Missions principales :
Assistance administrative et organisationnelle du responsable de pôle :
• Appui quotidien au responsable du pôle dans l’organisation et le suivi des activités du service.
• Préparation, mise en forme et suivi des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
• Organisation du classement et de l’archivage des dossiers du pôle.
• Suivi des échéances, des demandes internes et externes.

Gestion administrative des affaires générales
• Préparation et suivi des dossiers administratifs relevant des affaires générales.
• Suivi des actes administratifs, conventions, décisions, arrêtés et délibérations :
o Participation à la gestion des réunions de conseil municipal (de la rédaction des rapports à la réalisation du registre des délibérations).
o Transmission au contrôle de la légalité et publication des actes
• Participation à la préparation des dossiers soumis aux instances municipales.
• Contrôle de la conformité administrative des documents produits.
• Gestion et suivi des registres du Conseil municipal et d’arrêtés
Appui au domaine juridique
• Assistance dans la préparation des dossiers juridiques.
• Recherche et collecte d’informations nécessaires au traitement des dossiers.
• Suivi administratif des contentieux, précontentieux et demandes juridiques.
• Préparation des échanges avec les conseils juridiques et partenaires extérieurs.
• Suivi des procédures et des délais réglementaires.

Instruction et suivi des Autorisations D’occupation des Sols, et des autres demandes annexes :
• Instruction administrative et technique des dossiers d’occupation des sols, des certificats d’urbanisme et des demandes d’enseignes, préenseignes et publicité,
• Gestion et suivi administratif des décisions
• Contrôle de la régularité et de l’achèvement des constructions et aménagements (sous réserve d’assermentation ou en lien avec une personne assermentée),
• Contrôle des travaux sans autorisation – procédure de mise en demeure, rédaction de rapports et de PV (sous réserve d’assermentation ou en lien avec une personne assermentée),
• Suivi de la Taxe d’aménagement,
• Gestion et suivi des demandes diverses des notaires / géomètres…(attestation, certificat, avis…,
• Suivi des courriers et notifications liés aux procédures d’instruction.
• Participation à la mise à jour des outils de suivi des dossiers.
• Relations administratives avec les pétitionnaires, services instructeurs et partenaires concernés.
• Calcul et suivi de la Taxe Locale sur la Publicité Extérieure,
• Classement et archivage des dossiers.

Accueil et relation avec les usagers
• Accueil physique et téléphonique des administrés,
• Information de premier niveau sur les procédures administratives et les démarches à effectuer,
• Orientation des demandes vers les interlocuteurs compétents,
• Contribution à la qualité de l’accueil et de l’information délivrée au public.

Gestion du foncier
• Enregistrement et transmission des Déclaration d’Intention d’Aliéner,
• Gestion des différents dossiers en matière de foncier (de la décision à l’acte notarié pour toutes les procédures : acquisition, cession, incorporation / sortie domaine public …),
• Suivi et participation à la Commission Communale des Impôts Directs.

Gestion des dossiers d’insalubrité et de mise en sécurité (péril)
• Traitement des signalements d’insalubrité et de péril (visite sur site, rapport, …)
Mise en œuvre et suivi des procédures, pouvant aller jusqu’à la mise en place d’astreinte et / ou l’exécution des travaux d’office

Missions secondaires :
• Numérotation de voirie et mise à jour de la Base nationale de l’adressage
• Gestion et suivi des demandes de licences pour les débits de boissons
• Gestion des ouvertures des commerces le dimanche et autres dérogations,
• Gestion et suivi de l’occupation du domaine public – (emplacement food-truck – TAXIS…)
• Enregistrement des meublés de tourisme
• Participation à l’amélioration des procédures internes du pôle.
• Mise à jour des tableaux de suivi et outils de gestion.
• Contribution à la préparation de réunions, commissions ou instances.
• Participation à la rédaction de documents d’information à destination des élus ou des services.
• Appui ponctuel aux autres missions administratives du Pôle
• Participation au classement et à l’archivage réglementaire des documents.
• Veille administrative et réglementaire de premier niveau.

Caractéristiques particulières du poste :
 Respect strict des délais réglementaires et des procédures administratives
 Gestion de dossiers nécessitant rigueur et confidentialité
 Suivi simultané de plusieurs dossiers et échéances
 Relations régulières avec les administrés
 Nécessité d’adaptation aux priorités du responsable de pôle
 Gestion ponctuelle de situations sensibles ou conflictuelles avec les usagers
 Réunions ponctuelles possibles en fin de journée ou soirée

Conditions particulières du poste :
 Travail principalement en bureau
 Déplacements sur le territoire de la collectivité
 Travail sur écran : possibilité de fatigue visuelle
 Risques liés aux troubles musculosquelettiques liés à la posture statique
 Contacts possibles avec un public présentant des demandes complexes ou conflictuelles.