Assistant(e) de gestion administrative et juridique
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O011231001211138
Publiée le 20/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Carcassonne cedex 9
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
22/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
DG : PROXIMITÉ
Direction : SECRÉTARIAT GÉNÉRAL ET AFFAIRES JURIDIQUES ET DOCUMENTATION, IMPRIMERIE
Service : SG SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
Bureau/Secteur :
NBI : ATTRIBUÉE
Motif d'attribution de la NBI : Secrétariat exclusif obligations spéciales
CONDITIONS DE TRAVAIL ET CONTRAINTES
Horaires de travail : Temps complet avec une amplitude horaire variable selon les pics d'activité du service liés aux réunions municipales et aux activités du service
Lieu de travail et environnement : Travail en bureau
Direction : SECRÉTARIAT GÉNÉRAL ET AFFAIRES JURIDIQUES ET DOCUMENTATION, IMPRIMERIE
Service : SG SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
Bureau/Secteur :
NBI : ATTRIBUÉE
Motif d'attribution de la NBI : Secrétariat exclusif obligations spéciales
CONDITIONS DE TRAVAIL ET CONTRAINTES
Horaires de travail : Temps complet avec une amplitude horaire variable selon les pics d'activité du service liés aux réunions municipales et aux activités du service
Lieu de travail et environnement : Travail en bureau
Missions / conditions d'exercice
Activités
Gestion des Assemblées et Commissions
* Préparer et assurer le suivi des réunions municipales (convocation, ordre du jour, reprographie, compte-rendu, liste des délibérations) en relation avec le chef de service
* Suivre les projets de notes explicatives de synthèse (vérification des pièces des dossiers, remise en forme, intégration de correction) en relation avec le chef de service
* Conseiller et assister l'ensemble des services
* Mettre en forme les délibérations et effectuer les notifications
* Effectuer la télétransmission des actes en préfecture
* Assurer le suivi des décisions du Maire (vérification des pièces des dossiers, remise en forme, intégration de correction, télétransmission)
* Elaborer, Organiser et faire relier le registre des délibérations et des décisions du maire
* Classer et archiver les dossiers du service
* Saisir l'enregistrement des délibérations et des décisions du maire sur logiciel
* Gestion du logiciel Airsdelib
Gestion administrative du secrétariat général
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Rédiger les correspondances
* Effectuer le suivi des arrêtés de délégation de fonction et de signature
* Gérer les commissions de sécurité (communale et départementale) en relation avec le chef de service
* Suivre la commission communale des services publics locaux et des commissions extra-municipales
Activités complémentaires
* Commander les fournitures du service
* Garantir la continuité du suivi des dossiers instruits par le responsable du service, pendant son absence et notamment le suivi des sinistres couverts par les assurances de la Ville
* Participer à des missions administratives transversales de la direction (Services Courrier et Affaires Juridiques)
Champs relationnels du poste :
En interne : l'ensemble des directions et des services
En externe : administrés, autres collectivités et organismes publics ou privés, Préfecture
Gestion des Assemblées et Commissions
* Préparer et assurer le suivi des réunions municipales (convocation, ordre du jour, reprographie, compte-rendu, liste des délibérations) en relation avec le chef de service
* Suivre les projets de notes explicatives de synthèse (vérification des pièces des dossiers, remise en forme, intégration de correction) en relation avec le chef de service
* Conseiller et assister l'ensemble des services
* Mettre en forme les délibérations et effectuer les notifications
* Effectuer la télétransmission des actes en préfecture
* Assurer le suivi des décisions du Maire (vérification des pièces des dossiers, remise en forme, intégration de correction, télétransmission)
* Elaborer, Organiser et faire relier le registre des délibérations et des décisions du maire
* Classer et archiver les dossiers du service
* Saisir l'enregistrement des délibérations et des décisions du maire sur logiciel
* Gestion du logiciel Airsdelib
Gestion administrative du secrétariat général
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Rédiger les correspondances
* Effectuer le suivi des arrêtés de délégation de fonction et de signature
* Gérer les commissions de sécurité (communale et départementale) en relation avec le chef de service
* Suivre la commission communale des services publics locaux et des commissions extra-municipales
Activités complémentaires
* Commander les fournitures du service
* Garantir la continuité du suivi des dossiers instruits par le responsable du service, pendant son absence et notamment le suivi des sinistres couverts par les assurances de la Ville
* Participer à des missions administratives transversales de la direction (Services Courrier et Affaires Juridiques)
Champs relationnels du poste :
En interne : l'ensemble des directions et des services
En externe : administrés, autres collectivités et organismes publics ou privés, Préfecture
Profils recherchés
Savoir-faire :
* Connaissance du fonctionnement réglementaire des réunions municipales
* Maîtrise des outils bureautiques et de dématérialisation
* Qualités rédactionnelles et orales confirmées
* Capacité à entreprendre des recherches d'information, de documentation
* Connaissance de notions de droit et de réglementation * Connaissance de l'organisation de la collectivité
* Connaissance du logiciel de demandes de travaux
* Connaissance des règlementations portant sur les Établissements recevant du public et les règles internes de l'achat public
* Connaissance des règles internes de l'achat public
* Connaissance des contrats d'assurances de la Ville
* Capacité à développer des tableaux de bord
* Savoir relayer les informations
Savoir être :
* Discrétion et respect de la confidentialité
* Autonomie et esprit d'initiative
* Discernement et curiosité intellectuelle
* Rigueur et respect des délais
* Sens de l'organisation
* Qualité relationnelle et d'écoute
* Sens de l'adaptation
* Capacité à travailler en équipe
* Sens du service public
* Connaissance du fonctionnement réglementaire des réunions municipales
* Maîtrise des outils bureautiques et de dématérialisation
* Qualités rédactionnelles et orales confirmées
* Capacité à entreprendre des recherches d'information, de documentation
* Connaissance de notions de droit et de réglementation * Connaissance de l'organisation de la collectivité
* Connaissance du logiciel de demandes de travaux
* Connaissance des règlementations portant sur les Établissements recevant du public et les règles internes de l'achat public
* Connaissance des règles internes de l'achat public
* Connaissance des contrats d'assurances de la Ville
* Capacité à développer des tableaux de bord
* Savoir relayer les informations
Savoir être :
* Discrétion et respect de la confidentialité
* Autonomie et esprit d'initiative
* Discernement et curiosité intellectuelle
* Rigueur et respect des délais
* Sens de l'organisation
* Qualité relationnelle et d'écoute
* Sens de l'adaptation
* Capacité à travailler en équipe
* Sens du service public
Contact
Contact
0468777147
Informations complémentaires
Envoi des candidatures (CV et Lettre de Motivation) à recrutement@mairie-carcassonne .fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.