Assistant(e) administratif(ve) en charge du guichet famille
Offre n° O009260519000107
Publiée le 19/05/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 PLACE DU MERCADAL BP 70167, Pamiers (Ariège (09))
Poste à pourvoir le
01/07/2026
Date limite de candidature
19/06/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Pour son service enfance jeunesse, la Mairie de Pamiers recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) en charge du guichet famille.
Missions / conditions d'exercice
Gestion des inscriptions des familles aux différentes structures et en particulier inscription scolaire.
1 Accueil des familles :
• Accueillir, renseigner, orienter le public concerné par les inscriptions aux différentes structures sur le portail famille
• Gestion des réservations et des annulations pour les accueils de loisirs, la cantine, la jeunesse à travers le portail famille
• Renseigner les familles par téléphone
• Accompagnement des familles à l’utilisation du « portail famille »
2 Gestion administrative :
• Etablir des factures, des devis et expédition par voie postale ou électronique si besoin aux différents interlocuteurs.
• Régisseur intermédiaire / encaissement des prestations
• Délivrance des certificats d’inscriptions scolaires aux familles
• Réception des dossiers d’inscriptions version dématérialisé et papier : validation et vérification des dossiers et des documents sur le portail
• Délivrance des dossiers de dérogations : envoie des mails aux familles, réception et vérifications des demandes, envoie des mails de réponse.
• Suivi des demandes de dossier de dérogation en lien avec le directeur adjoint
• Actualisation des dossiers d’inscription des familles et suivi des documents importants (jugements de divorce, changement d’adresse…) sur le portail famille (DOMINO)
• Gestion des inscriptions pour les séjours proposés par la ville
• Enregistrement des inscriptions scolaires sur logiciel Education Nationale (ONDE) en fonction des périmètres scolaires
• Suivi de l’évolution des effectifs et ajustement par les zones tampons
• Mise en relation avec les directeurs des écoles pour les inscriptions scolaires et des travailleurs sociaux.
- Activités secondaires :
• Enregistrement sur tableau de bord du passage du public
• Mise à jour des tableaux Excel de suivi scolaire et des effectifs
• Listing des naissances en lien avec l’Etat Civil pour prévisionner les effectifs scolaires
• Périmètres scolaires à mettre à jour régulièrement
1 Accueil des familles :
• Accueillir, renseigner, orienter le public concerné par les inscriptions aux différentes structures sur le portail famille
• Gestion des réservations et des annulations pour les accueils de loisirs, la cantine, la jeunesse à travers le portail famille
• Renseigner les familles par téléphone
• Accompagnement des familles à l’utilisation du « portail famille »
2 Gestion administrative :
• Etablir des factures, des devis et expédition par voie postale ou électronique si besoin aux différents interlocuteurs.
• Régisseur intermédiaire / encaissement des prestations
• Délivrance des certificats d’inscriptions scolaires aux familles
• Réception des dossiers d’inscriptions version dématérialisé et papier : validation et vérification des dossiers et des documents sur le portail
• Délivrance des dossiers de dérogations : envoie des mails aux familles, réception et vérifications des demandes, envoie des mails de réponse.
• Suivi des demandes de dossier de dérogation en lien avec le directeur adjoint
• Actualisation des dossiers d’inscription des familles et suivi des documents importants (jugements de divorce, changement d’adresse…) sur le portail famille (DOMINO)
• Gestion des inscriptions pour les séjours proposés par la ville
• Enregistrement des inscriptions scolaires sur logiciel Education Nationale (ONDE) en fonction des périmètres scolaires
• Suivi de l’évolution des effectifs et ajustement par les zones tampons
• Mise en relation avec les directeurs des écoles pour les inscriptions scolaires et des travailleurs sociaux.
- Activités secondaires :
• Enregistrement sur tableau de bord du passage du public
• Mise à jour des tableaux Excel de suivi scolaire et des effectifs
• Listing des naissances en lien avec l’Etat Civil pour prévisionner les effectifs scolaires
• Périmètres scolaires à mettre à jour régulièrement
Profils recherchés
Compétences professionnelles et techniques (savoirs et savoir-faire)
• Capacité à délivrer les dossiers et documents adéquats en fonction des demandes.
• Connaitre et savoir appliquer les fiches de procédure et respecter les circuits administratifs.
• Savoir s’assurer une rigueur organisationnelle dans le suivi des dossiers.
• Maîtriser les règles de base en orthographe et grammaire.
• Utiliser efficacement les logiciels DOMINO et ONDE (inscriptions scolaires).
• Maîtriser les logiciels bureautiques et les outils de secrétariat.
Compétences relationnelles
• Accueillir le public avec amabilité et professionnalisme.
• S’exprimer clairement à l’oral et à l’écrit.
• Adapter son langage en fonction de l’interlocuteur et reformuler les demandes.
• Identifier, filtrer et gérer les demandes avec discernement.
• Gérer les situations de stress et de forte affluence avec calme.
• Informer sur l’organisation et le fonctionnement des structures.
• Appliquer les techniques et outils de communication professionnelle.
Savoir-être
• Sens de l’accueil et du service
• Capacité d’adaptation
• Rigueur et organisation
• Discrétion et confidentialité
• Autonomie et réactivité
• Ecoute active
Formations et/ou qualifications exigées ou souhaitées :
• En bureautique et/ou en administratif
• Capacité à délivrer les dossiers et documents adéquats en fonction des demandes.
• Connaitre et savoir appliquer les fiches de procédure et respecter les circuits administratifs.
• Savoir s’assurer une rigueur organisationnelle dans le suivi des dossiers.
• Maîtriser les règles de base en orthographe et grammaire.
• Utiliser efficacement les logiciels DOMINO et ONDE (inscriptions scolaires).
• Maîtriser les logiciels bureautiques et les outils de secrétariat.
Compétences relationnelles
• Accueillir le public avec amabilité et professionnalisme.
• S’exprimer clairement à l’oral et à l’écrit.
• Adapter son langage en fonction de l’interlocuteur et reformuler les demandes.
• Identifier, filtrer et gérer les demandes avec discernement.
• Gérer les situations de stress et de forte affluence avec calme.
• Informer sur l’organisation et le fonctionnement des structures.
• Appliquer les techniques et outils de communication professionnelle.
Savoir-être
• Sens de l’accueil et du service
• Capacité d’adaptation
• Rigueur et organisation
• Discrétion et confidentialité
• Autonomie et réactivité
• Ecoute active
Formations et/ou qualifications exigées ou souhaitées :
• En bureautique et/ou en administratif
Contact et modalités de candidature
Contact
0561609500
Informations complémentaires
- Curriculum Vitae,
- Lettre de motivation
drh@ville-pamiers.fr
- Lettre de motivation
drh@ville-pamiers.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE PAMIERS
>1 PLACE DU MERCADAL BP 70167
09100 PAMIERS
>1 PLACE DU MERCADAL BP 70167
09100 PAMIERS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.