Responsable administratif polyvalent (h/f)
Offre n° O010260302000389
Publiée le 02/03/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
www.mairie-saint germain.c
Lieu de travail
845 Route de Troyes, Saint-Germain (Aube (10))
Poste à pourvoir le
13/04/2026
Date limite de candidature
03/04/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
grille indiciaire selon grade + RIFSEEP
Descriptif de l'emploi
1. Accueil physique et téléphonique
2. Assurer les demandes d’état civil
3. Assurer le secrétariat
4. Assurer la gestion des cimetières communaux et des columbariums
5. Assurer le suivi des demandes de locations des salles communales
6. Assurer la saisie du recensement militaire
7. Tenir l’Agence Postale Communale en binôme
8. Assurer le suivi des demandes d’urbanisme en cas de surcroît d’activité ou d’absence de l’agent administratif en charge de l’urbanisme
2. Assurer les demandes d’état civil
3. Assurer le secrétariat
4. Assurer la gestion des cimetières communaux et des columbariums
5. Assurer le suivi des demandes de locations des salles communales
6. Assurer la saisie du recensement militaire
7. Tenir l’Agence Postale Communale en binôme
8. Assurer le suivi des demandes d’urbanisme en cas de surcroît d’activité ou d’absence de l’agent administratif en charge de l’urbanisme
Missions / conditions d'exercice
1. Accueil physique et téléphonique des administrés
renseigner et/ou réorienter les administrés
suivre quotidiennement le nombre d’appels et le nombre de visiteurs
2. Assurer les demandes d’état civil
suivi des naissances, parrainages civils, mariages, décès, reconnaissances anticipées, PACS
effectuer les transcriptions des décès
réaliser les copies des actes
affichage
3. Assurer le secrétariat
faire les divers courriers / invitations des élus et de l’administration
établir les courriers de réponses aux administrés
Gestion du courrier et des mails envoyés sur l’adresse email communale
Tenir à jour les tableaux des forces vives pour la gestion des invitations
4. Assurer la gestion des cimetières communaux et des columbariums
Actualiser les documents du cimetière (règlement…)
Suivre les demandes de concessions et assurer la gestion des cimetières
5. Assurer le suivi des demandes de locations des salles communales
Gérer les locations de salles communales et matériel (Hors Comédie)
Enregistrer les demandes de salles et de matériel (tables/chaises)
Gérer l’agenda des locations
Gestion administrative des locations des salles et matériel (salle du préau, salle de l’ancienne école de Lépine et hall sportif) : courrier de réponse, règlement, état des lieux des salles, gestion des clés
Assurer le suivi administratif des locations de la Comédie
Suivi de la régie des cautions
Gérer l’agenda des locations de salles
Planification des interventions avec les régisseurs prestataires (recenser les dates, les besoins, le type de régie, l’organisation)
suivi administratif (courrier, formulaires des besoins, conventions, analyse des besoins en matériel, facturation…)
planifier l’intervention de la société de nettoyage
Transmission de l’agenda d’occupation aux services Techniques pour installation de la salle.
Commande des interventions des S.S.I.A.P
6. Assurer la saisie du recensement militaire
saisie des informations sur le logiciel et remise de l’attestation de recensement.
envoie des dossiers de recensement tous les trimestres
7. Tenir l’Agence Postale Communale en binôme
faire les diverses opérations de vente
gestion du courrier /colis /encaissement et retrait d’argent
8. Assurer le suivi des demandes d’urbanisme en cas de surcroît d’activité ou d’absence de l’agent administratif en charge de l’urbanisme
Gérer le suivi des dossiers d’urbanisme
Gérer le flux des dossiers en instruction TCM
Établir les courriers de réponses, gestion de l’affichage
Utilisation du cadastre de la commune
renseigner et/ou réorienter les administrés
suivre quotidiennement le nombre d’appels et le nombre de visiteurs
2. Assurer les demandes d’état civil
suivi des naissances, parrainages civils, mariages, décès, reconnaissances anticipées, PACS
effectuer les transcriptions des décès
réaliser les copies des actes
affichage
3. Assurer le secrétariat
faire les divers courriers / invitations des élus et de l’administration
établir les courriers de réponses aux administrés
Gestion du courrier et des mails envoyés sur l’adresse email communale
Tenir à jour les tableaux des forces vives pour la gestion des invitations
4. Assurer la gestion des cimetières communaux et des columbariums
Actualiser les documents du cimetière (règlement…)
Suivre les demandes de concessions et assurer la gestion des cimetières
5. Assurer le suivi des demandes de locations des salles communales
Gérer les locations de salles communales et matériel (Hors Comédie)
Enregistrer les demandes de salles et de matériel (tables/chaises)
Gérer l’agenda des locations
Gestion administrative des locations des salles et matériel (salle du préau, salle de l’ancienne école de Lépine et hall sportif) : courrier de réponse, règlement, état des lieux des salles, gestion des clés
Assurer le suivi administratif des locations de la Comédie
Suivi de la régie des cautions
Gérer l’agenda des locations de salles
Planification des interventions avec les régisseurs prestataires (recenser les dates, les besoins, le type de régie, l’organisation)
suivi administratif (courrier, formulaires des besoins, conventions, analyse des besoins en matériel, facturation…)
planifier l’intervention de la société de nettoyage
Transmission de l’agenda d’occupation aux services Techniques pour installation de la salle.
Commande des interventions des S.S.I.A.P
6. Assurer la saisie du recensement militaire
saisie des informations sur le logiciel et remise de l’attestation de recensement.
envoie des dossiers de recensement tous les trimestres
7. Tenir l’Agence Postale Communale en binôme
faire les diverses opérations de vente
gestion du courrier /colis /encaissement et retrait d’argent
8. Assurer le suivi des demandes d’urbanisme en cas de surcroît d’activité ou d’absence de l’agent administratif en charge de l’urbanisme
Gérer le suivi des dossiers d’urbanisme
Gérer le flux des dossiers en instruction TCM
Établir les courriers de réponses, gestion de l’affichage
Utilisation du cadastre de la commune
Profils recherchés
- SAVOIRS :
-- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, et les procédures administratives pour gérer l'intégralité de l'état civil ;
- maîtriser les techniques rédactionnelles et de secrétariat
- connaître et respecter les procédures administratives, de contrôle des actes, de rédaction des mentions ;
- appliquer les méthodes et outils du management par projet et objectif ;
- SAVOIR FAIRE :
- répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service ;
- définir les besoins du service et les compétences associées ;
-être polyvalent
- SAVOIR ETRE :
- disposer d'une aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- avoir une réelle capacité d'adaptabilité ;
- disposer d'indéniables qualités de rigueur et de responsabilité ;
- être autonome.
-- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, et les procédures administratives pour gérer l'intégralité de l'état civil ;
- maîtriser les techniques rédactionnelles et de secrétariat
- connaître et respecter les procédures administratives, de contrôle des actes, de rédaction des mentions ;
- appliquer les méthodes et outils du management par projet et objectif ;
- SAVOIR FAIRE :
- répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service ;
- définir les besoins du service et les compétences associées ;
-être polyvalent
- SAVOIR ETRE :
- disposer d'une aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- avoir une réelle capacité d'adaptabilité ;
- disposer d'indéniables qualités de rigueur et de responsabilité ;
- être autonome.
Contact et modalités de candidature
Contact
0325756891
Informations complémentaires
Envoyer CV + lettre de motivation avec description de l'expérience dans le domaine recherché à l'attention de Monsieur le Maire au 845 route de Troyes, 10120 SAINT GERMAIN ou par mail à ressources.humaines@mairie-saintgermain.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.