer avec la collaboratrice de cabinet le " Mirepoix Infos " dans le centre-ville
- En absence du Collaborateur de Cabinet : suivi des rendez-vous de Mr le Maire.
- Secrétariat administratif à la demande du Maire, de la DGS, du Responsable Ressources et Moyens. Elaborer et mettre à jour des tableaux de suivi des contrats de maintenance, prestations de service.
- Référente RGPD de la collectivité et accompagnement aux procédures internes
- Préparer des conventions, contrats, baux de locations. Faire le suivi de prestataires de services à la demande.
- Faire les courriers de réponse aux administrés à la demande
- Faire le tableau des supplétifs en lien avec RH/services techniques pour communiquer aux associations les montants à valoriser dans leurs budgets
- Coordonner (en lien avec la Police Municipale) le planning des manifestations et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence.
- Coordonner (en lien avec la Police Municipale) le planning de l'affiche associatif aux entrées de ville et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence.
- Veiller en lien avec la collaboratrice de cabinet à ce que toutes les communications sur les manifestations publiques, organisées par des associations ou autres privés en lien avec autorisations municipales, intègrent le logo de la ville.
- Distribuer avec la collaboratrice de cabinet le " Mirepoix Infos " dans le centre-ville
- En absence du Collaborateur de Cabinet : suivi des rendez-vous de Mr le Maire.
- Secrétariat administratif à la demande du Maire, de la DGS, du Responsable Ressources et Moyens. Elaborer et mettre à jour des tableaux de suivi des contrats de maintenance, prestations de service.
- Référente RGPD de la collectivité et accompagnement aux procédures internes
- Préparer des conventions, contrats, baux de locations. Faire le suivi de prestataires de services à la demande.
- Faire les courriers de réponse aux administrés à la demande
Missions / conditions d'exercice
Référente associations : instruire les demandes de subventions associatives, liens avec les associations, s'assurer de la complétude des dossiers, établir et mettre à jour un tableau de suivi des demandes de subventions, faire le lien pour les manifestations entre l'accueil et réservation des salles, police municipale pour l'occupation du domaine public et services techniques pour la demande de matériels.
- Faire le tableau des supplétifs en lien avec RH/services techniques pour communiquer aux associations les montants à valoriser dans leurs budgets
- Coordonner (en lien avec la Police Municipale) le planning des manifestations et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence.
- Coordonner (en lien avec la Police Municipale) le planning de l'affiche associatif aux entrées de ville et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence.
- Veiller en lien avec la collaboratrice de cabinet à ce que toutes les communications sur les manifestations publiques, organisées par des associations ou autres privés en lien avec autorisations municipales, intègrent le logo de la ville.
- Distribuer avec la collaboratrice de cabinet le " Mirepoix Infos " dans le centre-ville
- En absence du Collaborateur de Cabinet : suivi des rendez-vous de Mr le Maire.
- Secrétariat administratif à la demande du Maire, de la DGS, du Responsable Ressources et Moyens. Elaborer et mettre à jour des tableaux de suivi des contrats de maintenance, prestations de service.
- Référente RGPD de la collectivité et accompagnement aux procédures internes
- Préparer des conventions, contrats, baux de locations. Faire le suivi de prestataires de services à la demande.
- Faire les courriers de réponse aux administrés à la demande
- Faire le tableau des supplétifs en lien avec RH/services techniques pour communiquer aux associations les montants à valoriser dans leurs budgets
- Coordonner (en lien avec la Police Municipale) le planning des manifestations et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence.
- Coordonner (en lien avec la Police Municipale) le planning de l'affiche associatif aux entrées de ville et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence.
- Veiller en lien avec la collaboratrice de cabinet à ce que toutes les communications sur les manifestations publiques, organisées par des associations ou autres privés en lien avec autorisations municipales, intègrent le logo de la ville.
- Distribuer avec la collaboratrice de cabinet le " Mirepoix Infos " dans le centre-ville
- En absence du Collaborateur de Cabinet : suivi des rendez-vous de Mr le Maire.
- Secrétariat administratif à la demande du Maire, de la DGS, du Responsable Ressources et Moyens. Elaborer et mettre à jour des tableaux de suivi des contrats de maintenance, prestations de service.
- Référente RGPD de la collectivité et accompagnement aux procédures internes
- Préparer des conventions, contrats, baux de locations. Faire le suivi de prestataires de services à la demande.
- Faire les courriers de réponse aux administrés à la demande
Profils recherchés
Compétences requises
- Expérience confirmée dans le lien avec les administrés
-Stratégie de communication
- Maîtrise des dossiers administratifs : word, excel, tableaux financiers
Connaissances/savoir
- Techniques de secrétariat, d'organisation
- Maîtrise orale et écrite du français
- Qualité rédactionnelle
- Forte capacité d'investissement
- Maîtrise de l'informatique et plus particulièrement des logiciels métiers
- Connaissance du contexte local.
Savoir faire
- Organisation personnelle : gestion du temps et des priorités.
- Aisance relationnelle : sens de l'écoute et du dialogue.
- Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement des procédures.
- Détenir un forte capacité d'investissement.
- Posséder des qualités rédactionnelles, maîtriser parfaitement l'orthographe, la grammaire.
- Savoir détecter des anomalies et les signaler au référent : DGS.
- Expérience confirmée dans le lien avec les administrés
-Stratégie de communication
- Maîtrise des dossiers administratifs : word, excel, tableaux financiers
Connaissances/savoir
- Techniques de secrétariat, d'organisation
- Maîtrise orale et écrite du français
- Qualité rédactionnelle
- Forte capacité d'investissement
- Maîtrise de l'informatique et plus particulièrement des logiciels métiers
- Connaissance du contexte local.
Savoir faire
- Organisation personnelle : gestion du temps et des priorités.
- Aisance relationnelle : sens de l'écoute et du dialogue.
- Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement des procédures.
- Détenir un forte capacité d'investissement.
- Posséder des qualités rédactionnelles, maîtriser parfaitement l'orthographe, la grammaire.
- Savoir détecter des anomalies et les signaler au référent : DGS.
Contact et modalités de candidature
Contact
0561684811
Informations complémentaires
CV détaillé+ lettre de motivation + références anciens employeurs
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.