Secrétaire administrative
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O010240523001019
Publiée le 23/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Rue Maréchal LECLERC, La Chapelle-Saint-Luc (Aube)
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
17/06/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
3 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un besoin saisonnier. Le contrat proposé ne peut excéder 6 mois, pendant une même période de 12 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un besoin saisonnier. Le contrat proposé ne peut excéder 6 mois, pendant une même période de 12 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Rémunération indicative
Grille indiciaire des adjoints administratifs
Descriptif de l'emploi
La secrétaire administrative recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement du CMAS. Elle suit, gère les dossiers administratifs et apporte une aide à la Direction du CMAS.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES
• Réaliser et mettre en forme tous les travaux bureautiques :
- Assurer le secrétariat administratif du CMAS (écriture de courriers, note de services …)
- Préparer et mettre en forme tous les documents administratifs
- Gérer le courrier d’arrivée, y apporter une réponse ou transmettre les messages
- Communiquer et rappeler les informations pour les transmettre aux services concernés
- Organiser le classement ou l’archivage des dossiers
• Organiser et planifier des réunions (commission de finances, conseil d’administration…) :
- Rédiger des ordres du jour
- Préparer et suivre les dossiers (convocations, rapports, procès verbaux, comptes-rendus…)
- Respecter les délais de transmission des documents
• Gérer et suivre les activités et dossiers liés au fonctionnement du CMAS :
- Préparer, élaborer et suivre les conventions (partenariales, bénévolat…)
- Gérer et classer les arrêtés et décisions du Président, en lien avec les services concernés
- Élaborer le rapport d’activités (centraliser les informations, mise en page…)
- Gérer les demandes de stage (tableau de suivi, réponses aux stagiaires, conventions…)
- Gérer et suivre les demandes de fournitures administratives (recensement des besoins, gestion des commandes et remise des fournitures aux différentes structures du CMAS)
- Gérer des demandes d’heures supplémentaires (enregistrement, transmission RH, suivi retour…)
• Etre un soutien à l’agent en charge des Finances :
- Élaborer, suivi et contrôle des bons de commande établis par le CMAS
- Contrôler des factures et gestion des problématiques fournisseurs
- Préparer, élaborer et suivre des dossiers de subventions
- Suivre des marchés
ACTIVITES SUPPLEANTES
Remplacer l’agent chargé du secrétariat petite enfance et de l’accueil du CMAS en son absence ou selon ses obligations professionnelles et organiser en collaboration avec elle ses missions pour des compétences complémentaires :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service petite enfance
- Enregistrer les demandes d’inscriptions des EAJE
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public (accueillir et renseigner le public en présentiel ou par téléphone, recevoir, filtrer et orienter les appels, identifier et gérer la demande selon son degré d’urgence, accompagner la première demande et orienter vers les services compétent, renseigner sur le fonctionnement et l’organisation du CMAS et des services de la Ville (connaître l’organigramme et les missions des différents services), assurer un accueil de qualité valorisant l’image du CMAS et des Services de la Ville, organiser l’affichage, l’actualisation de la documentation de l’espace d’accueil, gérer les statistiques et préparer un bilan pour le rapport d’activités)
- Assurer la gestion et le suivi des :
* arrêts maladie (enregistrement des arrêts, transmissions aux services concernés…)
* produits d’entretien (enregistrement des demandes, transmissions aux services concernés…)
* formations du personnel du CMAS (enregistrement des demandes, des attestations…)
* demandes « Betterstreet »
* demandes en lien avec le « Plan Propreté »
• Réaliser et mettre en forme tous les travaux bureautiques :
- Assurer le secrétariat administratif du CMAS (écriture de courriers, note de services …)
- Préparer et mettre en forme tous les documents administratifs
- Gérer le courrier d’arrivée, y apporter une réponse ou transmettre les messages
- Communiquer et rappeler les informations pour les transmettre aux services concernés
- Organiser le classement ou l’archivage des dossiers
• Organiser et planifier des réunions (commission de finances, conseil d’administration…) :
- Rédiger des ordres du jour
- Préparer et suivre les dossiers (convocations, rapports, procès verbaux, comptes-rendus…)
- Respecter les délais de transmission des documents
• Gérer et suivre les activités et dossiers liés au fonctionnement du CMAS :
- Préparer, élaborer et suivre les conventions (partenariales, bénévolat…)
- Gérer et classer les arrêtés et décisions du Président, en lien avec les services concernés
- Élaborer le rapport d’activités (centraliser les informations, mise en page…)
- Gérer les demandes de stage (tableau de suivi, réponses aux stagiaires, conventions…)
- Gérer et suivre les demandes de fournitures administratives (recensement des besoins, gestion des commandes et remise des fournitures aux différentes structures du CMAS)
- Gérer des demandes d’heures supplémentaires (enregistrement, transmission RH, suivi retour…)
• Etre un soutien à l’agent en charge des Finances :
- Élaborer, suivi et contrôle des bons de commande établis par le CMAS
- Contrôler des factures et gestion des problématiques fournisseurs
- Préparer, élaborer et suivre des dossiers de subventions
- Suivre des marchés
ACTIVITES SUPPLEANTES
Remplacer l’agent chargé du secrétariat petite enfance et de l’accueil du CMAS en son absence ou selon ses obligations professionnelles et organiser en collaboration avec elle ses missions pour des compétences complémentaires :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service petite enfance
- Enregistrer les demandes d’inscriptions des EAJE
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public (accueillir et renseigner le public en présentiel ou par téléphone, recevoir, filtrer et orienter les appels, identifier et gérer la demande selon son degré d’urgence, accompagner la première demande et orienter vers les services compétent, renseigner sur le fonctionnement et l’organisation du CMAS et des services de la Ville (connaître l’organigramme et les missions des différents services), assurer un accueil de qualité valorisant l’image du CMAS et des Services de la Ville, organiser l’affichage, l’actualisation de la documentation de l’espace d’accueil, gérer les statistiques et préparer un bilan pour le rapport d’activités)
- Assurer la gestion et le suivi des :
* arrêts maladie (enregistrement des arrêts, transmissions aux services concernés…)
* produits d’entretien (enregistrement des demandes, transmissions aux services concernés…)
* formations du personnel du CMAS (enregistrement des demandes, des attestations…)
* demandes « Betterstreet »
* demandes en lien avec le « Plan Propreté »
Profils recherchés
SAVOIRS
• Maîtriser l’outil informatique (traitement texte, tableur et logiciels social, petite enfance…)
• Maîtriser les techniques de secrétariat, des procédures des services et organisation du CMAS et de la VILLE
• Connaître les règles budgétaires de la comptabilité publique, la nomenclature et les règles comptables
• Etre autonome dans l’organisation du travail
• Proposer des actions et mettre en œuvre les moyens nécessaires pour les réaliser
• Prendre les initiatives nécessaires pour réaliser les missions qui lui sont confiées
SAVOIR-FAIRE
• Prendre des messages, des notes et mettre en forme des courriers
• Etre en mesure d’identifier et de répondre à la demande
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles, et de synthèse
• Faire preuve de compréhension et d’assimilation
• Etre force de propositions
• Avoir le sens des responsabilités
SAVOIR-ETRE
• Savoir écouter son (ou ses) interlocuteur(s)
• Analyser et comprendre les demandes afin d’y apporter une réponse adaptée
• Savoir expliquer, synthétiser et argumenter à l’oral comme à l’écrit
• Etre capable de s’adapter à une situation et à son interlocuteur
• Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
• Etre rigoureux, polyvalent, organisé et méthodique
• Travailler en équipe et en complémentarité (esprit d’équipe)
• Etre accueillant, positif et diplomate
• Faire preuve de discrétion professionnelle, être autonome et avoir le sens du service public
• Etre ponctuel et disponible
• Etre garant de l’image du service public (bonne attitude, comportement adapté, tenue vestimentaire correcte…)
• Maîtriser l’outil informatique (traitement texte, tableur et logiciels social, petite enfance…)
• Maîtriser les techniques de secrétariat, des procédures des services et organisation du CMAS et de la VILLE
• Connaître les règles budgétaires de la comptabilité publique, la nomenclature et les règles comptables
• Etre autonome dans l’organisation du travail
• Proposer des actions et mettre en œuvre les moyens nécessaires pour les réaliser
• Prendre les initiatives nécessaires pour réaliser les missions qui lui sont confiées
SAVOIR-FAIRE
• Prendre des messages, des notes et mettre en forme des courriers
• Etre en mesure d’identifier et de répondre à la demande
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles, et de synthèse
• Faire preuve de compréhension et d’assimilation
• Etre force de propositions
• Avoir le sens des responsabilités
SAVOIR-ETRE
• Savoir écouter son (ou ses) interlocuteur(s)
• Analyser et comprendre les demandes afin d’y apporter une réponse adaptée
• Savoir expliquer, synthétiser et argumenter à l’oral comme à l’écrit
• Etre capable de s’adapter à une situation et à son interlocuteur
• Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
• Etre rigoureux, polyvalent, organisé et méthodique
• Travailler en équipe et en complémentarité (esprit d’équipe)
• Etre accueillant, positif et diplomate
• Faire preuve de discrétion professionnelle, être autonome et avoir le sens du service public
• Etre ponctuel et disponible
• Etre garant de l’image du service public (bonne attitude, comportement adapté, tenue vestimentaire correcte…)
Contact et modalités de candidature
Contact
0325716224
Informations complémentaires
Poste à pouvoir dès que possible
CDD de 3 mois renouvelable
Collectivité adhérente au CNAS, prime semestrielle
CDD de 3 mois renouvelable
Collectivité adhérente au CNAS, prime semestrielle
Adresse de l'employeur
Mairie de LA CHAPELLE SAINT LUC
>Rue Maréchal LECLERC
10600 LA CHAPELLE SAINT LUC
>Rue Maréchal LECLERC
10600 LA CHAPELLE SAINT LUC
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.